Hoe zet Smits vPlan in? 

Wilco vertelt over de inrichting van vPlan. “We maken gebruik van meerdere planborden – momenteel zijn het er zeven - en diverse weergaven. We hebben bijvoorbeeld een planbord voor alle interne medewerkers en eentje voor de ketenpartners. Een planbord waarin alle badkamer-, keuken- en toiletrenovaties worden gepland en een planbord met projecten. Daarnaast hebben we een planbord voor mutaties en nazorg.” 

Hoe behoudt hij het overzicht tussen de planborden? Hij vertelt: “Het eenvoudig en snel kunnen wisselen tussen de planborden en de verschillende weergaven is echt een pre. Ook in de app heb ik elke dag live inzicht. De ketenpartners waarmee we samenwerken, hebben ook (beperkt) toegang tot hun eigen planbord. Zo ziet iedereen wat voor hen van belang is. Wat ik vooral fijn vind van vPlan is de flexibiliteit. Je kunt vPlan precies zo inrichten zoals jij het wilt, zodat je enkel ziet wat je graag wilt zien. Daarmee behoud ik het overzicht.” 

Supersnel opdrachten aanmaken 

Vooralsnog gebruikt Smits Vastgoedzorg vPlan als standalone, dus zonder ERP-systeem. Alle opdrachten maken ze in vPlan aan. Wilco vertelt hoe dat precies in z’n werk gaat: “In de backlog staat een standaard format van een opdracht klaar. Stel: we moeten een badkamerrenovatie inplannen. We gebruiken het format en voegen het label ‘badkamer toe’. Vervolgens worden alle werkzaamheden als activiteiten, met voorcalculatie, aan het opdrachtkaartje in vPlan toegevoegd. Vervolgens worden de opzichters toegevoegd, zo is het direct inzichtelijk wie verantwoordelijk is voor de opdracht.” 

Hij gaat verder: “Ook bij garantieklachten maken we een kaartje aan. Deze vullen we met alle informatie. Dan veranderen we de status naar ‘afspraak maken’, waardoor er automatisch een mailtje naar de onderaannemer gaat. Als er een afspraak is gemaakt, hang ik een datum aan het kaartje. Zo zie ik eenvoudig wanneer iemand begint.”  

Veel inzicht dankzij verschillende weergaven 

Wilco is één van de weinige personen die alle weergaven inzet. Hij vertelt: “In de basis gebruiken we de tijdlijn, maar we maken ook gebruik van de lijst, kalender, analyse en Kanban. We doen in basis geen nieuwbouw. Wel groot onderhoud, planmatig onderhoud, niet-planmatig, transformaties, energetische maatregelen of een combinatie van bovenstaand. vPlan gebruiken we bij planmatig onderhoud en niet-planmatig onderhoud. Niet-planmatig onderhoud bestaat uit mutatie onderhoud, reparatieonderhoud en vraag gestuurde renovaties in bewoonde staat."

"De verschillende weergaven bieden hierbij uitkomst. Op resourceniveau kunnen we bijvoorbeeld naar een schilder kijken en zien hoeveel hij te doen heeft op een dag. Je hebt dus inzicht op detailniveau en overzicht over de bredere tijdlijn. Als er iets niet is gelukt, kunnen we ook gelijk inzien of het invloed heeft op de andere disciplines. Zij worden ook gelijk op de hoogte gesteld als er zaken verschuiven. Erg handig.” 

Handige automatiseringen 

Smits Vastgoedzorg maakt gebruik van enkele handige automatiseringen die tijd besparen en handmatige acties verminderen. Bijvoorbeeld: als de label ‘on hold’ wordt toegevoegd aan een woning, dan krijgen alle betrokkenen automatisch een mail dat de woning on hold staat. Of als er een resource wordt toegevoegd, wordt deze ook automatisch een volger (volgers ontvangen automatisch updates van elke wijziging binnen een opdracht). Zo mis je als betrokkene geen enkele update.