[{"data":1,"prerenderedAt":97},["Reactive",2],{"blog-inspiration-kan-jouw-planning-ook-op-vakantie-zo-zorg-je-dat-het-werk-gewoon-doorgaat":3},{"id":4,"status":5,"approved":6,"type":7,"publication_date":8,"feature_image":9,"show_circle_in_top_image":6,"tags":10,"top_background_color":11,"top_text_color":12,"logo":10,"use_case_categories":10,"translations":13,"author":83,"blog_id":15,"language_code":16,"title":17,"slug":18,"summary":19,"excerpt":20,"content":21,"extra_info":96,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":22,"meta_description":23,"faqs":24,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},792,"published",true,"inspiration","2026-07-15T12:00:00","/images/cms/d26d68ae-6eac-4b2c-b730-1d598625eb1e.webp",null,"#090049","#FFFFFF",[14,49],{"id":4,"blog_id":15,"language_code":16,"title":17,"slug":18,"summary":19,"excerpt":20,"content":21,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":22,"meta_description":23,"faqs":24,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},519,"nl","Kan jouw planning ook op vakantie? Zo zorg je dat het werk gewoon doorgaat","kan-jouw-planning-ook-op-vakantie-zo-zorg-je-dat-het-werk-gewoon-doorgaat","\u003Cp>-\u003C/p>","\u003Cp>De zomervakantie staat voor de deur. Collega's zijn afwezig, teams werken met een lagere bezetting en werkzaamheden worden tijdelijk overgedragen. Toch verwachten klanten, projecten en productie niet dat alles stil komt te liggen. \u003C/p>\n\u003Cp>Juist daarom is de vakantieperiode een goed moment om kritisch naar je planning te kijken. Niet omdat het per se drukker is, maar omdat duidelijk wordt hoe afhankelijk je organisatie is van individuele medewerkers, losse Excel-bestanden of mondelinge afspraken. \u003C/p>\n\u003Cp>Kan jouw planning ook op vakantie? Of blijft alles draaien dankzij een centraal overzicht, duidelijke overdrachten en realtime inzicht? \u003C/p>\n\u003Cp>In deze blog ontdek je waar een vakantiebestendige planning aan moet voldoen en hoe je voorkomt dat werkzaamheden stilvallen zodra collega's afwezig zijn.\u003C/p>","\u003Ch2>Waarom vakantieperiodes zoveel zeggen over de kwaliteit van je planning\u003C/h2>\n\u003Cp>Een planning bewijst zich niet alleen op drukke werkdagen. Juist wanneer collega's met vakantie zijn, wordt duidelijk hoe goed je organisatie is voorbereid. \u003C/p>\n\u003Cp>Tijdens vakantieperiodes verandert er namelijk van alles. Medewerkers zijn afwezig, werkzaamheden worden overgedragen en teams werken tijdelijk met een andere bezetting. Toch verwachten klanten, projecten en productie nog steeds dezelfde kwaliteit en voortgang. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat betekent niet dat de zomer voor iedere organisatie de drukste periode van het jaar is. Voor de meeste bedrijven is het juist rustiger. Maar in beide gevallen geldt hetzelfde: je planning moet zich aanpassen aan de veranderende situatie. \u003C/p>\n\u003Cp>Hebben collega's direct toegang tot de meest actuele planning? Is duidelijk wie werkzaamheden overneemt? En is in één oogopslag zichtbaar welke capaciteit beschikbaar is? Als het antwoord op die vragen 'ja' is, kan je organisatie ook tijdens vakantieperiodes efficiënt blijven werken. \u003C/p>\n\u003Cp>Een planning die alleen goed werkt wanneer iedereen aanwezig is, is vaak kwetsbaarder dan je denkt. Juist daarom is de vakantieperiode een mooi moment om kritisch te kijken naar hoe toekomstbestendig jouw planning eigenlijk is. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>6 signalen dat jouw planning niet mee op vakantie kan\u003C/h2>\n\u003Cp>Twijfel je of jouw planning klaar is voor de vakantieperiode? Dan kunnen onderstaande signalen een goede graadmeter zijn. Herken je meerdere situaties? Dan is de kans groot dat je planning kwetsbaarder is dan je denkt. \u003C/p>\n\u003Ch3>1. De planning zit vooral in het hoofd van één collega\u003C/h3>\n\u003Cp>Iedere organisatie kent wel iemand die precies weet hoe alles loopt. Maar wat gebeurt er als diegene twee weken op vakantie is? Wanneer belangrijke kennis niet is vastgelegd of gedeeld, ontstaat al snel onduidelijkheid. Een goede planning is niet afhankelijk van één persoon, maar is voor het hele team inzichtelijk. \u003C/p>\n\u003Ch3>2. Er bestaan meerdere versies van de planning\u003C/h3>\n\u003Cp>De planning staat in Excel, wijzigingen worden gedeeld via e-mail en aanvullende afspraken belanden in Teams of WhatsApp. Het gevolg? Niemand weet meer welke versie actueel is. Zeker tijdens vakantieperiodes leidt dat al snel tot misverstanden en fouten. \u003C/p>\n\u003Ch3>3. Het is onduidelijk wie werkzaamheden overneemt\u003C/h3>\n\u003Cp>Wanneer collega's afwezig zijn, moeten taken eenvoudig kunnen worden overgedragen. Is niet duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, dan blijven werkzaamheden liggen of worden ze juist dubbel uitgevoerd. Een goede planning maakt direct zichtbaar wie welke taken oppakt.\u003C/p>\n\u003Ch3>4. Verlof is niet meegenomen in de planning\u003C/h3>\n\u003Cp>Een planning kan er op papier perfect uitzien, maar dat zegt weinig als de beschikbare capaciteit niet klopt. Wanneer verlof niet is verwerkt, worden werkzaamheden ingepland op momenten waarop medewerkers helemaal niet beschikbaar zijn. Dat zorgt voor onnodige verschuivingen en vertraging. \u003C/p>\n\u003Ch3>5. Belangrijke informatie staat verspreid\u003C/h3>\n\u003Cp>Moeten collega's op zoek naar e-mails, documenten of notities om een taak uit te voeren? Dan kost een overdracht onnodig veel tijd. Door alle relevante informatie centraal bij de taak of planning vast te leggen, kan iedereen direct verder werken.\u003C/p>\n\u003Ch3>6. Bij iedere wijziging moet iedereen worden bijgepraat\u003C/h3>\n\u003Cp>Een planning verandert continu. Wordt iedere wijziging handmatig gedeeld via telefoontjes, chatberichten of e-mails? Dan kost het veel tijd om iedereen op de hoogte te houden. Met één actuele planning werkt het hele team altijd vanuit dezelfde informatie, ook wanneer collega's afwezig zijn. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Wat heeft een planning nodig om zelfstandig door te draaien? \u003C/h2>\n\u003Cp>Een planning die ook tijdens vakantieperiodes goed blijft werken, draait niet om toeval. Het is het resultaat van een aantal vaste principes die ervoor zorgen dat werkzaamheden gewoon doorgaan, ook wanneer bepaalde collega's afwezig zijn. \u003C/p>\n\u003Ch3>Eén centrale bron van informatie\u003C/h3>\n\u003Cp>Iedereen werkt vanuit dezelfde planning. Daardoor is direct duidelijk wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is en wat de actuele status is. Dat voorkomt misverstanden en dubbele werkzaamheden.\u003C/p>\n\u003Ch3>Inzicht in capaciteit en verlof\u003C/h3>\n\u003Cp>Een goede planning houdt rekening met de beschikbaarheid van medewerkers. Door verlof en capaciteit mee te nemen, zie je direct of werkzaamheden realistisch ingepland kunnen worden en voorkom je verrassingen.\u003C/p>\n\u003Ch3>Duidelijke overdrachten\u003C/h3>\n\u003Cp>Wanneer collega's met vakantie gaan, moeten taken eenvoudig kunnen worden overgedragen. Door verantwoordelijkheden helder vast te leggen, kan een ander het werk zonder uitgebreide uitleg overnemen. \u003C/p>\n\u003Ch3>Alle informatie op één plek\u003C/h3>\n\u003Cp>Een taak bestaat uit meer dan alleen een planning. Denk aan documenten, checklists, opmerkingen en afspraken. Door deze informatie centraal vast te leggen, hoeft niemand te zoeken naar de juiste bestanden of e-mails. \u003C/p>\n\u003Ch3>Realtime inzicht voor het hele team\u003C/h3>\n\u003Cp>Een planning verandert voortdurend. Daarom is het belangrijk dat wijzigingen direct zichtbaar zijn voor iedereen. Zo werkt het hele team altijd vanuit dezelfde actuele informatie, ongeacht waar iemand zich bevindt. \u003C/p>\n\u003Cp>Wanneer deze basis op orde is, blijft een planning niet alleen tijdens de vakantie overzichtelijk. Ook gedurende de rest van het jaar zorgt dit voor meer rust, betere samenwerking en minder afhankelijkheid van individuele medewerkers. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Zo bereid je jouw planning voor op de vakantie\u003C/h2>\n\u003Cp>Met een paar eenvoudige controles voorkom je dat werkzaamheden stilvallen zodra collega's met vakantie gaan. Door onderstaande stappen vooraf te doorlopen, weet je zeker dat je planning klaar is voor de vakantieperiode. \u003C/p>\n\u003Ch3>1. Verwerk alle verlofaanvragen in de planning\u003C/h3>\n\u003Cp>Begin met het verwerken van alle geplande vakanties. Zo zie je direct welke capaciteit beschikbaar is en voorkom je dat werkzaamheden worden ingepland bij afwezige collega's. \u003C/p>\n\u003Ch3>2. Controleer wie welke werkzaamheden overneemt\u003C/h3>\n\u003Cp>Bekijk welke taken doorlopen tijdens de vakantieperiode en spreek af wie verantwoordelijk is wanneer een collega afwezig is. Zo blijft voor iedereen duidelijk wie wat oppakt. \u003C/p>\n\u003Ch3>3. Werk openstaande taken en informatie bij\u003C/h3>\n\u003Cp>Zorg dat taken up-to-date zijn en vul ontbrekende informatie aan. Denk aan documenten, opmerkingen, checklists en de actuele voortgang. Hoe completer de informatie, hoe eenvoudiger een overdracht verloopt. \u003C/p>\n\u003Ch3>4. Controleer de planning op knelpunten\u003C/h3>\n\u003Cp>Kijk vooruit naar de komende weken. Zijn er voldoende mensen beschikbaar? Ontstaan er piekmomenten of juist lege periodes? Door dit vooraf inzichtelijk te maken, kun je de planning tijdig bijsturen.\u003C/p>\n\u003Ch3>5. Zorg dat iedereen vanuit dezelfde planning werkt\u003C/h3>\n\u003Cp>Voorkom losse Excel-bestanden, e-mails of chatberichten met afwijkende informatie. Wanneer het hele team werk vanuit één actuele planning, blijven wijzigingen overzichtelijk en weet iedereen waar hij aan toe is. \u003C/p>\n\u003Cp>Met deze voorbereiding ga je niet alleen zelf met een gerust gevoel op vakantie, maar zorg je er ook voor dat collega's zonder problemen kunnen doorwerken. Een goede planning draait immers niet om wie aanwezig is, maar om hoe goed het werk is georganiseerd.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waarom een moderne planningstool hierbij het verschil maakt\u003C/h2>\n\u003Cp>Natuurlijk kun je een vakantieplanning ook regelen met Excel, losse documenten en een paar extra afspraken. Maar hoe meer collega's, projecten en wijzigingen er zijn, hoe lastiger dat wordt. \u003C/p>\n\u003Cp>Een moderne planningstool neemt veel van dat handmatige werk uit handen. Verlof wordt direct zichtbaar in de planning, taken zijn eenvoudig over te dragen en iedereen werkt altijd vanuit dezelfde actuele informatie. Zo hoef je niet meer na te denken over welke Excel-versie de juiste is of collega's na iedere wijziging opnieuw bij te praten. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat levert niet alleen tijdens de vakantieperiode voordelen op. Ook de rest van het jaar zorgt het voor meer overzicht, betere samenwerking en minder verrassingen. \u003C/p>\n\u003Cp>Bij vPlan komt alles samen op één plek. Van capaciteit en verlof tot taken, documenten en realtime wijzigingen. Daardoor blijft het werk gewoon doorgaan, ook wanneer een deel van het team geniet van een welverdiende vakantie. \u003C/p>\n\u003Cp>En misschien is dat wel het grootste voordeel van een goede planning: je kunt met een gerust gevoel je out-of-office aanzetten, omdat je weet dat alles goed geregeld is.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Met een gerust hart op vakantie 💜\u003C/h2>\n\u003Cp>Een goede vakantie begint met de zekerheid dat alles op de zaak gewoon doorloopt. Met vPlan heeft iedereen altijd toegang tot de meest actuele planning, zijn verantwoordelijkheden duidelijk en blijft het team met elkaar verbonden. Zo hoef je tijdens je vakantie niet bezig te zijn met je werk, maar alleen met waar vakantie écht voor bedoeld is: ontspannen.\u003C/p>","Met een gerust hart op vakantie dankzij een goede planning","Ga met een gerust gevoel op vakantie. Ontdek hoe een goede planning zorgt voor duidelijke overdrachten, inzicht in capaciteit en minder afhankelijkheid.",[25,28,31,34,37,40,43,46],{"question":26,"answer":27},"Hoe zorg je dat werkzaamheden doorgaan tijdens de vakantieperiode?","\u003Cp>Een goede voorbereiding is hierbij essentieel. Verwerk alle verloven tijdig in de planning, bepaal wie werkzaamheden overneemt en zorgt dat alle informatie centraal beschikbaar is. Wanneer collega's direct inzicht hebben in taken, documenten en de actuele status, verloopt een overdracht veel soepeler. Zo voorkom je dat werkzaamheden stilvallen of dat collega's elkaar voortdurend moeten bellen voor uitleg.\u003C/p>",{"question":29,"answer":30},"Waarom is een centrale planning belangrijk tijdens vakanties?","\u003Cp>Tijdens vakantieperiodes zijn niet alle collega's aanwezig. Juist dan is het belangrijk dat iedereen werkt vanuit dezelfde actuele planning. Een centrale planning voorkomt dat verschillende versies van Excel-bestanden of losse notities door elkaar gaan lopen. Bovendien ziet iedereen direct welke werkzaamheden gepland staan, wie verantwoordelijk is en welke wijzigingen zijn doorgevoerd.\u003C/p>",{"question":32,"answer":33},"Hoe voorkom je dat kennis verloren gaat als collega's met vakantie zijn?","\u003Cp>Leg belangrijke informatie niet alleen vast in het hoofd van één medewerker, maar centraal bij de taak of planning. Denk aan documenten, werkinstructies, opmerkingen, checklists en de voortgang van werkzaamheden. Hierdoor kan een collega het werk eenvoudig overnemen zonder uitgebreide overdracht of lange uitleg.\u003C/p>",{"question":35,"answer":36},"Waarom is inzicht in capaciteit belangrijk tijdens de vakantieperiode?","\u003Cp>Wanneer medewerkers met vakantie zijn, verandert de beschikbare capaciteit. Door hier vooraf rekening mee te houden, voorkom je dat er meer werkzaamheden worden ingepland dan het team daadwerkelijk kan uitvoeren. Een planning die rekening houdt met capaciteit zorgt voor realistische verwachtingen en maakt het eenvoudiger om prioriteiten te stellen.\u003C/p>",{"question":38,"answer":39},"Wat zijn de grootste risico's van plannen in Excel tijdens vakanties?","\u003Cp>Excel is voor veel organisaties een vertrouwde oplossing, maar tijdens vakantieperiodes ontstaan sneller problemen. Bestanden worden gekopieerd, wijzigingen worden niet altijd gedeeld en het is vaak onduidelijk welke versie actueel is. Naarmate meer collega's betrokken zijn, neemt de kans op miscommunicatie en fouten toe. Een centrale planningstool voorkomt deze uitdagingen doordat iedereen altijd met dezelfde actuele informatie werkt.\u003C/p>",{"question":41,"answer":42},"Hoe bereid je een planning voor op de vakantie?","\u003Cp>Begin met het verwerken van alle verloven en controleer vervolgens of de beschikbare capaciteit aansluit op de geplande werkzaamheden. Wijs vervangers aan, werk openstaande taken bij en controleer of alle relevante informatie compleet is. Tot slot is het verstandig om de planning voor de komende weken nog één keer gezamenlijk door te nemen, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.\u003C/p>",{"question":44,"answer":45},"Wanneer is een planning te afhankelijk van één persoon?","\u003Cp>Dat merk je vaak pas wanneer iemand afwezig is. Moeten collega's voortdurend bellen met degene die op vakantie is? Weet niemand precies wat de status van werkzaamheden is? Of ligt de planning stil totdat één medewerker terugkomt? Dan is de planning waarschijnlijk te afhankelijk van individuele kennis. Een goede planning is toegankelijk voor het hele team en blijft ook zonder één specifieke medewerker goed functioneren.\u003C/p>",{"question":47,"answer":48},"Hoe helpt planningssoftware bij vakantieplanning?","\u003Cp>Moderne planningssoftware brengt planning, capaciteit, verlof en samenwerking samen op één centrale plek. Daardoor zijn wijzigingen direct zichtbaar, kunnen taken eenvoudig worden overgedragen en werkt iedereen altijd met dezelfde actuele informatie. Dat maakt organisaties minder afhankelijk van individuele medewerkers en zorgt ervoor dat werkzaamheden ook tijdens vakantieperiodes gewoon door kunnen gaan.\u003C/p>",{"id":50,"blog_id":15,"language_code":51,"title":52,"slug":53,"summary":19,"excerpt":54,"content":55,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":56,"meta_description":57,"faqs":58,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},797,"en","Can your planning go on holiday too? Here's how to keep work running smoothly","can-your-planning-go-on-holiday-too","\u003Cp>Summer is just around the corner. Colleagues are heading off on holiday, teams are operating with reduced capacity and work is being temporarily handed over. Yet customers, projects and production don't simply pause because your employees are away. \u003C/p>\n\u003Cp>That's exactly why the holiday period is the perfect time to take a critical look at your planning. Not because work is necessarily busier, but because it quickly becomes clear how dependent your organisation is on individual employees, standalone Excel spreadsheets or verbal handovers. \u003C/p>\n\u003Cp>Can your planning go on holiday too? Or does everything continue to run smoothly thanks to a centralised overview, clear handovers and real-time visibility? \u003C/p>\n\u003Cp>In this blog, you'll discover what it takes to create a holiday-proof planning process and how to prevent work from grinding to a halt when colleagues are away.\u003C/p>","\u003Ch2>Why holiday periods reveal the true quality of your planning\u003C/h2>\n\u003Cp class=\"PDq2pG_selectionAnchorContainer\" data-start=\"65\" data-end=\"233\">A planning process isn't only tested during busy working days. It's when colleagues are away on holiday that you really discover how well prepared your organisation is.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"235\" data-end=\"468\">During holiday periods, many things change. Employees are absent, work needs to be handed over and teams often operate with reduced capacity. Yet customers, projects and production still expect the same level of quality and progress.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"470\" data-end=\"722\">That doesn't necessarily mean summer is the busiest time of the year for every organisation. In fact, for many businesses it's a quieter period. In both cases, however, the same principle applies: your planning needs to adapt to changing circumstances.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"724\" data-end=\"1029\">Can colleagues access the latest planning information straight away? Is it clear who is taking over specific responsibilities? And can you instantly see what capacity is available? If the answer to these questions is yes, your organisation can continue operating efficiently throughout the holiday season.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"1031\" data-end=\"1266\" data-is-last-node=\"\" data-is-only-node=\"\">A planning process that only works well when everyone is present is often more vulnerable than you might think. That's why the holiday period is the ideal opportunity to take a critical look at how future-proof your planning really is.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2 data-start=\"1031\" data-end=\"1266\">6 signs your planning isn't ready for the holiday season\u003C/h2>\n\u003Cp>Not sure whether your planning is prepared for the holiday period? The following signs are a good indication. If you recognise several of these situations, there's a strong chance your planning is more vulnerable than you realise. \u003C/p>\n\u003Ch3>1. The planning exists mainly in one colleague's head\u003C/h3>\n\u003Cp>Every organisation has someone who seems to know exactly how everything works. But what happens when they're away on holiday for two weeks? If essential knowlegde hasn't been documented or shared, confusion quickly follows. Effective planning should never depend on a single individual; it should be transparent and accessible to the entire team.\u003C/p>\n\u003Ch3>2. Multiple versions of the planning are in circulation\u003C/h3>\n\u003Cp>The planning is stored in Excel, updates are shared by email, and additional agreements end up in Microsoft Teams or Whatsapp. The result? No one knows which version is the latest. During holiday periods in particular, this can quickly lead to misunderstandings and costly mistakes. \u003C/p>\n\u003Ch3>3. It's unclear who is taking over key responsibilities\u003C/h3>\n\u003Cp>When colleagues are away, tasks should be easy to hand over. If it's unclear who is responsible for what, work may be overlooked or completed twice. A good planning system makes it immediately clear who is responsible for each task. \u003C/p>\n\u003Ch3>4. Annual leave hasn't been included in the planning\u003C/h3>\n\u003Cp>A planning schedule may look perfect on paper, but that means very little if the available capacity isn't accurate. When annual leave hasn't been taken into account, work is scheduled for employees who aren't actually available. This leads to unnecessary rescheduling and avoidable delays. \u003C/p>\n\u003Ch3>5. Important information is scattered across different places\u003C/h3>\n\u003Cp>Do colleagues have to search through emails, documents or notes before they can complete a task? If so, handovers take far longer than necessary. By storing all relevant information centrally alongside each task or within the planning system, anyone can pick up the work without delay. \u003C/p>\n\u003Ch3>6. Every change has to be communicated manually\u003C/h3>\n\u003Cp>Planning is constantly evolving. If every update has to be shared trough phone calls, chat messages or emails, keeping everyone informed becomes time-consuming and inefficient. With one central, up-to-date planning system, the entire team always works from the same information, even when colleagues are away. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What does a planning process need to keep running independently? \u003C/h2>\n\u003Cp class=\"PDq2pG_selectionAnchorContainer\" data-start=\"69\" data-end=\"294\">A planning process that continues to run smoothly throughout the holiday season doesn't happen by chance. It's the result of a number of core principles that ensure work continues as normal, even when key colleagues are away.\u003C/p>\n\u003Ch3 class=\"PDq2pG_selectionAnchorContainer\" data-start=\"69\" data-end=\"294\">One central source of information\u003C/h3>\n\u003Cp>Everyone works from the same planning system. This makes it immediately clear what needs to be done, who is responsible and what the current status is. It helps prevent misunderstandings and avoids duplicated work.\u003C/p>\n\u003Ch3>Visibility into capacity and annual leave\u003C/h3>\n\u003Cp>Effective planning takes employee availability into account. By including annual leave and capacity in your planning, you can immediately see whether work has been scheduled realistically and avoid unexpected bottlenecks.\u003C/p>\n\u003Ch3>Clear handovers\u003C/h3>\n\u003Cp>When colleagues go on holiday, tasks should be easy to hand over. By clearly assigning responsibilities, someone else can take over the work without needing lengthy explanations. \u003C/p>\n\u003Ch3>All information in one place\u003C/h3>\n\u003Cp>A task involves much more than a scheduled date. It may also include documents, checklists, notes and important agreements. Keeping all this information together in one central location means no one has to waste time searching through emails or shared folders. \u003C/p>\n\u003Ch3>Real-time visibility\u003C/h3>\n\u003Cp class=\"PDq2pG_selectionAnchorContainer\" data-start=\"1364\" data-end=\"1566\">Planning is constantly changing, so updates need to be visible to everyone immediately. This ensures the entire team is always working from the same up-to-date information, regardless of where they are.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"1568\" data-end=\"1809\" data-is-last-node=\"\" data-is-only-node=\"\">When these foundations are in place, your planning won't just remain organised during the holiday season. Throughout the rest of the year, it will also promote calmer workflows, better collaboration and less reliance on individual employees.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2 data-start=\"1568\" data-end=\"1809\">How to prepare your planning for the holiday season\u003C/h2>\n\u003Cp>With a few simple checks, you can prevent work from coming to a standstill when colleagues go on holiday. By following the steps below in advance, you can be confident that your planning is ready for the holiday period. \u003C/p>\n\u003Ch3>1. Record all annual leave in your planning\u003C/h3>\n\u003Cp>Start by adding all approved holiday requests to your planning system. This gives you an immediate overview of available capacity and prevents work from being scheduled for colleagues who are away. \u003C/p>\n\u003Ch3>2. Confirm who will take over responsibility \u003C/h3>\n\u003Cp>Review which tasks will continue during the holiday period and agree who will be responsible for them while colleagues are away. This ensures everyone knows exactly who is taking ownership of each task. \u003C/p>\n\u003Ch3>3. Update outstanding tasks and information\u003C/h3>\n\u003Cp>Make sure all tasks are up to date and complete any missing information. This included documents, notes, checklists and the latest progress updates. The more complete the information, the smoother the handover will be. \u003C/p>\n\u003Ch3>4. Check your planning for potential bottlenecks\u003C/h3>\n\u003Cp>Look ahead to the coming weeks. Do you have enough people available? Are there any periods of unusually high demand or underutilisation? Identifying these issues in advance allows you to adjust your planning before they become problems. \u003C/p>\n\u003Ch3>5. Make sure everyone is working from the same planning system\u003C/h3>\n\u003Cp>Avoid separate Excel spreadsheets, emails or chat messages containing conflicting information. When the entire team works from one up-to-date planning system, changes remain unclear and everyone knows exactly what to expect. \u003C/p>\n\u003Cp>By taking steps, you'll not only be able to enjoy your own holiday with confidence, but you'll ensure your colleagues can continue working without disruption. After all, effective planning isn't about who happens to be in the office, it's about how well the work has been organised.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Why a modern planning tool makes all the difference\u003C/h2>\n\u003Cp class=\"PDq2pG_selectionAnchorContainer\" data-start=\"56\" data-end=\"279\">Of course, you can manage holiday planning using Excel, separate documents and a few additional agreements. But as the number of colleagues, projects and changes increases, that approach quickly becomes difficult to manage.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"281\" data-end=\"670\">A modern planning tool takes much of the manual work off your hands. Annual leave is immediately reflected in the planning, tasks can be handed over with ease and everyone always works from the same up-to-date information. That means you no longer have to worry about which version of an Excel spreadsheet is the correct one or keep everyone informed manually every time something changes.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"672\" data-end=\"866\">The benefits extend far beyond the holiday period. Throughout the rest of the year, a modern planning tool provides greater visibility, improves collaboration and helps reduce unexpected issues.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"868\" data-end=\"1103\">With vPlan, everything comes together in one place—from capacity planning and annual leave to tasks, documents and real-time updates. This allows work to continue smoothly, even when part of your team is enjoying a well-earned holiday.\u003C/p>\n\u003Cp data-start=\"1105\" data-end=\"1278\" data-is-last-node=\"\" data-is-only-node=\"\">And perhaps that's the greatest advantage of effective planning: you can switch on your out-of-office reply with complete peace of mind, knowing everything is under control.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2> Enjoy your holiday with complete peace of mind 💜\u003C/h2>\n\u003Cp>A great holiday starts with the confidence that everything back at work will continue running smoothly. With vPlan, everyone always has access to the latest planning, responsibilities are clearly defined and your team stays connected. That means you can truly switch off while you're away and focus on what a holiday is really for: relaxing.\u003C/p>\n\u003Cp> \u003C/p>","Holiday planning for teams | Keep work running smoothly","Prepare your team for the holiday season with practical planning tips. Learn how planning software helps maintain capacity, collaboration and continuity",[59,62,65,68,71,74,77,80],{"question":60,"answer":61},"How do you ensure work continues during the holiday season?","\u003Cp>Good preparation is essential. Make sure all approved annual leave is recorded in your planning well in advance, clearly define who will take over key responsibilities and ensure that all relevant information is stored in one central location. When colleagues have immediate access to tasks, documents and the latest status updates, handovers become much smoother. This helps prevent work from coming to a standstill and avoids the need for colleagues to constantly contact one another for clarification.\u003C/p>",{"question":63,"answer":64},"Why is a central planning system important during the holiday season?","\u003Cp>During the holiday season, not all colleagues are available. That's precisely why it's important for everyone to work from the same up-to-date planning system. A central planning system prevents different versions of Excel spreadsheets or scattered notes from causing confusion. It also gives everyone instant visibility into scheduled work, responsibilities and any changes that have been made.\u003C/p>",{"question":66,"answer":67},"How do you prevent knowledge from being lost when colleagues are on holiday?","\u003Cp>Don't rely on a single employee to hold important information. Instead, store it centrally within the relevant task or planning system. This includes documents, work instructions, notes, checklists and progress updates. That way, colleagues can take over work quickly and confidently without the need for lengthy handovers or detailed explanations.\u003C/p>",{"question":69,"answer":70},"Why is capacity visibility important during the holiday season?","\u003Cp>When employees are on holiday, your available capacity changes. By taking this into account in advance, you can avoid scheduling more work than your team can realistically handle. Planning with capacity in mind creates realistic expectations, helps you prioritise more effectively and ensures work continues to run smoothly, even with fewer people available.\u003C/p>",{"question":72,"answer":73},"What are the biggest risks of using Excel for planning during the holiday season?","\u003Cp>Excel is a familiar tool for many organisations, but it becomes more prone to problems during holiday periods. Spreadsheets are copied, updates are not always shared, and it can quickly become unclear which version is the most up to date. As more colleagues become involved, the risk of miscommunication and errors increases. A central planning tool eliminates these challenges by ensuring everyone always works from the same up-to-date information.\u003C/p>",{"question":75,"answer":76},"How do you prepare your planning for the holiday season?","\u003Cp>Start by recording all approved annual leave and then check whether your available capacity matches the planned workload. Assign colleagues to cover key responsibilities, update any outstanding tasks and ensure all relevant information is complete. Finally, review the planning for the coming weeks together with your team so everyone knows exactly what is expected of them before the holiday period begins.\u003C/p>",{"question":78,"answer":79},"When does a planning process become too dependent on one person?","\u003Cp>You often only notice this when someone is away. Do colleagues constantly need to call the person on holiday? Is no one quite sure about the status of ongoing work? Or does planning come to a standstill until a single employee returns? If so, your planning is probably too dependent on individual knowledge. An effective planning process is accessible to the entire team and continues to run smoothly, even without one specific employee.\u003C/p>",{"question":81,"answer":82},"How does planning software help with holiday planning?","\u003Cp>Modern planning software brings together planning, capacity, annual leave and collaboration in one central place. As a result, changes are visible instantly, tasks can be handed over with ease and everyone always works from the same up-to-date information. This reduces an organisation's dependence on individual employees and ensures that work continues to run smoothly throughout the holiday season.\u003C/p>",{"id":84,"status":5,"photo":85,"first_name":86,"last_name":87,"role":88,"employed":6,"translations":89,"biography":92},22,"/images/cms/aa6afb08-1ea9-4cd4-86ab-66080a1dbb66.jpg","Thijs","Kappert",17,[90,93],{"id":91,"team_id":84,"language_code":16,"biography":92},7,"\u003Cp>Met een scherp oog voor taal en technologie schrijft Thijs over alles wat te maken heeft met software, automatiseringen en productiviteit. Hij ziet het als een kunst om complexe ontwikkelingen begrijpelijk te maken en lezers echt te raken. Dankzij zijn jarenlange ervaring in contentcreatie weet hij precies hoe hij de juiste snaar moet raken bij uiteenlopende doelgroepen.\u003C/p>",{"id":94,"team_id":84,"language_code":51,"biography":95},11,"\u003Cp>With a sharp eye for language and technology, Thijs writes about everything related to software, automation, and productivity. He sees it as an art to make complex developments understandable and to truly engage readers. Thanks to his many years of experience in content creation, he knows exactly how to strike the right chord with diverse audiences.\u003C/p>","",1784688004259]