Op zoek naar een oplossing
We spreken met directeur Roy Pollmann en projectleider Erna Selimovic. Roy vertelt wanneer CBT nu eigenlijk precies de drang voelde om een planningssysteem aan te schaffen. Dat ging natuurlijk niet van de ene dag op de andere. Hij vertelt: “In de afgelopen jaren merkten we dat er behoefte was aan maatwerkoplossingen. Ook de vraag naar werkplekleren groeide. Bovendien wilden wij zelf ook niet meer ‘slechts’ een opleider zijn – we willen mensen laten groeien, we willen verandering. Dus zijn we er naartoe gaan werken om het werkplekleren (zie 'extra informatie') en de maatwerk ontwikkeling een plek te geven in onze dienstverlening.”
“We hebben nu fantastische projecten, maar ook hele grote en complexe projecten. Het werd al snel duidelijk dat deze manier van opleiden een hele andere planning vereist. Ga maar na, waar je eerder een trainer op locatie inplande met de juiste leermiddelen en deelnemers, dienen er nu veel meer stappen gepland te worden. Voor het ontwikkelen van een opleiding op maat dienen er al veel mensen en middelen ingezet te worden. Het gaat niet meer om enkele uren – het gaat om honderden uren. Hoe krijg je inzicht in de bezetting van een afdeling? Hoe ga je om met externe partijen zoals filmers, animators, onderwijskundigen? Je begrijpt: we hadden wel enkele eisen aan het plansysteem”, vertelt Roy.
Koppeling met AFAS
“Zeker”, gaat Erna verder, “Zo was de koppeling met AFAS een essentieel punt. Het financiële aspect gebeurt in AFAS, het plangedeelte in vPlan. De communicatie tussen de programma’s is belangrijk voor ons inzicht. Als er bij de salesafdeling een aanvraag binnenkomt, moeten we direct kunnen zien of er ruimte voor is om dit project op te pakken. Hebben we de juiste mensen beschikbaar? Wat is hun capaciteit? Dit soort vragen zijn nu een stuk inzichtelijker geworden.”
Plannen met vPlan
Wanneer het duidelijk is of er een nieuwe klant aangenomen kan worden, wordt er een project aangemaakt in AFAS. De ureninschatting wordt hierin vastgelegd, plus alle klantinformatie. Dit wordt vervolgens ingepland in vPlan. “De betreffende klant kan indien gewenst toegang krijgen tot de planning. Zo heeft iedereen een real time versie van de planning”, vertelt Erna.
CBT wil flexibel plansysteem
De doelgroep van CBT bevindt zich veelal in de industrie. Dat vraagt net zoals in alle branches om een flexibele planning. Roy legt uit: “Het komt vaak voor dat de planning wijzigt. Onze eis voor een planningssysteem was dus flexibiliteit – eenvoudig aanpassingen kunnen maken, waar iedereen direct van op de hoogte is. Het planningssysteem moet kunnen meedenken. We willen altijd inzicht in onze bezetting hebben.”
Erna vult aan: “Voorheen planden we al onze projecten, de ontwikkeling en het ontwerp in Excel. Veranderde er iets, dan moest je het gehele document omgooien. Dit kostte enorm veel tijd en was bovendien behoorlijk foutgevoelig. Vooruitplannen was helemaal niet mogelijk, we konden ook niet zien hoeveel ontwikkeluren we nog hadden in de toekomst. We hadden totaal geen overzicht, op een gegeven moment hoorde ik steeds vaker van mijn collega’s dat het echt niet meer ging. Toen ben ik dus op zoek gegaan naar een planningssysteem.”
“Werken met Nederlands bedrijf erg prettig”
In eerste instantie kwam CBT bij een Amerikaanse planningstool uit. Erna ondervond echter al snel dat het lastig was om haar wensen kenbaar te maken. Zo vormde de taalbarrière een obstakel. “Tijdens een overleg kwam Roy toen met vPlan op de proppen. We planden een kennismaking in met accountmanager Anne en ontdekten al snel dat er veel mogelijkheden lagen voor ons bij vPlan. Vooral het plannen vanuit de backlog en het overzicht sprak me zeer aan. Bovendien kon ik gewoon Nederlands spreken en is vPlan gewoon gevestigd in Nederland – dat werkt wel zo fijn.”
Begeleiding vanuit vPlan
Erna gaat verder: “We hebben nog wat verdiepende gesprekken gehad en zijn toen eigenlijk heel snel tot een overeenkomst gekomen. Daar kwam jullie consultant Patrick in beeld. Hij heeft samen met ons het proces doorlopen en heeft ons twee dagen begeleid met een gebruikerstraining. Hij heeft ook de samenwerking met Improvit begeleid (de integratiepartner voor de koppeling met AFAS). Later in het proces hebben we nog eens een afspraak gehad om samen te kijken naar onze wensen met betrekking tot het terugschrijven van de uren naar AFAS. Voorheen moesten we deze ook in Excel zetten, dus dit was wel een belangrijk punt voor ons. Het is een bezigheid die niemand leuk vindt, dus dit moest zo eenvoudig mogelijk worden. Na de koppeling met Improvit en de training zijn we zelf aan de slag gegaan op advies van Patrick. Hij raadde aan om zelf te spelen met het programma zonder live te gaan. Dat hebben we gedaan en uiteindelijk zijn we in mei live gegaan.”
Grootste voordelen van vPlan voor CBT
Voor Erna als projectleider is het grootste voordeel het inzicht en overzicht. Ze vertelt: “Vanuit de backlog kunnen we zien dat er 1600 uur weggepland moet worden. Zo kunnen we eigenlijk heel snel zien of we achterover kunnen leunen of dat we een probleem hebben. Dat was voorheen niet. Dit is ook erg prettig voor de onderwijskundigen, teamleiders en leidinggevenden. Iedereen heeft overzicht van wie waar aan het werk is en we kunnen goed vooruitplannen. Dat is echt het grootste voordeel.”
Roy vult aan: “Een afdeling die hard groeit is fantastisch, maar je wilt wel weten hoe het met de werkdruk zit. Het gaat niet meer langer op gevoel, maar we hebben inzichtelijk wat er op je afkomt. Erna kan in één oogopslag zien welke capaciteit ze nodig heeft en of ze die überhaupt heeft. Wanneer kan een volgend project beginnen? Dankzij het vooruitkijken in de planning kunnen we betere keuzes maken in een groeiende organisatie. Het is een stuk inzichtelijker en dat is natuurlijk superfijn.”
Alle voordelen voor CBT in het kort:
- Hoeven geen Excel meer bij te houden bij wijzigingen, wat foutgevoelig is;
- Prettiger samenwerken en communiceren met de klant;
- Uitdraai in vPlan bevat duidelijk elke stap, elke deadline, expert;
- Realistischer beeld van de planning op de lange termijn;
- Haalbaarheid van projecten vergroot;
- Ureninschatting kan nu veel preciezer;
- Achteraf inzien of een project rendabel was nu ook mogelijk;
Ook ontdekken wat vPlan kan betekenen voor je planning? Ga met ons in gesprek!