Ook een leuke bijvangst: omdat de naam met een cijfer begint, staat 1609bold altijd bovenaan een lijst met namen. “We sponsoren de voetbal, de lijst met namen staat altijd op alfabet, dus wij staan altijd vooraan. Je koopt er blessuretijd mee. We willen top of mind zijn”, lacht Bas. En dat lukt: met creatieve campagnes, scherpe concepten en sterke positioneringen trekt 1609bold dagelijks de aandacht van duizenden mensen. 

Andere strategie vraagt om creatieve projectplanning

1609bold begon dus ooit als reclamebureau. Rejauna (projectmanager en communicatiespecialist) vertelt: “Waar we voorheen mooie plaatjes maakten, zijn we nu geswitcht van uitvoerende naar adviserende rol. We ondersteunen klanten bij hun positionering en campagnes. De creativiteit en vormgeving hebben we in huis, maar we adviseren dus enkel. Uitvoerend werk doen we helemaal niet meer – hiervoor werken we samen met partners. Daarbij selecteren we onze klanten streng: 90% van onze opdrachten komen uit de commerciële industrie en zakelijke dienstverlening.”  
 
Deze andere werkwijze vroeg ook wat van de organisatie. Opdrachten werden (langdurige) projecten, het team werd uitgebreid en de aanvragen stroomden binnen. Rejauna: “De nieuwe manier van werken zorgde voor uitdagingen. De projectleiders, waaronder ikzelf, misten overzicht in lopende projecten. We werkten met een CRM-systeem en een losse Excel waar we de planning van in bijhielden. Wanneer een collega afwezig was en we het werk moesten overnemen, wisten we niet waar we moesten beginnen. Waar we stonden in het project was onduidelijk. We zagen al snel in dat plannen in Excel niet werkte.” 

“Plannen in Excel werkte niet meer.” - Rejauna, projectmanager bij 1609bold  

De beslissende factor

Wat trok 1609bold nu over de streep om uiteindelijk te kiezen voor vPlan? Rejauna vertelt: “We kregen een demo en toen was het eigenlijk al snel duidelijk dat we dit moesten hebben. vPlan was de enige partij die onze vragen echt inhoudelijk beantwoordde. Overzicht van alle projecten per klant, inzicht in de voortgang van deze projecten en de flexibiliteit van het plannen is voor ons erg belangrijk. Dit vinden we terug in vPlan.” 

Ze vervolgt: “Wat ik heel tof vond tijdens de demo was de volgordelijkheid van plannen. Als we afspreken: het moet op dinsdag 12:00 uur af zijn, maar het is niet gelukt, dan schuift de hele planning op. We zijn afhankelijk van externen, zoals designers, websitebouwers en dergelijke. Hierdoor moeten we flexibel kunnen schuiven in de planning. De afhankelijke taken zijn voor ons echt geweldig. Daarnaast laten de overzichtelijke checklists per taak precies zien wat er gedaan moet worden”, besluit ze enthousiast. 

Creatieve projecten plannen

Iedereen met een creatief beroep weet: creativiteit kun je niet plannen. Dus hoe doen ze dat bij 1609bold? Rejauna legt graag uit hoe ze hun creatieve projecten managen in vPlan: “We maken gebruik van meerdere planborden. Allereerst hebben we één planbord voor het in kaart brengen van alle projecten. We zetten de projecten uiteen en wijzen de juiste collega’s hieraan toe. We bekijken de planning vanuit verschillende weergaven. In de lijstweergave houden we de status in de gaten van ieder project. In de kalenderweergave bekijken we de geplande projecten per persoon.” 

“Creativiteit kun je niet plannen. vPlan biedt hier veel vrijheid in.” - Rejauna, projectmanager 

Ze gaat verder: “De gemaakte uren voor een project worden gelijk op het project geboekt in vPlan. Deze geregistreerde uren worden ook teruggeschoten naar Exact en worden zo eenvoudig gefactureerd. Offreren doen we alleen nog maar op nacalculatie. Met de urenregistratie van vPlan geven we transparantie naar de klant en krijgen we zelf ook een nauwkeurige nacalculatie.” 

En dat is nog niet alles. Rejauna: “We gebruiken vPlan ook voor ons klantendossier. Alle klantinformatie en de afspraken die zijn gemaakt met sales staan erin. Zo is er voor iedereen inzichtelijk wat er met de klant is afgesproken. Sales zet de benodigde informatie in vPlan, zodra de offerte akkoord is pakt de projectleider het verder op.”

“Daarnaast hebben we het whiteboard met alle to-do’s nu ook in een planbord in vPlan staan. Iedere dag starten de projectteams met een stand-up en bespreken dan de openstaande taken. Het kunnen verschillende taken zijn: voor projecten of voor ontwikkeling en partners. Zo weet iedereen precies wat er gedaan moet worden en is het ook makkelijk om bij uitval elkaars werk over te nemen”, legt Rejauna uit.  

“Iedereen weet precies wat er gedaan moet worden.” - Rejauna 

Ook Bas geeft aan veel gebruik te maken van vPlan. “vPlan gebruik ik voor het vastleggen van mijn afspraken, eigenlijk echt als agenda dus. Ook maak ik veel gebruik van de app. Ideaal wanneer ik even onderweg ben en mijn planning wil inzien of uren wil registreren.” 

Conclusie: veel flexibiliteit, tijdwinst en een creativiteitsboost

Naast de oplossing voor hun projectplanning hebben ze nog meer resultaten behaald, vertelt Rejauna. “Eerder maakten we de planning in Excel en werkten we op tijd. We planden blokken in waarin bijvoorbeeld vormgeving aan de slag moest. Nu we met vPlan werken, kunnen onze creatievelingen zelf hun dag indelen. De taken zijn vastgelegd, maar ze hebben de vrijheid om zelf te bepalen wanneer ze wat doen. Hierdoor hebben we een andere manier van werken gekregen. Met vPlan kunnen we flexibel zijn en wordt de creativiteit bevorderd.” 

Bas vult aan: “vPlan wordt steeds meer de centrale applicatie. We hebben vier borden waarin we ook andere zaken bijhouden dan de projecten van onze klanten. Er zijn geen Excel-bestanden meer in omloop, alles wordt binnen één plek vastgelegd. Tijdens interne besprekingen gebruiken we vPlan ook voor het vastleggen van documentatie. De dagelijkse correcties in Excel zijn verleden tijd, wat me sowieso al een half uur per dag bespaart. Dat is enorm fijn.”  

Favoriete functionaliteit?

Rejauna: “Visueel overzicht in projecten vind ik het grootste voordeel. En het plannen zelf werkt superfijn. Ik kan een kaartje in de agenda van een collega zetten, waarop zij zelf tijd registreren. Dit werkt perfect, omdat niemand meer vastzit aan een bepaald tijdsblok.” 

Aanbeveling voor reclamebureaus

Hoewel Rejauna het werken met vPlan heel prettig vindt, heeft ze wel een tip: “Laat je adviseren. Laat de manier van plannen en het inrichten van je projectplanning over aan een expert. Die zitten er bij vPlan genoeg. Plannen was niet onze sterkste kant en we wisten ook niet of de huidige werkwijze het meest efficiënt was. We gingen dan ook geheel blanco in de implementatie van vPlan. Door de consultants van vPlan hebben we ons laten adviseren over de beste manier om onze planborden in te richten. Zo leerden we snel hoe we onze projecten het beste konden gaan plannen en invoeren. Dat heeft ons echt een kickstart gegeven in de beginfase met vPlan en ik ben ervan overtuigd dat we daardoor snel efficiënt met vPlan konden plannen!” 

Bas en Rejauna, bedankt voor het interessante gesprek en nog veel planplezier met vPlan!