De wens: een overzichtelijke strokenplanning

Bernard vertelt ons over hoe hij bij vPlan is gekomen. "Ik was op zoek naar een strokenplanning, want zo ken ik het uit de bouw. We werken met werkbonnen en materialenlijsten die de monteurs mee moeten nemen. De werkbonnen printten we uit en gaven we mee aan de buitendienstmedewerkers. Eerder planden we deze in Excel, maar dit kost onnodig veel tijd en het kon niet worden gekoppeld met ons softwarepakket. Later gebruikten we WhatsApp: we stuurden foto's van de werkbonnen en materialenlijsten en later stuurden we ze als PDF", vertelt Bernard.

Waarom was vPlan een match voor Multi Protect?

Op de vraag waarom Bernard voor vPlan koos antwoordt hij: "Eigenlijk heel vanzelfsprekend: de strokenplanning in vPlan (tijdlijn). Maar ook de app. Ik kan documenten erin zetten en de monteurs kunnen er direct bij. Op deze manier hebben ze alle documenten bij zich die nodig zijn voor de klus."

Hij gaat verder: "Daarnaast wilde ik graag inzicht in onze capaciteit. Dat was dus eigenlijk de doorslaggevende keuze voor mij. Wat ik wil zien is: er komt een opdracht binnen, wanneer kunnen we die uitvoeren? vPlan laat duidelijk de beschikbare capaciteit zien. Hierdoor kan ik exact zien hoeveel uren er nog kunnen worden gepland."

En hoe zit het met het inplannen rondom verlof? Bernard vertelt: "Dat gaat heel simpel. Iedereen kan bij mij zijn verlof indienen, ik zet het vervolgens in vPlan. vPlan houdt in de capaciteit automatisch rekening met vrije dagen en/of uren. Het verlof wordt overzichtelijk weergegeven in zowel de tijdlijn als de kalenderweergave. Ook in de app heb ik gemakkelijk en snel het overzicht. Ik kan in één oogopslag zien wie wanneer inzetbaar is. Ik vind het een uitkomst", besluit hij.

Koppeling met Gilde Software

Een ander belangrijk punt voor Bernard was dat de software te koppelen was met hun projectsoftware: Gilde Software. En wat een geluk: dat bleek geen probleem. Wanneer Bernard een project aanmaakt in Gilde, vraagt het programma hem in welk planbord hij de opdracht wil plannen. “Als een project een opdracht wordt, verschijnt deze opdracht automatisch als een kaartje in de backlog van vPlan, inclusief de projectgegevens. Ik hoef het kaartje alleen nog maar in te plannen", vertelt hij.

"Op het kaartje staan al de klantgegevens en de activiteiten. De verschillende werkdocumenten worden als PDF toegevoegd aan het kaartje. De monteurs krijgen een melding dat ze zijn ingepland voor een opdracht. Ze kunnen gelijk inzien wat ze moeten doen, hoeveel tijd hiervoor is gecalculeerd en wat ze hiervoor nodig hebben.”

Tips en tops

"Wat ik echt top vind is dat ik altijd bij de planning kan, ook als ik onderweg ben. De informatie is heel actueel. Bovendien kunnen de monteurs vandaag zien waar ze volgende week naartoe moeten. Hierdoor beginnen ze beter voorbereid aan de volgende klus. Ook onze communicatie is dus een stuk efficiënter geworden", vertelt Bernard.

"Onze monteurs gebruiken momenteel de app nog niet om informatie terug te sturen, zoals urenregistratie. Aangezien we vPlan stap voor stap willen implementeren wordt dit de volgende stap. Mooi om zo continu optimalisaties door te voeren voor meer efficiency!", besluit Bernard.

Bernard, bedankt voor het gezellige bezoekje en je verhaal!