Krijg inzicht in je eigen capaciteit
Bij het ontwikkelen van een capaciteitsplan kun je het beste beginnen met het beantwoorden van onderstaande vragen. Hiermee krijg je inzicht in de huidige situatie:
- Hoe variabel is de vraag? Wanneer de vraag soepel verloopt, zijn de aanpassingen vrij eenvoudig uit te voeren. Echter heeft de vraag vaak de neiging om erg variabel te zijn. Hoe variabeler de vraag, hoe meer capaciteit en inventaris je nodig hebt om piekdrukte aan te kunnen.
- Wat bepaalt je capaciteit? In je proces is het belangrijk om te weten welke resources je capaciteit bepalen. Zijn dat je medewerkers of de machines? Of is het een combinatie van deze twee? Je capaciteit kan ook bestaan uit te gebruiken materialen, wagenpark of ruimtes.
- Hoe duur is het behouden van capaciteit? Het is belangrijk om inzicht te krijgen hoeveel tijd het je kost om je huidige capaciteit te onderhouden en te behouden. Hoeveel energie steek je in het behoud van je resources, bijvoorbeeld door je medewerkers cursussen aan te bieden? Of onderhoudsbeurten voor van je machines.
- Hoe lang is de klant bereid te wachten? Wanneer de vraag toeneemt, is het goed om te weten of je de vraag kan verschuiven of verdelen over een langere periode. Leer je klanten kennen en geef goede verwachtingen af qua levertijden. In de consumenten- en B2B-markt worden levertijden en wachttijden steeds korter. Maar is een snelle levering wel nodig voor al je klanten? Bepaal goed de prioriteit, een aantal klanten staan altijd open voor een langere levertijd. Probeer hier een balans in te vinden. Gebruik deze kennis om je planning te prioriteren.
- Hoe lang duurt het om nieuwe capaciteit uit te breiden of te bouwen? Als je personeel moet inhuren of extra machines en/of apparatuur moet aanschaffen, kan het uitbreiden van capaciteit lang duren. Een zorgvuldige planning is vereist. Vraag je af of aanschaf nodig is, want zet je de huidige capaciteit wel optimaal in?
Vraag en aanbod op elkaar afstemmen
Het kiezen van een geschikt capaciteitsniveau is moeilijk als je niet zeker weet wat de vraag zal zijn. Als de vraag af en toe boven je capaciteit uitstijgt, zullen je klanten langer moeten wachten. Is het een blijvend probleem, dan zullen je klanten misschien je op den duur kunnen verlaten. Hierdoor zal de omzet en winst verminderen.
Als je je zorgen maakt over ontevreden klanten, kun je de capaciteit standaard verhogen tot het niveau van de piekvraag. Zo ben je altijd in staat om elke klant te bedienen. De keerzijde is dat voor veel periodes zorgt voor onderbezetting van je resources en je hiermee onnodig veel kosten maakt.
Veel bedrijven kiezen ervoor om de capaciteit ietwat boven de gemiddelde vraag te zetten, zoals je ziet in onderstaande grafiek. De oranje lijn staat voor de hoeveelheid vraag van klanten. In een periode van onderbezetting (A) kun je meer gaan produceren, om zo later in de piekdrukte (B) de vraag op te vangen. Zodoende hoef je geen extra capaciteit in piekdrukte in te huren.
Uiteraard is dit in elke branche anders, maar het feit blijft dat elk bedrijf kan sturen op capaciteit en vraag. Soms is een 'nee' aan een klant noodzakelijk om geen kosten te maken voor de langere termijn.
Gebruik maken van capaciteitstappen
Als de vraag de huidige capaciteit van een bedrijf overtreft, moet het bedrijf de capaciteit vergroten door extra werknemers aan te nemen of meer machines aan te schaffen. Met het aantrekken van een werknemer of machine vergroot je vaak gelijk een brok capaciteit, ook wel capaciteitsstap genoemd.
De werknemer of machine heeft de capaciteit om een vaste hoeveelheid werk te doen, wat er uiteraard voor zorgt dat de totale capaciteit van het bedrijf verhoogt wordt.
In een elektronicabedrijf bijvoorbeeld, produceren de kleinste machines enkele duizenden onderdelen per jaar. Je kunt geen machine kopen die slechts enkele honderden produceert.
Bij diensten kunt je niet eenvoudig een monteur of designer voor minder dan de helft in dienst nemen. Wat betekent dat wanneer je de capaciteit verhoogt, je dit direct doet met een brok van minimaal 80 uur per maand.
Een voorbeeld wordt getoond in onderstaande grafiek. De interne capaciteit wordt in brokken verhoogd, terwijl de vraag gelijkmatig toeneemt. Op sommige momenten heb je overbezetting, maar door nieuwe capaciteit aan te trekken, krijg je te maken met onderbezetting. Hou rekening met bijvoorbeeld inwerkperiodes van medewerkers of optimalisatie van machines. In het begin zijn nieuwe resources niet altijd optimaal inzetbaar.
Hoe kan vPlan je helpen?
Door je resources (met een rooster) toe te voegen in vPlan, wordt je beschikbare capaciteit visueel gemaakt. Eventuele vakanties of onderhoud aan machines hebben direct impact op de capaciteit. Met vPlan kun je dit eenvoudig en snel invoeren. Hetzelfde geldt voor extra aanname van (tijdelijk) personeel of aanschaf van machines, pas je iets aan of voeg je iets toe? Het zal direct doorwerken in je capaciteit.
De capaciteit wordt per afdeling, per resource of totaal gevisualiseerd met behulp van een balk. Door het plannen van activiteiten wordt de beschikbare capaciteit belast. Met een heldere signalering zie je in een periode (dag, week of maand) of de capaciteit onder- of overbezet is. Met vPlan speel je snel in op knelpunten, door of je capaciteit te verhogen of door activiteiten te prioriteren. Het kan goed zijn dat een opdracht best een dag kan opschuiven, omdat de klant het product of dienst niet direct nodig heeft.
Het is in vPlan mogelijk om je resources uren te laten schrijven. Hiermee weet je ook precies of de geplande tijd realistisch was ten opzicht van de geschreven tijd. Met de analyses in vPlan heb je een helder beeld van je benutting van capaciteit. Met de analyse krijg je inzicht in de toekomst, maar door terug te kijken leer je van behaalde resultaten. Gebruik die resultaten om je capaciteit voor de toekomst beter in te schatten en je resources optimaal te benutten.
Bekijk hier onze YouTube video over capaciteit.