Hoe vPlan bijdraagt aan de ambitieuze plannen van Wastoren 

Wastoren kwam in 2017 met een simpel, maar wereld veroverend concept: nooit meer bukkend de was doen. Het is een hit: de modulaire kasten groeiden snel aan populariteit. Hoe oprichter Co Verburg met het idee voor Wastoren kwam? Het begon allemaal met één gedachte: 

“Waarom staat die wasmachine altijd op de grond?” 

Dat vroeg Co zich jarenlang af toen hij nog in de keukenbranche werkte. Bij het indelen van keukenkasten zag hij dat ovens en andere keukenapparaten altijd op werkhoogte werden geplaatst. Waarom wasmachines en drogers niet? Met dat vraagstuk in gedachten ging Co aan de slag. Niet veel later werd de eerste modulaire kast gerealiseerd. Het uitgangspunt: ‘Eindelijk met plezier de was doen’.  

Van uitdaging naar succes: De groei van Wastoren 

Met de groei van het bedrijf groeide ook de behoefte aan meer structuur en overzicht. De populariteit van Wastoren begon serieuze vormen aan te nemen. André Straatman werd aangenomen als General Manager bij Wastoren: "In het begin van Wastoren hadden we maar vier kasten in het assortiment. De orders werden in Excel aangemaakt. Maar in twee jaar tijd explodeerden de aanvragen: van 50 orders naar wel 1000 per week! Het bedrijf groeide daarna snel: er kwamen meerdere nieuwe collega’s bij. Met het klantenservice team onder leiding van Eveny ten Voorde werd naar nieuwe mogelijkheden gezocht om ook het logistieke proces onder controle te houden”, vertelt André. 

“We hadden dringend een plan nodig”, - Eveny, Customer Support. 

De planning tool die met je meegroeit 

Eveny: “Natuurlijk waren we super blij met die groei, maar Excel groeide niet met ons mee. Het bijhouden van de voorraad, de planning, de verschillende verkoopkanalen, de logistieke bronnen, de mensen die we nodig hadden... Het ging niet meer. Het werd te veel en te onoverzichtelijk. We hadden dringend een plan nodig en dat plan heette vPlan.” 

Ze vervolgt: “Exact is een goed programma voor boekhouden, maar op een gegeven moment vroegen we ons af: is dit nog wel het juiste systeem voor Wastoren? Excel was niet bij te houden. Eveny en ik waren eerder al eens enthousiast geworden over vPlan, bij een vorige werkgever. Tijdens een gesprek met Exact kwam vPlan weer ter sprake. En zo geschiedde! Samen met Michel van vPlan hebben we alles uitgerold. We gebruiken vPlan als orderplanning en plannen nu dagelijks alle uitgaande orders. Het programma is gewoon hartstikke leuk om mee te werken. Het geeft ons veel overzicht en grip.”  

“We kunnen niet meer zonder vPlan.” 

Het orderproces van Wastoren 

Ongeveer 80 of 90 procent van de orders komt via de webshop binnen. Er wordt enkel een offerte gemaakt bij een specifieke aanvraag. De aanvraag komt binnen in Exact, enkele seconden later komt de order ook in de backlog van vPlan. In vPlan wordt de order een plankaartje, met klantgegevens en orderinformatie vanuit Exact. Elk kaartje wordt door de binnendienst gesorteerd op extern transport of interne transportbussen. De interne bussen worden gepland op basis van afstand, locatie, colli’s (het aantal pakketten) en gewicht.  

“vPlan zorgt voor overzicht en grip. Het programma is gewoon hartstikke leuk.” 

Eveny: “Zodra het kaartje is ingepland en de status ‘pakbon magazijn’ krijgt, stuurt vPlan de pakbon automatisch door naar het magazijn. Het magazijn kan vervolgens eenvoudig van het kaartje aflezen hoeveel pakketten ze moeten pakken. Doordat vPlan het totaalgewicht van alle pakketten al heeft berekend, hoeft het magazijn niet meer zelf te rekenen. Als er niks geks gebeurt, kan de order weg. Maar soms loopt een order vertraging op, bijvoorbeeld door afwezigheid van een chauffeur of wanneer iets niet op voorraad is. We kunnen dan de orders eenvoudig verplaatsen naar een andere dag op basis van beschikbare capaciteit.”  

Efficiënte planning met vPlan 

Bij Wastoren zijn ze erg blij met de tijdbesparing die vPlan oplevert: “Dankzij vPlan kunnen we in één scherm de leveringen plannen. Alles is binnen een kwartier geregeld. Voorheen moesten we dit met de hand doen. Je ziet zo overzichtelijk wie wat gaat vervoeren en wanneer. Bovendien kunnen we nu ver vooruitkijken, dat is een groot voordeel. Wat ook fijn is, is dat vPlan automatisch alles doorschuift wanneer er een wijziging in de planning is”, vertelt Eveny enthousiast. 

“Er is nu meer inzicht in wie wat heeft gedaan, omdat vPlan elke handeling logt.” 

Ze gaat verder: “De logistieke afdeling maakt veel gebruik van de app. In elke bus ligt een telefoon. De vPlan-app berekent de meest efficiënte route voor leveringen. Daarnaast gebruiken de chauffeurs de telefoon om orders af te laten tekenen in vPlan. Ze uploaden een foto van de levering en veranderen de status van een kaartje direct na aflevering. Dankzij de koppeling tussen vPlan en Exact kunnen beide programma’s real-time met elkaar communiceren. Updates over leveringen en pakbonnen worden zo automatisch bijgewerkt. Zo is iedereen altijd en overal up-to-date. Een kind kan de was doen!”, lacht Eveny. 

Tijdwinst, efficiency, overzicht en rust

“Naast dat we erg blij zijn met een visueel overzicht, besparen we wekelijks wel 1 FTE”, vertelt Eveny. “Orders komen automatisch in de planning. Uren handmatig orders overtypen is verleden tijd. Filters zijn eenvoudig in te stellen zodat we snel bepaalde informatie kunnen inzien. In Excel zaten we soms eindeloos te scrollen. We hebben een mooie efficiency slag gemaakt. We streven ernaar vPlan nog breder in te zetten zodat we nog meer handmatig werk kunnen reduceren.”

Co: “We gaan naar Amerika!”

Ondanks dat ze bij Wastoren de drukte nog maar net weer onder controle hebben, heeft Co ambitieuze plannen: hij wil namelijk ook de Engelse en Amerikaanse markt betreden. Eveny: “Je ziet, we hebben vPlan gewoon echt nodig. Als vPlan er morgen mee stopt, zouden we niet meer weten wat we moeten doen. Het vereenvoudigt ons proces zoveel. We hebben grip op wat we aan het doen zijn, kunnen snel zien wat er gaande is. Er is veel overzicht. We kunnen niet meer zonder!”