Als je jouw taken hebt afgerond en je weet wat je te wachten staat na de jaarwisseling, ga je relaxter de vakantie in. Bovendien kun je ontspannen weer opstarten na de feestdagen, zonder stress of drukte. Dit artikel legt uit hoe je jezelf en je medewerkers kunt voorbereiden op het nieuwe werkjaar!
Het werkjaar goed afsluiten
Het spreekwoord luidt niet voor niets: "Een goede voorbereiding is het halve werk". Dat klopt als een bus, maar projecten goed afronden is net zo belangrijk als nieuwe planningen maken voor 2024. Als je nog een waslijst aan taken open hebt staan terwijl je de feestdagen in gaat, blijven alle to-do's misschien door je hoofd spoken tijdens de vakantie. Toch een stuk minder relaxed. Tijdens de drukke decembermaanden is het dan ook extra belangrijk om goede planningen te maken. Dit geldt voor werknemers, maar ook zeker voor werkgevers. Als werkgever verschaf je veel duidelijkheid aan je medewerkers door een duidelijke planning te presenteren. Zo weet iedereen wat er voor het einde van het jaar moet gebeuren, maar ook juist voor het nieuwe jaar is dit belangrijk. Wat zijn de plannen voor komend jaar? Welke doelen worden er gesteld? Welke projecten worden er nu al voorbereid of opgestart? En wie moet wat daarvoor doen? Deze zaken kunnen toegelicht worden in een presentatie aan het einde van het jaar. Hierin is ruimte voor reflectie, maar ook voor een vooruitblik.
Opgeruimd afsluiten en met een schone lei beginnen
Zelf kun je natuurlijk ook een en ander doen om het jaar georganiseerd af te sluiten. Bijvoorbeeld:
- Je inbox opruimen;
- Je prestaties noteren;
- Je eigen doelen formuleren;
- Je netwerk versterken.
Ruim je inbox op
Niemand ziet graag een volle mailbox op de eerste werkdag na de vakantie. Om te voorkomen dat je overspoeld wordt door mails na de feestdagen, kun je de mailbox opruimen. Handel onbeantwoorde mails af, maar loop ook je mailings langs en wees kritisch. Welke abonnementen hebben je echt geholpen op je werkgebied en welke kunnen wel geannuleerd worden? Resultaat: niemand wacht meer op je reactie en je mailbox raakt niet vol als je afwezig bent. Dat geeft rust!
Noteer je prestaties & update je cv en LinkedIn
Het einde van het jaar is een mooi moment om te reflecteren op wat je hebt bereikt. Iedereen weet dat negatieve momenten zwaarder wegen dan de positieve. Het is daarom belangrijk om stil te staan bij wat er afgelopen jaar wél goed is gegaan. Gebruik de concrete prestaties om je cv en LinkedIn mee te updaten. Dat staat en voelt altijd goed!
Formuleer je doelen voor 2024
Goede voornemens voor het nieuwe werkjaar? Bepaal nu wat je wil bereiken in 2024. Met je collega's kun je alvast planningen maken voor nieuwe projecten. Op die manier weet iedereen wat er in het nieuwe jaar van hem verwacht wordt. Je kunt ook een planning maken of een lijstje met doelen opstellen voor jezelf. Wil je bijvoorbeeld nog een training of opleiding volgen? Zoek dan alvast uit hoeveel tijd dit gaat kosten en wat je hiervoor nodig hebt. Vind je het lastig om je doelen te concretiseren? Gebruik dan het welbekende SMART-model.
SMART staat voor:
- Specifiek
- Meetbaar
- Acceptabel
- Realistisch
- Tijd
SMART ken je misschien nog wel uit je schooltijd, maar deze methodiek kun je ook perfect gebruiken voor je persoonlijke doelen of voor je loopbaanontwikkeling. Denk maar eens na: waarom lukt het zoveel mensen niet om het goede voornemen 'meer sporten' vol te houden? Omdat het niet concreet genoeg is!
Stel jezelf de volgende vijf W-vragen om je doel te specificeren:
- Wat wil ik bereiken?
- Wie zijn hierbij betrokken?
- Waar ga ik dit doen?
- Wanneer ga ik dit doen?
- Waarom wil ik dit bereiken?
Vervolgens maak je jouw doel meetbaar. Hoeveel moet je doen om je doel te bereiken, hoe meet je dit en wat is het eindresultaat? De volgende stap is kijken of je doel acceptabel is, voor jezelf en de betrokkenen. Daarna is het belangrijk om te kijken of je doel realistisch is. Als je doel te moeilijk is, verlies je al gauw de motivatie en zal je doel niet worden bereikt. Last but not least: maak je doel tijdgebonden. Een start- en einddatum zijn hierbij ideaal. Wist je trouwens dat je in vPlan aan al je projecten een start- en einddatum kunt koppelen? Zo houd je de voortgang eenvoudig in de gaten. Na het SMART opstellen van je doelen begin je gestructureerd aan je nieuwe jaar!
Versterk je netwerk
Je netwerk op LinkedIn kun je naast zakelijke doeleinden ook voor persoonlijke doeleinden gebruiken. Het is altijd handig om een breed netwerk te hebben. Heb je je taken voor 2023 afgerond? Gebruik deze tijd om je netwerk uit te breiden. Denk hierbij aan je doelen die je voor het komende jaar hebt opgesteld. Wie weet wat je eraan hebt in 2024!
Goede start in 2024
En dan is het 2024. Na een heerlijke vakantie vol gezellig tafelen, kerstcadeautjes, oliebollen en vuurwerk is het tijd om je collega's drie kussen te geven en weer aan het werk te gaan. Maar hoe start je het nieuwe werkjaar nu écht optimaal? Het vorige jaar heb je heerlijk afgesloten en de plannen voor het nieuwe jaar liggen ook al klaar. Maar de eerste week van januari is niet het beste moment om te beginnen met een stortvloed aan informatie. Rustig opstarten is key. Hoe doe je dat dan? We zeiden het net eigenlijk al: overspoel je collega's niet direct in de eerste week met taken. Houd er rekening mee dat iedereen even tijd nodig heeft om alles op orde te krijgen. Bovendien werkt het allesbehalve efficiënt om iemand te overstelpen met vragen. Beperk je tot de essentie zodat al je collega's/medewerkers rustig kunnen opstarten.
Informeer en update de juiste collega's
Werken jullie veel met projecten? Ook wanneer collega's afwezig waren, kan het natuurlijk wel zo zijn dat er ontwikkelingen op projectgebied zijn geweest. Wat dan erg prettig is, is om de betrokken collega's even bij te praten over het project. Maar niet iedereen binnen het bedrijf hoeft deze updates te horen. Dus: mail of brief de juiste collega of de betrokken afdeling, maar laat de rest erbuiten. Zo voorkom je dat je collega's (of jijzelf) eerst een berg mail moeten wegwerken waarmee ze eigenlijk niks te maken hebben. Dit draagt bij aan een efficiënte start van de eerste werkweek van het jaar. En zo weten de betrokken collega's direct welke bepaalde taken de komende week gedaan moeten. Of nog fijner: wees chaos voor door een weekplanning te maken vóór het einde van het jaar. Mochten er onverwachtse zaken zijn, kun je deze altijd nog toevoegen. Scheelt weer chaos!
Betrek je collega's bij de nieuwe planning
Het nieuwe jaar is een perfect moment om doelen aan te scherpen of misschien wel een geheel nieuwe strategie te adopteren. Wat je planning ook is, betrek je collega's erbij. Dat gaat verder dan vertellen wát je gaat doet, vertel juist waarom. Daarmee betrek je jouw collega's bij het bedrijf of de afdeling. Ze snappen beter wat het doel is van hun werk en weten waar ze aan toe zijn. Wie houdt er niet van duidelijkheid?Leg uit waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn en wat de impact hiervan is op de medewerker. Zo zullen ze gemotiveerder zijn om mee te gaan met veranderingen. Voor je het weet zijn alle eventuele veranderingen geadopteerd en loopt het bedrijf als een zonnetje. Kortom: voor jezelf kun je het jaar goed starten door je zaken op orde te hebben. Door planningen te maken en een overzicht te hebben. Door duidelijk te hebben wat je wil bereiken. En vooral door lekker rustig te starten. Als werkgever kun je zorgen voor verbinding door je medewerkers mee te nemen in de veranderingen binnen het bedrijf. Zo voelen ze zich betrokken en gewaardeerd en zullen ze meer energie ervaren om samen nieuwe uitdagingen aan te gaan.
Planning succesvol uitvoeren
De planning staat en je bent helemaal klaar voor het nieuwe jaar. Nu moet je de planning nog uitvoeren. Hoe krijg je een visueel overzicht op en inzicht in alle acties? En belangrijker: hoe krijg je jouw collega's mee in deze planning?Je raadt het vast al: vPlan kan je hierbij heel goed helpen. Stel je planning van 2024 op in onze planning tool en weet precies wat er gedaan moet worden. Krijg alle deadlines in kaart voor het komende jaar en laat het door de juiste mensen uitvoeren. Door visueel overzicht in alle taken en in de beschikbare capaciteit, maak je eenvoudig een realistische planning. Er zijn nog veel meer mogelijkheden binnen vPlan. Eén ding is in elk geval zeker: het nieuwe werkjaar wordt een stuk eenvoudiger met de hulp van onze tool. Zo kan de app bijvoorbeeld talloze acties voor je automatiseren en word je herinnerd aan alle belangrijke taken en deadlines. Niets ontgaat jou nog! Benieuwd hoe vPlan jouw planning kan optimaliseren? Dat vertellen we je heel graag. Neem daarvoor eventjes contact met ons op, stuur een chatbericht of maak alvast een testomgeving aan.
vPlan optimaliseren voor 2024
Maak jij al gebruik van vPlan en heb je de planning al helemaal op orde? Ook dan hebben we misschien nog wel wat handige tips voor je:
- Bekijk de nieuwste automatiseringen en stel deze in om nog meer tijd te besparen;
- Zorg ervoor dat iedereen op één lijn zit en gebruik de nieuwe feature gedeelde weergaven;
- Krijg alle sneltoetsen in vPlan onder de knie om sneller te werken. Bekijk ze hier;
- Boek een handige training waarin je advies en tips op maat krijgt om de beste ervaring te krijgen.
Met deze tips sluit jij het jaar goed af en ben je helemaal ready voor het 2024!