Groei en bloei 

De marketingafdeling van vPlan besloot zelf ook de bloemetjes buiten te zetten en plande een trip naar Odijk, waar Sempergreen is gevestigd. Het pand is werkelijk prachtig: zowel vanbuiten als vanbinnen volledig bekleed met groen. Hoe kan het ook anders? We worden rondgeleid door Michael Filmer (Manager Operations) en Wijnan van Ingen (Onderhoud).  

Zij vertellen ons hoe Sempergreen de laatste jaren hard is gegroeid: “Het begon ooit met Sedum, als dak- en bodembedekking. Een paar jaar later kwam daar Sempergreen Vertical Systems bij, dus groene gevels en wanden. Aanvankelijk was dat pionieren en was het een ‘bijproduct’ voor Sempergreen, maar inmiddels is dat een enorm succes. De aanvragen zijn werkelijk geëxplodeerd. Groene steden worden steeds belangrijker. Dat hebben we wel gemerkt qua aanvragen. In zoverre zelfs, dat Sempergreen Vertical Systems een aparte tak van sport is geworden. Waarvoor wij dus verantwoordelijk zijn”, vertelt Michael. “Hier vanuit Odijk bedienen we heel Europa, maar met onze verschillende vestigingen van de Sempergreen Group kunnen we wereldwijd leveren. Je raadt het al: dit vraagt om een heldere planning en duidelijke communicatie.”  

Eindeloos scrollen in Excel 

Hij gaat verder: “We installeren binnen- en buitenwanden en doen hier ook het onderhoud van. We plegen twee tot vier keer per jaar onderhoud: in het voorjaar en najaar. Daarnaast komen we een paar keer per jaar kijken hoe het gaat met de plantenwanden en het plant care systeem in de technische ruimte. In Excel hadden we meerdere werkbladen die we bij moesten houden, allemaal verschillende lijstjes, een losse klussenlijst... De eerste keer dat ik die Excel-lijst zag, dacht ik: hier komt geen einde aan. Ik scrolde en scrolde en scrolde. Alle beschikbare informatie werd er maar gewoon bij gezet. Je moest eindeloos zoeken. Het was niet overzichtelijk, en bij een wijziging moesten we weer opnieuw met iedereen communiceren.” 

Op zoek naar de planning tool 

Het was al snel duidelijk: er moest iets anders komen. Michael: “We wilden van Excel af. Vanuit mijn vorige baan had ik enige ervaring met andere programma’s, waaronder met vPlan. Ik ben gewoon eens gaan stoeien. Daarbij stak vPlan er al snel bovenuit. Het gebruiksgemak is een dikke plus. En het feit dat vPlan Nederlands is, vind ik gewoon superfijn. Ik heb ook Engelse programma’s getest, maar dan loop je toch tegen de technische termen aan. Daarnaast was het eerste contact met vPlan direct heel prettig. Er is veel interesse vanuit het bedrijf zelf. Als ik het niet snap, vind ik het fijn als er iemand even meekijkt. Het was ook geen probleem om de proefperiode te verlengen. Er zat totaal geen druk achter. En de koppeling met AFAS is natuurlijk erg belangrijk. Samen met Romy hebben we het handwerk eruit gesloopt en alles zo ingericht dat we direct konden overstappen naar vPlan. Gewoon super.”  

Het plan(t)proces van Sempergreen  

Het planproces begint natuurlijk bij de klant en sales. Hoe het gehele traject eruitziet, legt Wijnan ons uit: “Het begint met een klant die een pand heeft, vaak bedrijven, die groen wil toepassen. De accountmanager neemt contact op met de (potentiële) klant, of hij/zij gaat langs voor een gesprek. Samen worden de mogelijkheden bekeken. Zijn die mogelijkheden er? Dan komt AFAS in het spel. Er worden klantgegevens geregistreerd en een forecast gemaakt. Op het moment dat de beslissing is gevallen en de wereld krijgt meer groen erbij, wordt het een project. Dat is de trigger voor vPlan, er belandt dan een kaartje in de backlog.” 

Koppeling AFAS en vPlan 

Hij gaat verder: “Tijdens dit proces wordt een dossier gemaakt in AFAS, met alle afspraken en benodigde informatie, die vPlan automatisch overneemt. We kijken in vPlan welke projectleiders beschikbaar zijn. Sales voegt de projectleider en de geschatte uren toe aan het project in AFAS. Vervolgens hebben wij in de backlog van vPlan het hele tijdschema.” 

Projecten opstarten 

“Dan gaat de projectleider aan de slag. Hij of zij leest zich in, kijkt wat er moet gebeuren en plant alle werkzaamheden voor het project in vPlan. Het tekenwerk wordt toegewezen aan externe tekenaars. Zo is het voor iedereen duidelijk welke tekenaar op welk project zit. Op basis van de tekening wordt de groene wand ingetekend met alle voorzieningen. Denk aan leidingwerk, stroomvoorziening. Bij akkoord van de klant wordt er besteld en de uitvoer gepland”, concludeert Wijnan.  

“Installatie inplannen met vPlan veel eenvoudiger” 

Wijnan: “Bij het plannen van de montage zorgen wij ervoor dat alle voorzieningen er zijn. Dus uiteraard de planten zelf, maar ook irrigatiesystemen met geavanceerde sensoren en eventuele speciale plantverlichting. En het materiaal en materieel dat we nodig hebben bij installatie, bijvoorbeeld een hoogwerker. Het lastige is dat de planning op een bouw vaak wordt uitgesteld. Sommige projecten hebben een uitloop van wel twee jaar. Met vPlan kan de projectleider ter plekke kijken wanneer hij weer ruimte heeft. Ze kunnen sneller communiceren en een nieuwe afspraak plannen, dat is echt een grote vooruitgang.” 

Direct overzicht & hogere leverbetrouwbaarheid  

Michael vult aan: “Het mooie hieraan vind ik dat we direct overzicht hebben in vPlan in welke week we nog ruimte hebben. We gebruiken de kalender en de tijdlijn. Als een klant aangeeft dat hij de levering graag in week 45 wil plannen, zien we in één oogopslag of dat mogelijk is. Voorheen moesten we echt puzzelen en veel heen en weer appen met de planning en het installatieteam of het mogelijk was. Nu openen we de tijdlijn en zien we gelijk dat er plek is. Ook de sales kan dit inzien. Daarmee kun je veel betere verwachtingen scheppen.”  

Flexibel plannen en schuiven 

Hoe zit het na de oplevering van een project? Wijnan vertelt: “Na de uitvoer gaan we over op onderhoud. Hiervoor gebruiken we een apart planbord. Indoor onderhoud is namelijk heel anders dan outdoor onderhoud. En bij outdoor ben je weer erg afhankelijk van het weer. Indoor onderhoud is ongeveer vier keer per jaar, best stabiel, omdat er geen weersomstandigheden zijn. Outdoor onderhoud is anders: je moet meer snoeien en soms heb je een steiger nodig. De tijdsverdeling is anders. We overleggen eerst met de klant en vervolgens schuiven we in de planning. Wat nu heel fijn is, is dat we dankzij vPlan niet meer met het hele onderhoudsteam hoeven te overleggen. Iedereen ziet wat er moet gebeuren in de app en is direct op de hoogte bij wijzigingen. Heel prettig”, vertelt Wijnan.  

Wat vinden de monteurs van vPlan? 

Michael lacht. “We hebben gestuurd naar een harde overstap, maar met een zachte landing. We lieten de monteurs jullie instructiefilmpjes zien. Tijdens de kwartaalsessie hebben we vPlan uitgelegd, zodat iedereen daarna ermee kon "spelen" en oefenen en er bekend mee was. Vervolgens vroegen we de monteurs: wat willen jullie zien? Tekeningen, reistijd? vPlan is hier een aantal keer geweest om alles goed in te stellen, die ondersteuning was erg fijn. En toen kwam het moment: Excel ging de deur uit. Dus we moesten wel. En de monteurs vinden die app nu toch wel verrekte handig. Ze kijken nu met elkaars planning mee en komen steeds vaker zelf met ideeën. Ze vragen dan bijvoorbeeld: “Is het niet handiger als ik morgen naar die klant ga, want daarna moet ik daarheen.” Het is erg leuk om te zien hoe ze ermee omgaan. Het heeft nog positiever uitgewerkt dan verwacht”, sluit Michael af. 

Conclusie: de groene voordelen voor Sempergreen 

Michael en Wijnan zijn unaniem: “Tijdwinst! Dat is echt de grootste winst. We werkten met veel losse lijstjes, klusjes en werkbladen in Excel. Nu hebben we alles op één plek in vPlan. De communicatie met de monteurs is sterk verbeterd. We hoeven ook niet meer zo vaak te overleggen, nog maar eens per week. Echt een verbetering in efficiëntie. We hebben een totaaloverzicht van ons proces. We zien in één oogopslag waar we staan, of we iets vergeten, of we voorlopen of achterlopen. Ideaal. Voorheen moesten we vaak op zoek naar de tekeningen. Hebben we wel de laatste versie? Vaak was dat niet zo en dan ontstond er nog wel eens discussie met de klant. De projectleider zet nu gewoon de laatste versie in vPlan, zo kan niemand de verkeerde pakken. Daarnaast zijn onze faalkosten sterk gereduceerd. Veel handmatige acties zijn weg. We zijn minder mensafhankelijk en maken enorme stappen in kwaliteit en proces. De ondersteuning vanuit vPlan is top. Ook de nazorg is fijn, vooruitdenkend en heel laagdrempelig. Fijn, zo’n platte organisatie!”, sluiten de heren af.  

Bedankt voor jullie tijd en het gezellige gesprek in jullie mooie pand, Michael en Wijnan!