Familiebedrijf in hart en nieren 

Vanuit vPlan waren we reuzebenieuwd hoe Loods A27 bij vPlan terecht kwam en natuurlijk hoe ze vPlan inzetten. Daarom stapten we in de auto en vertrokken we richting Eemnes. Eenmaal aangekomen op bestemming, werden we al snel begroet door Birgitte Beekhuis, verantwoordelijk voor de aftersales en marketing.   

Birgitte vertelt over het bedrijf, een echt familiebedrijf, dat ze samen met haar ouders en andere gezinsleden runt. “In 2016 zijn we gestart met Loods A27. Ik werk hier nu anderhalf jaar. Mijn vader Arend is verantwoordelijk voor de verkoop van vloeren en mijn moeder is interieurstylist. Mijn broer Gert-Jan is meubelmaker en parketteur. Samen met nog zeven andere collega’s streven we ernaar om het huis van elke klant een thuis te maken.”  

Uitdagingen binnen de planning 

Door de flinke groei binnen de organisatie ontvingen ze steeds meer orders. “We werkten met een Outlook-agenda, er was geen overzicht meer wie wat wanneer ging bezorgen. Wanneer er opdrachten verschoven, ontstond er chaos. Er speelden vragen zoals: Moeten we externe parketteurs regelen voor komende maand? Kloppen de verkochte uren met de gerealiseerde uren? Hoeveel materialen en middelen zijn er gebruikt? Maar deze vragen bleven vaak onbeantwoord. Er was behoefte aan een planning tool, maar de opties die we hebben overwogen, waren vaak te klein: je had of planning, of urenregistratie. Of gelijk het hele pakket inclusief factureren, maar dat doen we in Snelstart, dus dat zocht ik ook niet.” 

Planning software die samenwerkt met Snelstart 

Birgitte gaat verder: “We zochten dus naar een planningstool die integreert met Snelstart. We wilden orders uit Snelstart eenvoudig en flexibel kunnen plannen bij de juiste vloerenlegger of bezorger. Wanneer er orders verschuiven moet dit makkelijk opgelost kunnen worden. Daarnaast wilden we dat de medewerkers onderweg werkbonnen konden inzien en afronden, en hun uren hierop konden registreren.” 

Hoe Loods A27 succesvol plant met vPlan 

Birgitte vertelt hoe zij gebruiken maken van vPlan. “Offertes en verkooporders maken we aan in Snelstart, alle klantgegevens worden hierin gezet. Zodra de offerte akkoord is, komt de order automatisch als kaartje in de backlog van vPlan. Binnen vPlan voegen we extra informatie toe aan de opdracht zoals plattegronden, vierkante meters en bijzonderheden. Vervolgens plannen we de order in op basis van de beschikbare capaciteit. Binnen de tijdlijn zie ik in één oogopslag wie binnen welke week nog ruimte heeft in de planning.”  

“Flexibel schuiven in de planning bij veranderingen” 

Birgitte is vooral blij dat ze dankzij vPlan nu verder vooruit kunnen kijken. “Het leggen van vloeren kun je niet exact vooruitplannen, maar het is wel goed om inzicht te krijgen wat er allemaal aankomt. Tijdens de bouw zijn wij als laatste aan de beurt. We zijn afhankelijk van het weer en de voortgang van de bouw. Daarom is tot twee weken van tevoren de planning niet definitief. Opdrachten worden wel ingepland, maar mocht de opdracht vertraging oplopen, dan kunnen we eenvoudig schuiven met vPlan.”  

Planning altijd op de juiste volgorde 

Het plannen begint niet bij het leveren van de vloeren, zo legt Birgitte uit: “Voorafgaand aan het leggen van een vloer, dienen er al zaken gedaan te worden. Deze verschillende ‘activiteiten’ leg ik vast binnen de order. Vervolgens plan ik het kaartje in het planbord en worden er per activiteit losse kaartjes aangemaakt. Zo kan ik eenvoudig de werkzaamheden plannen op verschillende momenten. Wanneer ik één kaartje van een order verschuif, verschuift vervolgens de hele bups mee, ideaal. Door de verschillende werkzaamheden afhankelijk van elkaar te maken binnen vPlan, wordt altijd alles op de juiste volgorde uitgevoerd. Dit ging in het verleden vaak mis. Zo was bijvoorbeeld de vloerenlegger al naar de locatie gereden, maar bleek dat de voorbereiding nog niet had plaatsgevonden. Hier hoeven we ons nu geen zorgen meer over te maken.” 

Digitale werkbonnen onderweg  

Ook de vloerenleggers zijn erg blij met vPlan: “De jongens onderweg weten precies wat er wanneer gedaan moet worden. Iedereen heeft een iPad met vPlan erop. Ze hebben alle benodigde informatie bij de hand en ronden de orders af. Uren worden geregistreerd, statussen worden gewijzigd en werkbonnen worden digitaal afgetekend. Eenvoudiger kan niet, en het ziet er een stuk professioneler uit dan een verfrommeld papiertje waarop een krabbel moet worden gezet”, legt Birgitte uit. 

“Veel professioneler dan het aftekenen van een papieren werkbriefje”   

“Verbeterde communicatie zowel intern als met de klant” 

Vooral over de verbeterde communicatie is Birgitte te spreken. “Alles wordt gelogd, zo weten we onderling precies wie wat heeft gedaan, maar kunnen we dit ook aan de klant terugkoppelen. Wanneer er sprake is van meerwerk of gebruik van extra materialen wordt dit door de bezorger vastgelegd in het kaartje van vPlan. Zo weten we op kantoor precies wat er extra gefactureerd moet worden bij de order. Zijn er bijzonderheden? Dan wordt het via de app gelijk gecommuniceerd met kantoor. Ook worden er altijd foto’s gemaakt zodat we exact kunnen zien wat het eindresultaat is.” 

“Dankzij vPlan hebben we inzicht in de beschikbare capaciteit en kunnen we klanten gelijk hun verwachte bezorgmoment doorgeven.” 

Ook is de communicatie naar de klant is verbeterd, vertelt Birgitte: “Klanten worden automatisch per mail op de hoogte gesteld over de voortgang van hun order. Deze mailtjes worden automatisch verstuurd nadat de status van een kaartje in vPlan wijzigt. We hebben vPlan gekoppeld met ons mailingprogramma, Omnisend, via Zapier. Zo blijven de klanten automatisch op de hoogte van de levering of het leggen van de vloer.” 

Birgitte, bedankt voor het leuke bezoek en je verhaal!