Stel je voor dat je bedrijf een goed geoliede machine is die altijd op volle toeren draait. Klinkt goed, toch?
In de drukke wereld van vandaag is het belangrijk om slim met je middelen om te gaan. Dit helpt je om je doelen te bereiken. Slimme capaciteitsplanning is belangrijk voor elk bedrijf of team. Het kan helpen om winst te maken in plaats van verlies.
Dit artikel laat zien hoe effectieve capaciteitsplanning niet alleen je dagelijkse werkzaamheden verbetert, maar ook je winstgevendheid een flinke boost geeft.
Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning gaat over het efficiënt gebruiken van personeel, machines en ruimtes, zodat alles optimaal wordt benut. Het doel is om aan elke taak precies genoeg middelen toe te wijzen, zonder dat er een overschot of tekort ontstaat. Op deze manier ben je altijd klaar om in te spelen op veranderingen in de vraag, terwijl je tegelijkertijd verspilling tot een minimum beperkt.
Waarom capaciteitsplanning cruciaal is voor rendabiliteit
- Efficiënter gebruik van resources
Capaciteitsplanning stelt bedrijven in staat om hun middelen beter te benutten. Door te plannen op basis van werkelijke vraag en beschikbare capaciteit, voorkom je dat je resources ongebruikt blijven. Dit betekent minder verspilling en een hogere output per geïnvesteerde euro. Wanneer personeel en machines optimaal worden ingezet, stijgt de productiviteit en daarmee de winstgevendheid. - Verbeterde klanttevredenheid
Niets is schadelijker voor je bedrijfsreputatie dan het niet kunnen nakomen van beloften. Capaciteitsplanning zorgt ervoor dat je bedrijf op tijd kan leveren wanneer het is afgesproken (afspraak= afspraak 😉). Dit resulteert in tevreden klanten. En tevreden klanten komen vaker terug, wat leidt tot stabiele inkomsten en groei op de lange termijn. - Lagere operationele kosten
Slechte resourceplanning zorgt voor hogere kosten, zoals overuren, spoedbestellingen en onnodig energieverbruik door onderbenutte machines. Door zorgvuldig te plannen op capaciteit, kun je deze kostenposten aanzienlijk verminderen. Het voorkomen van overproductie, het verkorten van wachttijden en het beperken van onnodige uitgaven dragen allemaal bij aan een rendabelere bedrijfsvoering. - Flexibiliteit en wendbaarheid
Bedrijven die capaciteitsplanning serieus nemen, kunnen beter reageren op veranderingen in de markt. Het is belangrijke om goed inzicht te hebben in je capaciteit. Dit helpt bij het anticiperen op meer vraag of problemen in de bevoorrading. Door goed inzicht in je capaciteit kun je snel reageren op veranderingen in de vraag.
Hoe krijg ik inzicht in mijn capaciteit?
Genoeg over waarom inzicht in je capaciteit zo belangrijk is. Nu vraag je je misschien af: Hoe krijg ik inzicht in mijn capaciteit? Hieronder leggen we stapsgewijs uit hoe je dit kunt aanpakken.
Stap 1: Breng je resources in kaart
Om inzicht te krijgen in je capaciteit, begin je met het inventariseren van je beschikbare resources, zoals medewerkers, machines en ruimtes. In vPlan kun je resources eenvoudig toevoegen en beheren. Voor elke resource kun je een rooster instellen, waarmee je bepaalt hoeveel tijd ze beschikbaar zijn in de week.
Stap 2: Breng het aantal uren werk in kaart
Nadat je je resources hebt ingesteld, is de volgende stap het in kaart brengen van het aantal uren werk dat nodig is om je taken, projecten of orders te voltooien.
In vPlan kun je eenvoudig de werkuren voor elke taak vastleggen met activiteiten. Dit helpt je om een goed beeld te krijgen van de totale werkbelasting en te zien hoeveel uren er nog beschikbaar zijn. Door dit zorgvuldig bij te houden, voorkom je overbelasting en zorg je ervoor dat je resources optimaal worden ingezet. Je werkbelasting kun je ook laten overkomen vanuit je ERP-systeem of andere software, door te integreren.
Stap 3: Koppel je resources aan de juiste planborden
Nu je in kaart hebt gebracht hoeveel resources en uren werk je hebt. Is het tijd om de resources aan een planbord te koppelen. Door je resources aan de juiste planborden te koppelen krijg je een duidelijk overzicht van wie waaraan werkt en hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is.
"Werkruimtes zijn ontworpen om je planborden te groeperen en te structureren, zodat je gemakkelijk overzicht houdt over verschillende teams, projecten of andere organisatorische eenheden. Wanneer je dezelfde resources hebt toegevoegd aan meerdere planborden binnen een werkruimte kun je ervoor kiezen om de capaciteit te verdelen over de verschillende planborden."
Hoe visualiseer ik mijn capaciteit?
Nu we alle data hebben ingevoerd, kun je kiezen hoe je je capaciteit wilt weergeven. Of je nu een snel overzicht wilt of juist in de details wilt duiken, er zijn verschillende weergaven die je inzicht kunnen bieden.
Kalenderweergave
De kalenderweergave is ideaal voor een overzicht op dagelijkse basis. Je kunt de capaciteit per fase, per dag of resource bekijken. Dit is handig als je een snel overzicht wilt hebben van wat er elke dag moet gebeuren en welke resources daarbij zijn betrokken. Stel je voor dat je een drukke productiedag hebt en wilt weten welke machines beschikbaar zijn; de kalenderweergave geeft je een helder beeld.
Tijdlijnweergave
De tijdlijnweergave biedt een gedetailleerder overzicht. Hier kun je de capaciteit per uur, dag, week, maand of zelf jaar bekijken. Deze weergave is perfect voor lange termijnplanning. Het helpt bij het nauwkeurig verdelen van capaciteit over verschillende periodes.
Als je bijvoorbeeld een project plant dat over meerdere maanden loopt, kun je met de tijdlijn precies zien hoe de werkbelasting zicht ontwikkelt en waar er mogelijk knelpunten ontstaan.
- Werkbelasting in de tijdlijn
Deze functie helpt je om een helder overzicht te krijgen van hoe vol de werkbelasting is op individueel niveau. Of je nu werkt aan projecten voor een accountancybureau met diverse teams of iets anders, je kunt eenvoudig zien hoe de werkverdeling is en snel bijsturen om te zorgen dat niemand overbelast raakt. Zo kun je ervoor zorgen dat iedereen optimaal presteert.
Door inzicht te krijgen in capaciteit en dit effectief te visualiseren, kun je niet alleen de productiviteit verhogen, maar ook je kosten verlagen en klanttevredenheid vergroten.
Met de stappen en tools die we in dit artikel hebben besproken, ben je goed op weg om een soepel draaiende machine van je organisatie te maken.
Heb je vragen of wil je meer weten over capaciteitsplanning? Neem gerust contact met ons op - we helpen je graag verder!