Wat klanten ook bestellen – het wordt met een stift op kartonnen dozen geschreven. Marco, van origine programmeur, kijkt peinzend naar het gekrabbel op de dozen. “Dit ziet er niet uit”, besluit hij. En: “Dit moet anders”. Maar een computer of een printer hebben ze nog niet op de zaak. Dus neemt Marco elke dag een lijst met etiket-teksten mee naar huis, waar hij ze op zijn computer uittypt en print op zijn eigen printer. De volgende dag gaan de etiketten – geprint en wel – weer mee naar de zaak.
Als een ware fan van digitaliseringen duurt het niet lang voordat Marco het voor elkaar krijgt dat de eerste computer en printer op kantoor worden aangeschaft. En zo begint de lange reis van continue digitaliseringen en automatiseringen binnen PPD Instore.
Back to the future
Terug in 2023 zitten we aan tafel met een breed glimlachende Marco. Hij werkt nog steeds bij PPD Instore en is inderdaad inmiddels bedrijfsleider. “Ik heb telkens mijn kans gepakt om te groeien en er iets bij te nemen. Ik probeer het gehele proces binnen het bedrijf soepel te laten verlopen: van het calculatieteam tot inkoop en de ontwerpstudio. Daarnaast ben ik ook verantwoordelijk voor de automatiseringen binnen ons bedrijf. Daardoor ben ik ook degene geweest die verantwoordelijk was voor de keuze voor vPlan.”
Marco Keijzers, van origine programmeur, is dol op automatiseringen. Veertig jaar geleden stond hij al aan de wieg van het digitaliseren van de uitgifte van rijbewijzen. Niet zo gek dat hij dol is op vPlan: “vPlan is de beste keuze ooit geweest voor ons.”
Continu nieuwe displays ontwikkelen
Marco vertelt verder: “We maken continu nieuwe displays, wat betekent dat er veel uitwisseling van informatie noodzakelijk is tussen verschillende afdelingen. Die processen moeten zo glad mogelijk verlopen, zodat je zo snel mogelijk een display kan produceren.”
Plannen in Excel al snel niet meer werkbaar
Voorheen maakte Marco een overzicht in Excel. Hierin werd vastgelegd wie wat moest doen. “Maar alles groeit en groeit en ik kan niet alles alleen doen. Op een gegeven moment heb ik de planning uit handen gegeven. Ik zei: dit is het stramien, ga maar plannen. Dat ging lang goed. Maar de werkzaamheden werden steeds complexer. Er kwamen meer machines. We vroegen ons af of het wel lukte wat we allemaal wilden. We moesten steeds vaker tot 23:00 uur doorwerken om het af te krijgen. Het werd al gauw duidelijk dat we meer inzicht nodig hadden – hoeveel mensen hebben we nodig voor een klus en hoe plannen we dat?” 
Van papieren zak naar digitaal dossier
Tot zes jaar geleden printte de medewerkers bij PPD alle papieren uit. Marco: “We hadden een papieren orderzak en daar deden de ordervoorbereiders alles in, in tweevoud: voor productie en voor het dossier. Met een stift moest je het ordernummer erbij schrijven. Het Excel-blaadje werd fysiek naar de montage-afdeling gebracht en daar stond op wat je moest doen. Maar dat papiertje kon alweer verouderd zijn. Als je eraan terugdenkt is het eigenlijk te gek voor woorden. Het was ons wel duidelijk: we moeten digitaliseren. Alle documenten die voorheen werden geprint en in een dossier werden gedaan, zijn nu voor iedereen digitaal beschikbaar.”
Excel automatiseren
Marco wilde niet meer met een uitgeprint Excel-blaadje van boven naar beneden rennen. Als programmeur in hart en nieren bedacht hij het idee om Excel te automatiseren. Daar zou het planproces toch ongetwijfeld eenvoudiger van worden?
En zo ging hij aan de slag. Marco automatiseerde de repeterende handelingen, maar het was niet ideaal. “Excel is leuk, maar niet met meer mensen”, lacht Marco. “Met een aantal tussenstappen hebben we de overstap gemaakt op Exact Online. We gebruiken Exact voornamelijk voor calculeren, factureren en voor het voorraadbeheer. Met Exact kunnen we preciezer berekenen hoe lang een machine bezig is en hoeveel mensen we nodig hebben voor een order. Het programma vertelt dan hoe lang mensen over een order doen. Toch was ik nog niet helemaal tevreden. Ik miste overzicht van het grote plaatje.”
Starten met vPlan: de inrichting
“Ik spotte vPlan voor het eerst op het jaarlijkse event van Exact Online en ik dacht direct: als dat echt zou werken, zou dat geweldig zijn. Daar wilde ik natuurlijk meer van weten. In het begin vroeg ik me wel even af hoe we vPlan het beste konden inrichten. Gelukkig ondersteunde vPlan daar goed in”, vertelt Marco.
Hij gaat verder: “We maken gebruik van fasen en statussen. Vooral de statussen zijn erg belangrijk voor de voortgang van het proces en de facturatie. Iedereen kan zien of een order klaarstaat of voorbereid wordt. Maar voordat het productieproces überhaupt begint, gebeurt er al heel veel. Dus ik vroeg mezelf af: hoe betrek ik het kantoor bij vPlan, zodat zij ook kunnen zien wat er allemaal gebeurt bij productie? Zodoende heb ik bepaalde automatiseringen ook doorgetrokken naar kantoor en heb ik een dashboard gemaakt, zodat elke afdeling actief met elkaar in verbinding staat. Iedereen is altijd up-to-date.”
vPlan uitrollen binnen het bedrijf
Niet iedereen was direct enthousiast om de oude manier van werken los te laten en een nieuwe, digitale werkwijze te omarmen. Marco heeft daar zelf als ware ambassadeur van vPlan een grote rol in gehad. Hij legt uit: “We namen vPlan in eerste instantie om productie aan te sturen. Maar de ontwerpstudio zit daar ook tussen. En de DTP-afdeling. Deze afdelingen gaven aan dat er veel werk was, maar dat ze van elkaar niet goed wisten waar ze mee bezig waren en hoe het ervoor stond. Ik heb ze toegang gegeven tot het planbord van de productie. Zo konden ze ontwerpen in het planbord zetten en met een label aangeven hoever het staat met een ontwerp. Dat was eigenlijk de eerste stap om vPlan breder uit te rollen binnen het bedrijf.”
Interne vPlan-training
Maar hoe haal je de rest van de teams over om met vPlan te gaan werken? Iets waar Marco wel raad mee wist: “Ik wilde zo graag mijn enthousiasme over vPlan overbrengen, dat ik zelf een training in elkaar heb gedraaid voor de werkvloer. Want ik wist: dit moet je gewoon gaan DOEN. De collega’s van de werkvloer waren dol op hun printjes. Digitaal, daar waren ze niet zo happig op. Dus ik maakte een heel simpel planbord om mee te beginnen en heb een handleiding uitgetypt, compleet met screenshots en een stappenplan.”
“Ik haalde de beamer erbij en heb gezegd: we gaan nú samen deze stappen doornemen. De voormannen van de werkvloer konden destijds alleen maar kijken in vPlan. Samen liepen we de basis langs: je ziet dit, en als je dit doet, gebeurt dat. Wat zie je als je een kaartje opent, wat zijn labels? Als je klaar bent met een order, maak je het hoekje groen. Dan is de order gereed. Dat vonden ze in het begin nog best lastig. En dan moesten ze óók nog hun uren gaan verantwoorden binnen Exact!”, lacht Marco.
vPlan voor elke afdeling
Niet iedereen was dus direct zo enthousiast als Marco zelf. “Maar toen ik ze liet zien hoe je uit een kaartje alle informatie kunt halen die je nodig hebt, werd vPlan al heel gauw omarmd. Binnen een kaartje kun je naar het bijbehorende dossier en je kunt doorklikken naar Exact om je uren te verantwoorden. Daarnaast is vPlan heel laagdrempelig en beeldend, het spreekt iedereen aan. Iedereen kan snel en simpel zien: hier hangt mijn naam aan, hier moet ik op klikken. Je hebt vPlan zo onder de knie. Ik heb sinds vPlan in gebruik is genomen weinig foutjes gezien. Wel krijg ik vaak vragen zoals: kan dit of dit ook? Kunnen we dit niet beter zo doen? Collega’s raken niet alleen enthousiast – ze gaan ook meedenken. En dat is geweldig leuk om te zien”, vertelt Marco vrolijk. 
Enorme tijdsbesparing
Waar Marco vooral blij mee is, is de soepele communicatie tussen alle afdelingen en de enorme tijdsbesparing die daarmee gepaard gaat: “Dankzij het gebruik van statussen is iedereen altijd op de hoogte van de voortgang van een order. Daardoor hoeven we nog maar eens per week samen te komen in plaats van elke dag. Tijdens deze wekelijkse meeting lopen we samen de processen door en lichten we indien nodig een order toe. Later hebben we ook labels toegevoegd, waardoor het mailverkeer en aantal telefoontjes drastisch terugliep. Dankzij labels ziet iedereen nog sneller hoe het ervoor staat met een order, wat er al gedaan is, wat nog moet, of er gefactureerd kan worden en of ze op iets bijzonders moeten letten. Het grootste deel van de communicatie tussen de afdelingen verloopt nu via vPlan.”
Andere voordelen van vPlan voor PPD Instore
Waar wordt Marco nog meer vrolijk van dankzij vPlan? “Naast de tijdsbesparing van een half uur per dag en het reduceren van de contactmomenten, vind ik het totaalinzicht erg prettig. Iedereen weet van voor tot achter waar een order zit en wat de status van een order is. Ook fijn: we hoeven nu nog maar enkele dozen printpapier te bestellen, waar we voorheen pallets bestelden. De stellingen waar we oude dossiers bewaren zijn gehalveerd. Een enorme vooruitgang”, aldus Marco.
Tip van Marco voor andere productiebedrijven
“vPlan is voor mij nog steeds de beste stap die we ooit gemaakt hebben, maar je moet wel bijblijven. Als je drie maanden lang alle updates, ontwikkelingen en nieuwe automatiseringen mist, dan doe je jezelf echt te kort. Er worden continu nieuwe functionaliteiten toegevoegd, waardoor er nog efficiënter gepland kan worden. Dus bijblijven is belangrijk. En soms is er een automatisering waar je niet direct iets aan hebt, maar een half jaartje later misschien wel. Mijn tip is dus: blijf zelf actief met vPlan en vraag af en toe een gesprek aan zodat vPlan zelf met je mee kan kijken om te zien hoe je de planning nog meer kunt optimaliseren. Dankzij deze meetings met vPlan weet ik zeker dat ik alles eruit haal wat erin zit en maak ik het dagelijkse werk voor iedereen eenvoudiger!”
Marco, bedankt voor je super enthousiaste en leuke verhaal!