Hiervoor spreken we met technisch specialist Jan van Hattem. Hij is al 21 jaar werkzaam bij Vandentempel en weet dus aardig wat te vertellen over het reilen en zeilen van het bedrijf. Jan vertelt ons over de oprichting van het bedrijf in 1974. Oprichter Wouter van den Tempel heeft als doel de BAUR Prüf- und Meßtechnik uit Oostenrijk op de BeNeLux-markt te vertegenwoordigen. Dat lukt: in de jaren ‘70 werd de naam BAUR een synoniem voor robuuste kwaliteit.
In 1981 nam een klant van Vandentempel, Wim Niesing, het bedrijf over. Halverwege de jaren ‘80 begon Vandentempel te groeien en werden nieuwe productgroepen en fabricaten aan het gamma toegevoegd. Inmiddels bestaat het bedrijf 49 jaar. Volgend jaar groot feest, dus!
Services Vandentempel
Jan vertelt: “We verkopen nieuwe meetapparatuur voor onder andere kabelbeproeving en -foutlokalisatie. Denk aan apparatuur om kabels door te meten, te diagnosticeren en te bepalen waar de fout zich bevindt. Dit is natuurlijk nog maar een deel van het netwerk in de elektrische infrastructuur. Ook voor het testen en beproeven van vermogens- en distributietransformatoren, vermogensschakelaars, beveiligingsrelais en kabelverbindingen heeft Vandentempel hoogwaardige test- en meetoplossingen. Denk hierbij aan het laag- en middenspanningsnetten, maar ook voor hoogspanningsinstallaties. Zelfs voor het meten en monitoren van de netspanningskwaliteit weten de energie-netwerkbedrijven ons te vinden en wordt al op veel belangrijke knooppunten de netspanningskwaliteit gemonitord.”
Hij gaat verder: “Daarnaast repareren en kalibreren we meetapparatuur van onze eigen fabricaten, maar ook van andere merken. Voor de kalibratie beschikken we over Fluke MET/CAL kalibratiesoftware met een specifiek portaal waarvoor klanten een eigen account hebben. Onze klanten bestaan vooral uit energiebedrijven en installatiebedrijven. Denk aan een TenneT, Liander of Enexis. We testen niet zelf, maar verkopen de benodigdheden voor bijvoorbeeld meetwagens om storingen in kabels te vinden. De meetwagens zelf verkopen we overigens ook, en daar doen we ook het onderhoud van. Kortom: verkoop, service en kallibratie. Best een aantal zaken om te plannen!”
Een dag bij Vandentempel
Plantechnisch gezien heeft Jan dus best een uitdaging. We waren dan ook erg nieuwsgierig hoe een dag bij Vandentempel eruitziet voor Jan. Grappig genoeg is het altijd een verrassing hoe zijn dag verloopt. “Momenteel zijn mijn collega’s en ik bezig met het accrediteren van het kalibratielaboratorium van Vandentempel voor de NEN-EN-ISO/IEC 17025. Bij nieuwe apparaten waarvoor nog geen kalibratieprocedure bestaat, schrijf ik de procedure. Hiervoor moet ik soms dingen testen. Dan staan er allemaal apparaten om me heen. Er zijn specifieke protocollen om te testen. Daar besteed ik veel tijd aan. Daarnaast komen er regelmatig collega’s aan mijn bureau met vragen, die help ik dan verder met technische zaken. Ik ben ook KAM-coördinator. Dat maakt mijn werk interessant, afwisselend en uitdagend. Gelukkig is het planningsgedeelte nu een stuk eenvoudiger”, lacht Jan.
Van Navision naar SAP
“Voordat we met vPlan begonnen, werkten we met Microsoft Dynamics Navision. Vervolgens werd de overstap naar SAP Business One gemaakt. We werken hiervoor samen met Logres. Omdat we behoefte hadden aan de mogelijkheid om orders toe te wijzen aan verschillende mensen en meer inzicht in onze capaciteit wensten, zochten we naar goede planning software. Logres beveelde vPlan aan vanwege het gebruiksgemak. Samen hebben we een geheel gepersonaliseerde koppeling tussen SAP en vPlan gemaakt”, vertelt Jan.
SAP en vPlan
Dat was wel een uitdaging volgens Jan. “Want wij wilden graag SAP en vPlan tegelijk live laten gaan. Gelukkig dacht vPlan goed met ons mee. Met alle partijen zijn we om tafel gegaan om te kijken wat er mogelijk was. Daarbij hadden wij natuurlijk al een lijstje met wensen. En wat bleek: alles was mogelijk. Alleen het tegelijkertijd live gaan is helaas niet gelukt. Maar inmiddels staat het en bespaart het ons ontzettend veel tijd. En dan zijn we nog bezig met finetunen, dus het wordt zelfs nog beter, verwacht ik.”
De planningswensen van Vandentempel
Jan was heel precies in zijn wensen voor planning software. Op zijn lijstje stond onder andere het volgende:
- Locaties toevoegen aan een service-aanvraag (SA);
- Statuswijzigingen van een SA tussen vPlan en SAP over en weer inzien;
- De mogelijkheid tot urenregistratie en inzicht hierin per technicus;
- Interne opmerkingen en probleemoplossingen in kunnen vullen;
- Onderdelen toevoegen aan een klantorder.
“Oftewel: in vPlan een SA vanuit SAP uitvoeren. De technicus hoeft hiervoor niet meer in SAP in te loggen. Hij kan van één tool gebruik maken en ziet precies zijn werkzaamheden en details. Alle updates van een SA moeten direct tussen vPlan en SAP heen en weer worden gecommuniceerd, zodat wij weten wanneer een order klaar is. Zo kan de sales weer een indicatie teruggeven aan een klant”, vertelt Jan.
Het orderproces
Dankzij vPlan en de nieuwe koppeling met SAP verloopt het orderproces soepel en snel. “Per order besparen we enkele minuten met het inplannen. Op een hele dag scheelt dat heel wat”, vertelt Jan enthousiast. “De verkoop neemt een order aan en zet deze in SAP met alle benodigde info. In vPlan verschijnt deze order in de backlog als een kaartje. De servicecoördinator plant deze vervolgens in en koppelt de juiste resource (technicus) eraan. Verder wordt er info aan het kaartje toegevoegd zoals de klantnaam, locatie van de apparatuur, klachtomschrijving, probleemomschrijving, interne mededelingen, een veld voor de technicus en ook wordt er een aantal statussen meegenomen.”
De samenwerking tussen vPlan en SAP vindt Jan erg prettig. “De status vanuit SAP wordt naar vPlan gestuurd en vPlan stuurt een geüpdatete status weer terug naar SAP. De technicus kan zelf de status van een serviceorder aanpassen in vPlan. Zo weten we precies wanneer een order klaar is en kunnen we de klant een veel nauwkeurigere update geven.”
Hoe wordt vPlan ingezet?
Afgezien van de kaartjes die via de koppeling met SAP binnenkomen, maakt Jan ook zelf kaartjes aan. “Deze handmatige kaartjes komen uit het kalibratiesysteem. Dat is een hele lijst. Voorheen moest dat in SAP gebeuren en dat werd middels een nulfactuur verwerkt in de administratie. Administratief is dat veel werk. Nu ik het met vPlan inplan, scheelt me dat veel tijd.”
Over de verschillende weergaven zegt Jan het volgende: “Ikzelf gebruik veel de kalenderweergave, de lijstweergave, de tijdlijn en de analyse. Sinds ik een pop-up kreeg over de nieuwe functionaliteit persoonlijke weergaven, maak ik daar dankbaar gebruik van. Ik heb meerdere kalenderweergaven. Het is veel overzichtelijker en ik heb veel meer controlemogelijkheden ten opzichte van Navision. We plannen vooral op resource en daarbij is de kalenderweergave erg handig. Elke technicus heeft zijn eigen lijst met taken. Zo ziet iedereen precies zijn werkzaamheden en is het voor iedereen glashelder wat er moet gebeuren en wanneer. Verder hebben we verschillende labels ingesteld om de orders nog duidelijker te maken. Denk bijvoorbeeld aan reparatie, serienummer, klantnaam, onderdelen bestellen, etcetera. Bij een bepaald label wordt de order automatisch gekoppeld aan de juiste collega. Echt een uitkomst”, vertelt Jan.
“We zijn tenslotte allemaal mensen, het kan altijd voorkomen dat iemand iets vergeet. vPlan helpt ons daarbij.”
Ervaring tot nu toe
“We werken nu inmiddels een hele tijd met vPlan en dat gaat goed. Er zijn veel automatiseringen waarvan we gebruik maken, waardoor het plannen steeds sneller en efficiënter gaat. We zijn nog aan het finetunen om het maximale uit de planning software te halen. Met regelmaat worden we gebeld door vPlan om te kijken hoe het gaat. Dat vind ik persoonlijk wel erg prettig. Zo weten we zeker dat we de mogelijkheden van vPlan goed benutten en blijven we ook goed op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen van vPlan”, aldus Jan.
Voordelen van vPlan voor Vandentempel
Naast het feit dat vPlan alle wensen van Jan vervult, merkt Jan ook andere voordelen op. “Eén van de grootste bijkomende voordelen is dat technici van het gebruik van SAP af zijn. Ze hoeven niet meer in die omgeving in te loggen en kunnen alles in één tool doen. In vPlan kunnen ze alles opschrijven wat er gedaan is aan een machine: gebruikte onderdelen, artikelnummers, etcetera. Voorheen moesten ze in SAP zelf op zoek naar een order en kostte ze het tig klikken om een bepaalde order te vinden. Vervolgens moesten ze ook nog zelf alle informatie invullen. Naast dat het enorm tijdrovend was, ging dat ook nog wel eens mis. Het was vrij foutgevoelig. Het invoeren van de gegevens in SAP laten we nu door de administratie doen. Zo kunnen we direct controleren of het correct is. En het scheelt de technici heel veel klikken!”, lacht Jan.
“Daarnaast merken we dat het gewoon veel frustraties scheelt. De samenwerking is verbeterd sinds de komst van vPlan. We hebben veel beter zicht in de planning, waardoor we een groot kwaliteitsvoordeel behalen ten opzichte van de klant. We kunnen klanten beter bedienen en op tijd leveren. We maken dankbaar gebruik van alle automatiseringen in vPlan. De vervaldatum met een automatische notificatie is hierbij erg prettig. Zo krijgt een technicus bij een order die dreigt uit te lopen direct een melding: let op! Deze order moet af zijn voor deze datum.
De automatiseringen besparen ons heel veel tijd. We hoeven niet meer zelf door te geven wanneer iets af moet zijn. Ook weten we automatisch wat er mist bij een bepaalde order. En nog een groot voordeel voor ons is de ondersteuning die vPlan ons biedt bij onze accreditatie. We willen geaccrediteerd worden, daarvoor moeten we op tijd kunnen leveren. Ook is het vereist om zaken vast te leggen. Daar helpt vPlan ons bij. In vPlan kun je heel eenvoudig zien wie wat heeft gedaan. Ja, vPlan is voor ons echt wel een uitkomst”, sluit Jan af.
Jan, enorm bedankt voor je tijd en het leuke gesprek!