Misschien sta je wel op het punt om efficiënter te gaan werken of heb je behoefte aan overzicht in je planning. Met onze gratis trial kun jij ontdekken of vPlan de juiste tool voor jullie is. Ook bieden wij een gratis demo aan waarin we je laten zien hoe eenvoudig je met vPlan kan werken. Eenmaal besloten om aan de slag te gaan met vPlan? Dan gaan we samen met jullie het implementatietraject in. Maar hoe gaat de implementatie precies?

Tips voor een succesvolle vPlan implementatie:

• Maak gebruik van je gratis demo account;
• Definieer en optimaliseer je bedrijfsprocessen;
• Deel jouw pijnpunten van je huidige planning;
• Bepaal van tevoren wanneer je wil en kan gaan starten met vPlan;
• Betrek jouw medewerkers bij het implementatietraject en zorg dat de juiste personen betrokken zijn bij de inrichting;
• Deel de beoogde doelstellingen die je wil behalen met het gebruik van vPlan aan je medewerkers;
• Lees onze blogs om nog meer over vPlan te weten te komen;
• Bekijk ons YouTube-kanaal met korte video's waarin basis functionaliteiten worden uitgelegd.

---

vPlan implementeren

Het implementeren van vPlan gebeurt aan de hand van verschillende stappen. Per stap leggen we uit wat het inhoudt en hoe je jezelf kunt voorbereiden.

Hoe lang duurt de implementatie van vPlan?

We snappen natuurlijk dat je zo snel mogelijk wil beginnen. In vijf stappen gaan we je helpen om vPlan optimaal in te zetten. Afhankelijk van de processen kan een implementatie zes tot acht weken duren. Dit komt omdat je tussen de afspraken door zelf aan de slag gaat met vPlan. Lees onderstaande stappen van ons implementatietraject: 'Getting Started'.

De inventarisatie

We beginnen met een inventarisatie. Hiermee bepalen we de uitgangspunten voor de inrichting. Dit is belangrijke informatie voor onze consultants, hiermee kunnen ze je straks zo goed mogelijk helpen met de inrichting van de planning. Tijdens de inventarisatie nemen we de huidige processen door en brengen we je planwensen in kaart.

Je kunt jezelf voorbereiden op de inventarisatie door alvast na te denken over de volgende vragen:

• Wat is je doelstelling? Wat wil je bereiken?
• Wat zijn de pijnpunten in je huidige planning?
• Wie moet je intern betrekken? Wie worden de key-users?
• Hoe ziet je (huidige) proces eruit?
• Wat wil je plannen?
• Hoeveel opdrachten wil je elke week of maand plannen?
• Hoe wil je de planning bekijken? Welk overzicht is voor jou belangrijk?
• Hoe wil je vPlan uitrollen op de werkvloer?
• Integreer je vPlan met bestaande software? Welke gegevens moeten gesynchroniseerd worden?

Werk je met meerdere planners?

Bereik dan voorafgaand aan de implementatie samen overeenstemming over de invulling van het planproces. Door de komst van vPlan wordt soms een bestaand proces aangepast, omdat vPlan voor efficiëntie zorgt. Denk bijvoorbeeld aan de uitvoering van werkzaamheden wat voorheen door een planner werd bijgewerkt, maar door de komst van vPlan door medewerkers zelf.

Technische inrichting

Wij gaan voor jou aan de slag om alles gereed te maken voor de functionele inrichting. We bereiden jouw omgeving voor. Een goede architectuur is belangrijk voor een goede start van vPlan. Back-ups worden ingericht, zodat jouw data veilig kan worden opgeslagen. Daarnaast wordt het abonnement correct ingericht en aangesloten op onze backoffice.

 Functionele inrichting

Via een online afspraak of afspraak op locatie gaan we samen met de key users de vPlan-omgeving inrichten. Het proces en de planwensen worden vertaald naar oplossingen door onze ervaren consultants. Op basis van de eerste inrichting kan er worden getest met vPlan.

We behandelen de volgende zaken tijdens de functionele inrichting:

• Navigatie binnen vPlan;
• Uitleg van de verschillende weergaven;
• Uitleg van de backlog;
• Uitleg van de mogelijkheden van een kaartje;
• Het plannen van kaartjes;
• Overige specifieke gebruikershandelingen.

Tijdens de inrichting wordt er gebruik gemaakt van 'Best Practices', omdat we al voor honderden bedrijven de planning hebben gedigitaliseerd en weten wat goed werkt voor jouw bedrijfsproces. Door gezamenlijk in te richten leer je ook hoe de configuratie binnen vPlan werkt, zodat je zelfredzaam wordt in de toekomst en zelf eventuele aanpassingen en optimalisaties kan toepassen.

Inrichting optimaliseren

Het is essentieel dat je voor aanvang van deze afspraak al voldoende hebt geoefend met het aanmaken, inplannen en toewijzen van opdrachten. Probeer een idee te krijgen van de inrichting die je wilt gebruiken. Heb je bijvoorbeeld voldoende aan inzicht in personele capaciteit of wil je ook inzicht in gebundelde capaciteit?

Door hiermee te oefenen, heb je al een beter beeld van de mogelijkheden in vPlan. Op basis van deze eerste testbevindingen wordt de inrichting van vPlan verder geoptimaliseerd. Denk aan de bestaande inrichting, maar ook details zoals automatiseringen en notificaties. Ook worden de key users verder getraind. De gebruikersfunctionaliteiten worden nog eens goed doorgenomen en we bespreken tips & tricks.

Ook zullen we de werkwijze voor zowel de planners als eventuele werknemers doornemen. Wie doet wat, welke informatievoorziening heeft iedereen nodig? De app kan daarin ook meegenomen worden.

Als planner kun je nu starten met het vullen van je vPlan-omgeving. Zodra de planning compleet is, kunnen alle gebruikers met vPlan aan de slag.

vPlan uitrollen

Nu de planning is gevuld, helpen we om vPlan organisatiebreed door te voeren. Waar nodig en indien gewenst vindt een specifieke gebruikerstraining plaats voor de werkvloer.

Nazorg

We maken graag een afspraak om de eerste periode te evalueren, je team verder te trainen en waar nodig de vPlan omgeving te optimaliseren.

Ook na de 'Getting Started' staan we voor je klaar. Mocht je vragen hebben dan kun je altijd terecht bij onze support. Blijf op de hoogte van onze nieuwe functionaliteiten en laat je inspireren door onze blogs te lezen. Vergeet niet om je te abonneren op ons YouTube kanaal, hier vind je korte video’s met uitleg over de functionaliteiten binnen vPlan.