Het digitale kantoor of de digitale fabriek. Een veel gehoorde term, maar hoe krijg je dit voor elkaar? Een belangrijk onderdeel hiervan is de planning. Hierbij een simpele gids voor MKB-bedrijven om digitaal te plannen.
Als een MKB bedrijf papierloos wil plannen, betekent dat:
- Besparing van zoektijd - Online is alles snel te zoeken
- Vermindering van werkdruk - Meer overzicht zorgt voor rust
- Altijd up-to-date - Iets wat uitgeprint is, is de laatste waarheid
- Goed voor het milieu - Hoe minder papier, hoe beter
De grootste papierverspillers op het gebied van planning zijn:
- Uitgeprinte spreadsheets
- Uitgeprinte werkbonnen en bonnen
- Uitgeprinte tekeningen of werkinstructies
- Uitgeprinte facturen
- Post-its
Een kort stappenplan om papierloos te plannen
1. Integreer je bestaande software met online planning
Om papierloos te plannen moet je digitaal gaan. Je hebt dus online planningssoftware nodig. Let goed op bij de keuze van deze software. Het gaat niet alleen om het plannen, maar het is een pré dat de software ook kan voorzien in de uitvoer van de planning.
2. Integreer je bestaande software met online planning
Niets is vervelender om handmatig je planning in te voeren. Het werk en de uit te voeren taken kunnen vanuit bestaande software geïntegreerd worden in je online planning. Zodoende bespaar je enorm veel tijd.
3. Deel je planning met je medewerkers via meerdere devices
De geplande opdrachten en taken moeten digitaal bij je medewerkers terechtkomen. Altijd en overal moet de planning inzichtelijk zijn. Toon je planning bijvoorbeeld op touchscreens of grote monitoren. Laat je medewerkers beschikking hebben over de juiste materialen. De taken binnen de planning moeten middels verschillende devices te benaderen zijn. Van laptop, tablet tot mobiel. Het uitprinten van sheets, agenda's en opdrachtbonnen is verleden tijd!
4. Zorg dat alle informatie op één plek beschikbaar is
Om papier volledig te elimineren moet je ervoor zorgen dat alle informatie op één plek beschikbaar is. Alleen op deze manier kan een taak of opdracht papierloos uitgevoerd worden. Werktekeningen, mails, werkinstructies en overige bestanden moeten digitaal en snel te benaderen zijn. De planningssoftware moet hierin uiteraard ondersteunen.
5. Laat je medewerkers online het werk bijhouden
Wat er ook nodig is om werk gedaan te krijgen. Laat je medewerkers of klanten het werk digitaal afronden. Van digitale handtekening, tijdschrijven tot het afvinken van een taak. Naast dat het een hoop papier scheelt, gaat dit ook sneller en wordt informatie automatisch gelogd. Zo weet je precies wie wat gedaan heeft.
Visualiseer een planning zoals jij het wilt
Of je nu je productie, service, marketing of sales wilt plannen, vPlan biedt voor al je processen de oplossing in één pakket. Met diverse weergave bekijk je de planning zoals jij het wilt.
Weet je precies wat er gedaan moet worden
Een taak kan alles zijn: een werkorder, een projecttaak of een supportticket. Binnen vPlan kun je alle benodigde informatie kwijt in een taak, bijlages, tijdsregistraties, opmerkingen of zelf aan te maken velden.
Integreer je bestaande software
vPlan is een online planningstool. Het is makkelijk te integreren met software welke al binnen bedrijven gebruikt wordt. Zo krijg je je orders, projecten en medewerkers automatisch in vPlan.
Plan je team optimaal in
Geplande taken kunnen simpel gekoppeld worden aan verantwoordelijke medewerkers, of zelfs machines, als zij het werk moeten doen.
Je planning in je broekzak
Deel de planning snel met je medewerkers via onze vPlan-app. Zo weet iedereen wat er moet gebeuren, waar ze ook zijn. En heeft iedereen alle belangrijke opdrachtinformatie bij de hand en kan er eenvoudig met elkaar gecommuniceerd worden.
👉Leer hier hoe Moton Group zorgt voor een papierloze planning en uitvoer