Het verhaal van DDJ, waar cijfers samenkomen met ambitie en innovatie 

We spreken met Rob Detert Oude Weme, hij werkt als accountant bij DDJ en is onder andere verantwoordelijk voor de planning. Accountant zijn betekent voor Rob een grote variëteit aan werkzaamheden: van het reviewen van jaarrekeningen tot relatiebeheer met klanten en het stukje plannen. Rob werkt inmiddels ruim zestien jaar bij DDJ en heeft ook de groei van het bedrijf meegemaakt. In de beginjaren waren ze met een team van acht tot tien medewerkers, inmiddels zijn ze doorgegroeid naar maar liefst dertig collega’s. 

“Naast een groei in personeel, een fusie met een ander accountantsbureau en een verhuizing is DDJ door de jaren heen ook bezig met een digitaliseringsslag. Nu ook op het gebied van planning.” 

Excel chaos en veel handmatig werk  

Planning is een breed begrip, wat houdt planning in voor DDJ, accountants- en advieskantoor? Rob vertelt: “Als accountants- en advieskantoor start je aan het einde van het jaar met de nieuwe planning voor het volgende jaar. We checken welke klanten erbij zijn gekomen voor het volgende jaar en welke klanten weg zijn gegaan. Deze informatie houden we bij in ons ERP-systeem AFAS.  Vervolgens moesten we deze informatie handmatig bijwerken in onze Excel-planning. Een hoop handmatig werk zo aan het einde van het jaar.” 

Hij vervolgt: “Zodra we deze informatie verzameld hadden, konden we beginnen met het inplannen van het nieuwe jaar. Denk hierbij aan jaarrekeningen en fiscaal werk. Gedurende het jaar komen er veel adviesgesprekken bij en wordt er veel geschoven in de planning. Dit is erg bewerkelijk in Excel. Daarnaast wil je niet dat iedereen in de planning kan om per ongeluk de verkeerde werkzaamheden te verschuiven. Iets wat andere Excel-gebruikers vast herkennen: verschillende versies van de planning en filters die nog aan of uit staan. Behoorlijk foutgevoelig, wat voor heel wat irritatie zorgt.” 

“Bovenstaande problemen hebben we opgelost door het document te beveiligen, maar dit betekende ook dat ik alleen samen met een collega de Excel-planning kon bewerken. We waren wekelijks veel tijd kwijt aan het bijhouden van de voortgang, statussen checken en het aanpassen van de planning.” 

DDJ maakt gebruik van AFAS. In AFAS staan hun klantgegevens en de hieraan gekoppelde werksoorten. Aan elke klant is een accountant gekoppeld. De accountant vult de uren in per werksoort. Op basis van deze gegevens kan DDJ de planning voor het jaar opstellen.  

Planningsswitch van Excel naar vPlan  

“Enkele jaren geleden kwam ik in contact met vPlan. De focus van vPlan lag destijds voornamelijk op de productiemarkt, hierdoor kon vPlan nog niet de oplossing bieden voor ons planningsprobleem.” vertelt Rob. 

Gelukkig voor DDJ werd er achter de schermen volop ontwikkeld bij vPlan. Inmiddels zijn er handige functionaliteiten toegevoegd aan vPlan, waaronder de Kanban-weergave, terugkerende afspraken en subtaken.  

“Voor ons was een integratie met AFAS van groot belang. Dit kunnen wij realiseren met vPlan en zo zijn we overstapt van het plannen in Excel naar vPlan.” - Rob Detert Oude Weme

Hoe gebruikt DDJ vPlan in combinatie met AFAS? 

Voor DDJ is AFAS een belangrijke informatiebron voor hun planning. Een koppeling tussen AFAS en vPlan is dan ook essentieel, vertelt Rob. “De input voor onze planning in vPlan komt vanuit AFAS. De klantverantwoordelijke geeft in AFAS aan wat de uren zijn voor het standaard jaarwerk. De uren die worden ingevoegd zijn de verwachte uren, deze zijn vaak gekoppeld aan het budget van de opdracht. Zodra dit in AFAS is ingevoerd komt er een kaartje in de backlog van vPlan te staan met de informatie van AFAS. De opdracht plannen wij vervolgens in.”  

Rob vertelt verder: “Vorig jaar zijn we begonnen met het opstellen van onze nieuwe jaarplanning in vPlan. Initieel was het veel werk om alle opdrachten voor een heel jaar in te plannen. Voor het komende jaar hebben we hier een uitstekende oplossing voor. Met een koppeling van Improvit wordt het standaard jaarwerk uit AFAS rechtstreeks in vPlan gezet.”   

Een kijkje in de werkwijze van DDJ 

Hoe helpt vPlan DDJ bij het inzichtelijk maken van hun planning? En op welke manier wordt er gepland? Hier vertelt Rob meer over: “Zodra de opdrachten vanuit de backlog ingepland zijn en gekoppeld aan een accountant, hebben alle collega’’s inzicht in de planning. Ze kunnen zelf aangeven wat de status is van een opdracht, zoals ‘in progress’ of ‘afgerond”. Wanneer het afgerond is verdwijnt de opdracht ook uit de takenlijst”, vertelt Rob.  

“De status van een opdracht kan ook op ‘herplannen’ staan. In de Kanban- weergave zien wij overzichtelijk welke opdrachten opnieuw gepland moeten worden. De klantverantwoordelijke zet zelf een opmerking in het kaartje naar welke week de opdracht verplaatst kan worden.”  

“Wanneer ik een opdracht opnieuw inplan, filter ik op de juiste klantverantwoordelijke om snel een duidelijk overzicht te krijgen van de beschikbare capaciteit. Daarnaast plannen wij niet per dag maar per week. Hierbij kijken wij dus bij het inplannen ook naar de weeknummers.”  

“Wekelijks verplaatsen mijn collega en ik de opdrachten die opnieuw ingepland moeten worden. Aan het einde van de week updaten alle collega’s de statussen, zowel via de app op de mobiel als op de desktop. Sommigen vinden het handiger om te werken via de laptop en andere collega’s vinden het erg handig dat ze ook ‘s avonds of in het weekend nog even snel kunnen bijwerken via de app.” 

Tijdsbesparing en digitalisering voor accountants met vPlan 

Dit jaar heeft DDJ vPlan gebruikt voor haar planning. Wat dit hen oplevert en hoe dit is verlopen? Rob vertelt hoe dit proces verliep. “Om een realistisch beeld te geven, hadden we initieel nog niet direct een tijdsbesparing door te plannen in vPlan. Alles overzetten naar een nieuwe planning vergt gewoon wat werk en tijd. Dit betekent niet dat het ons nu en in de toekomst geen voordelen oplevert. Integendeel. Door de integratie met AFAS besparen we een hoop handmatig werk. Alle opdrachten die we eerder handmatig in Excel typten zijn verleden tijd. De tijd die we nu besparen door vPlan, kunnen we gebruiken om toegevoegde waarde te leveren aan onze cliënten. 

Daarnaast is ons wekelijkse planningsoverleg korter geworden door realtime inzicht in de status van opdrachten. De communicatie over opdrachten verloopt soepel en eenvoudig via vPlan. Ook blijft vPlan zich verder ontwikkelen, waardoor wij onze werkwijze ook weer kunnen optimaliseren. Dat voordeel heb je niet met Excel. Laat staan het persoonlijke contact of de support.  

Verder is het voor ons belangrijk om te digitaliseren en door de overstap van Excel naar vPlan zijn we weer een stap verder in onze digitaliseringslag. Ik zou vPlan aanraden aan andere accountancykantoren. Het is digitaler, moderner en gebruiksvriendelijker”, besluit Rob.  

Rob, bedankt voor je tijd!