Het is vroeg op een maandagochtend en je team staat klaar om op pad te gaan om allerlei taken uit te voeren. Je ziet een lange rij bij het koffieapparaat, mensen die hun route nog snel checken en een collega die wanhopig op zoek is naar zijn verloren tablet. De chaos is compleet als blijkt dat drie medewerkers op dezelfde locatie zijn ingepland, terwijl er aan de andere kant van de stad geen enkel teamlid beschikbaar is om een dringende klus op te pakken.
We doen er nu wel een beetje grappig over, maar deze situaties komen vaker voor dan ons lief is. Vooral bij bedrijven met veel klussen buiten de deur. Het resultaat? Verloren tijd, frustratie bij de klanten én bij je team, en uiteindelijk gemiste kansen. Maar geen zorgen, er is een oplossing: helder inzicht in de capaciteit van je team. En dat is eenvoudiger dan je denkt.
Wat is capaciteitsplanning?
Capaciteitsplanning is hét gereedschap waarmee je als bedrijf je team, machines en andere middelen optimaal inzet om aan de vraag van je klanten te voldoen. Helder inzicht in de capaciteit van je team is het recept voor een perfecte werkdag. Met een goede capaciteitsplanning weten je collega’s altijd wat ze op die locatie moeten doen en hoe lang dit in beslag gaat nemen. Zo kan je veel beter vooruitplannen op de lange termijn en sneller schakelen bij acute situaties.
Waarom is een goede capaciteitsplanning zo belangrijk?
Voor elk bedrijf, groot of klein, maakt capaciteitsplanning het verschil. Het stelt je in staat om vooruit te plannen, kosten te besparen en je klanten tevreden te houden door altijd op tijd te zijn.
Voordelen van een goede capaciteitsplanning
-
Minder stress en een lagere werkdruk
Wanneer je team weet wat er van hen wordt verwacht en welke taken prioriteit hebben, ontstaat er een rustige en gestructureerde werkomgeving. Je weet of er voldoende capaciteit is en de juiste vaardigheden of middelen aanwezig zijn om de planning te halen. Maar je ziet ook knelpunten: of er middelen/mensen te kort komen. Daarnaast zie je wanneer er capaciteit over is en of je kan afschalen of extra opdrachten kan aannemen.
Voorbeeld: Je hebt een grote opdracht binnengehaald die volgende week afgerond moet zijn. Dankzij een duidelijke capaciteitsplanning weet iedereen precies wat ze moeten doen en zijn er geen onverwachte verrassingen. Hierdoor kan het team zich concentreren op hun taken zonder stress.
-
Verbeterde efficiëntie
Nog een ander voordeel van een goede capaciteitsplanning is minder tijdverlies door dubbele afspraken of onnodige ritten. Je team werkt efficiënter en kan meer werk verzetten in minder tijd.
Voorbeeld: Twee medewerkers zijn ingepland voor verschillende opdrachten bij elkaar in de buurt. Door de opdrachten te combineren, kan je tijd en brandstof besparen en zo de productiviteit en efficiëntie verhogen. -
Geldbesparing
Effectief gebruik van middelen betekent minder verspilling en lagere kosten. Door precies te weten welke middelen wanneer nodig zijn, kun je overbodige uitgaven voorkomen en de winstgevendheid van je bedrijf verhogen.
Voorbeeld: Door een duidelijk inzicht in je voorraad en personeelscapaciteit, kun je voorkomen dat je te veel producten inkoopt of te veel personeel inroostert. Dit helpt om je bedrijfskosten te beheersen en te optimaliseren. -
Tevreden klanten
Een goede capaciteitsplanning stelt je in staat om altijd klaar te staan voor je klanten met snelle en betrouwbare service. Dit verhoogt de klanttevredenheid en helpt bij het opbouwen van langdurige klantrelaties.
Voorbeeld: Een klant belt met een spoedopdracht. Dankzij je overzichtelijke planning zie je direct welke medewerker beschikbaar is en kun je de opdracht snel inplannen. De klant is onder de indruk van je snelle reactie en zal in de toekomst waarschijnlijk weer voor jouw bedrijf kiezen. -
Verbeterde besluitvorming
Capaciteitsplanning biedt je een duidelijk overzicht van je middelen en helpt je om beter geïnformeerde beslissingen te nemen. Je kunt proactief reageren op veranderingen in de markt en je bedrijfsvoering daarop aanpassen.
Voorbeeld: Door regelmatig je capaciteitsplanning te analyseren, zie je trends en patronen die je helpen om strategische beslissingen te nemen. Bijvoorbeeld, je merkt dat er in bepaalde maanden meer vraag is naar specifieke diensten, waardoor je je personeel daarop kunt afstemmen -
Verhoogde winstgevendheid
Door middelen effectief te plannen, kun je de kosten verlagen en de productiviteit verhogen. Dit leidt tot een verbeterde winstgevendheid van je bedrijf.
Voorbeeld: Door je capaciteitsplanning te optimaliseren, kun je meer opdrachten aannemen zonder extra personeel aan te nemen. Dit verhoogt je omzet en winst zonder dat je kosten significant stijgen. -
Constante kwaliteit
Een gestructureerde capaciteitsplanning zorgt ervoor dat je altijd de juiste middelen beschikbaar hebt om aan de klantvraag te voldoen, waardoor je consistent hoge kwaliteit kunt leveren.
Voorbeeld: Je hebt altijd de juiste hoeveelheid en kwaliteit van materialen en personeel beschikbaar om elke opdracht met dezelfde hoge standaard uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je klanten altijd tevreden zijn met het eindresultaat.
Hoe krijg je inzicht in je capaciteit?
Inzicht krijgen in de capaciteit van je team om zo een goed georganiseerde planning te maken kan soms lastig zijn. Denk aan het feit dat je als planner soms simpelweg te weinig informatie hebt om goed te kunnen plannen. Ook kan er soms een foutje worden gemaakt (we zijn immers allemaal mensen) of is er onvoldoende flexibiliteit in de planning om in te springen op onverwachte veranderingen.
In de meeste gevallen weten bedrijven heel goed wat de vraag en het aanbod is. Ze gebruiken Excel om een overzicht te maken van hun capaciteitsplanning, maar als er vervolgens geschoven moet worden door een spoedopdracht of een verlofafspraak, dan is het overzicht al gauw kwijt. Ze missen flexibiliteit in de planning.
Met vPlan krijg je een diepgaand inzicht in de capaciteit van je team. Onze software biedt een intuïtieve visuele planning waarin je in één oogopslag ziet wie waaraan werkt en wanneer. Hierdoor kun je gemakkelijk taken toewijzen op basis van beschikbaarheid en vaardigheden, en realtime updates ontvangen over de voortgang van taken.
Capaciteitsplanning in vPlan
Hoe kan je een overzichtelijke capaciteitsplanning maken in vPlan? Dat is heel eenvoudig. In de basis doorloop je vier stappen:
-
Bekijk de backlog van je projecten
Het eerste wat je moet doen is een overzicht maken van alle aankomende projecten. In vPlan kun je eenvoudig alle komende projecten in de backlog zetten. En als je vPlan hebt gekoppeld met je ERP-systeem, dan belanden nieuwe projecten automatisch in de backlog. Vervolgens breng je de benodigde capaciteit in kaart. Hoeveel uren of FTE heb je nodig om deze projecten tot een goed einde te brengen? Met vPlan kun je eenvoudig een visuele weergave krijgen van je projecten, waardoor je in één oogopslag ziet wat er op de planning staat.
-
Bepaal de beschikbare capaciteit
De volgende stap is om je huidige capaciteit te bekijken. Dit kan op bedrijfsniveau, per team, en per medewerker. Volstaat de huidige capaciteit om alle geplande projecten uit te voeren? Of moet je misschien extra medewerkers aannemen of freelancers inschakelen? Met vPlan krijg je een helder beeld van de beschikbare capaciteit en kun je direct zien waar er tekorten zijn. -
Bepaal taken, subtaken, volgorde en prioriteiten
Zodra je een goed beeld hebt van je projecten en beschikbare capaciteit, is het tijd om de taken, subtaken en hun volgorde te bepalen. Wat zijn de belangrijkste mijlpalen voor elk project? Welke taken hebben prioriteit en moeten als eerste worden uitgevoerd? In vPlan kun je gemakkelijk taken organiseren, prioriteren en deadlines instellen, zodat je altijd weet wat er moet gebeuren, wanneer en door wie.4. Wijs taken toe aan resources
De laatste stap is het toewijzen van taken aan specifieke teams en medewerkers. Hoe verdeel je de taken over je teams en wie is verantwoordelijk voor welke deeltaak? Gebruik vPlan om deadlines in te stellen en taken toe te wijzen aan je medewerkers. Zo weet iedereen precies wat er van hen wordt verwacht en wanneer het af moet zijn.
Maak je nog geen gebruik van vPlan? Probeer het dan gratis uit!