Wanneer een bedrijf werk goed plant, creëert dit rust en overzicht voor je medewerkers. Als je daarnaast ook je producten en diensten op tijd levert blijven klanten tevreden!
Vaak zit je zo diep in de operatie, waardoor je het overzicht kwijt bent of geen tijd neemt om te kijken naar optimalisaties. Daarom zetten wij 6 tekenen op een rij, waaraan je kan herkennen dat er nog winst is te behalen bij het plannen en uitvoeren van werkzaamheden.
📝 Je plant taken op een whiteboard, fysiek planbord of met post-its
Elke nieuwe opdracht wordt met pen of stift opgeschreven op een fysiek planbord of whiteboard. Doordat de ruimte beperkt is kun je niet veel informatie kwijt over de opdracht, hoogstens een opdrachtnummer en klantnaam. De planning is altijd 'levend' en wijzigingen in de planning kosten je enorm veel tijd. Dat kan veel makkelijker.
Je werkopdracht is vast beschikbaar in software die je al gebruikt, zoals een boekhoudpakket of ERP-systeem. Waarom zou je dan alsnog informatie hieruit overschrijven op een whiteboard of op een papieren plankaartje? Integreer je bestaande software met een digitaal planbord. Naast dat het je enorm veel tijd bespaart, heb je ook alle informatie binnen een muisklik beschikbaar in plaats van alleen een titel op een post-it.
📈 Je verkopers vragen je vaak wanneer er weer opnieuw geleverd kan worden
Bijna elk bedrijf herkent het wel. De verkoopafdeling vraagt aan de uitvoer wanneer er weer beschikbaarheid is om nieuwe producten/diensten te leveren. Je collega's van de verkoop willen potentiële en bestaande klanten een goede verwachting geven in een verkooptraject. Het is geen geheim dat er nogal eens frictie ontstaat tussen uitvoer en verkoop.
Wanneer jij je planning digitaal uitvoert en hierbij ook nog je verkopers toegang geeft, weten zij precies wanneer er weer ruimte is. Dit bespaart veel onnodige discussies, telefoontjes en mails. Uiteraard hebben verkopers alleen een leesfunctie in de planning en kunnen zij geen zaken aanpassen 😉.
🧠 Jij doet de planning uit het hoofd en op onderbuikgevoel
Je werkt al jaren bij het bedrijf en je hebt kennis van alle producten en processen. Hierdoor lukt de aansturing nog door alles uit je hoofd te plannen. We hebben veel respect voor je, maar het is wel een potentieel probleem. Stel voor dat je tijdelijk uitvalt of na jaren trouwe dienst het bedrijf verlaat. Wat dan? Het bedrijf zit dan met grote problemen. Wie weet nu wat er moet gebeuren?
Haal de planning uit je hoofd, maak het visueel en creëer overzicht en rust. Het hele bedrijf heeft toegang en inzicht in de planning. Je kunt nu met een veel geruster gevoel je 3 weken vakantie vieren!
⏰ Je levert je producten te laat aan je klanten
Dat een product een keer iets later geleverd wordt is voor je klant geen probleem. Maar als dit structureel gebeurt, is de kans groot dat je klant eens verder kijkt. Dat jij je producten later levert kan verschillende oorzaken hebben, zoals missende materialen of te weinig capaciteit.
Door te plannen met een digitaal planbord, op basis van capaciteit, krijgt je direct een goed overzicht. Je kunt betrouwbaarder leveren doordat je heldere signaleringen krijgt en snel keuzes kan maken. Daarnaast kun je in het voortraject een onderbouwde toegezegde leverdatum communiceren naar je klant.
😴 Je medewerkers of machines staan te vaak stil
Elk bedrijf wil zijn medewerkers en of machines zo optimaal mogelijk inzetten. Het is zonde als je collega een tijd niets te doen heeft. Het is niet leuk voor de medewerker, maar het bedrijf maakt ook onnodig veel kosten. Ditzelfde geldt voor machines. Daarnaast is het niet fijn als medewerkers je constant bevragen wat ze "nu weer moeten doen". Reageer pro-actief in plaats van reactief.
Door een online planning te maken kun je elke resource aansturen. Geef ze een duidelijk overzicht van wat zij moeten uitvoeren. Jij weet precies hoeveel uren er gepland zijn en hoeveel uren beschikbaarheid nog aanwezig is. De planning deel je eenvoudig online met je team. Wijzigingen worden direct aan hen getoond. Zo plan jij je team optimaal in!
📋 Je werkt nog met veel papierwerk op de werkvloer
Om werk gedaan te krijgen print je de hele opdracht met de daarbij behorende documenten uit. Het pakje papier wordt overgedragen aan je medewerker. De kans dat er een blaadje kwijtraakt is groot. Daarnaast is het soms een behoorlijke zoektocht naar de juiste informatie. Ook het registreren van resultaten, zoals uren en/of materiaalgebruik op papier is niet efficiënt. De ingevulde papieren moet ook weer verwerkt worden op het kantoor. Dat zorgt voor onnodig handmatige werkzaamheden.
Zorg ervoor dat de werkopdracht ook digitaal beschikbaar is voor de medewerkers. Naast de planning kan ook de uitvoer van werkzaamheden zonder papier. Gebruik een pc, tablet of mobiele telefoon voor het inzien van de werkopdracht. Laat je team het werk makkelijk registreren, van tijdregistratie tot het aftekenen met een handtekening. Via de vloer worden statussen bijgewerkt, zodat het kantoor direct op de hoogte is. Geen onnodige loopacties en je kunt met z'n allen communiceren binnen één oplossing!
Herken jij één van deze problemen?
Herken jij jezelf of je bedrijf terug in één of meerdere genoemde problemen? Wij gaan graag de uitdaging met je aan om deze problemen voor je op te lossen met vPlan.
vPlan is een online planoplossing om al je werkzaamheden te plannen, uit te voeren en te analyseren. Alles met het doel je bedrijf productiever te maken en het werk leuk te houden. Door de flexibiliteit en gemak in gebruik is vPlan voor elk werkproces in te zetten. vPlan bedient bedrijven in verschillende branches: van hovenier tot timmerfabriek en van marketingbureau tot kledingdrukkerij. vPlan zorgt voor meer grip, meer rust en een betere samenwerking. Probeer het vandaag nog gratis!