[{"data":1,"prerenderedAt":97},["Reactive",2],{"blog-inspiration-software-for-marketing-agencies":3},{"id":4,"status":5,"approved":6,"type":7,"publication_date":8,"feature_image":9,"show_circle_in_top_image":6,"tags":10,"top_background_color":11,"top_text_color":12,"logo":10,"use_case_categories":10,"translations":13,"author":83,"blog_id":16,"language_code":51,"title":52,"slug":53,"summary":20,"excerpt":54,"content":55,"extra_info":96,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":56,"meta_description":57,"faqs":58,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},823,"published",true,"inspiration","2026-04-15T12:00:00","/images/cms/d33d1e6e-ded3-4419-a703-5370340c40e9.png",null,"#090049","#FFFFFF",[14,50],{"id":15,"blog_id":16,"language_code":17,"title":18,"slug":19,"summary":20,"excerpt":21,"content":22,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":23,"meta_description":24,"faqs":25,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},815,531,"nl","De beste software voor planning en capaciteit binnen marketing- en creatieve bureaus","software-voor-marketingbureaus","\u003Cp>-\u003C/p>","\u003Cp>Welke software is geschikt voor een marketingbureau? Voor bureaus die meerdere klanten, projecten en specialisten tegelijk plannen, is software die projectplanning combineert met capaciteits- en resourceplanning vaak de beste keuze. \u003C/p>\n\u003Cp>Waarom? Een takenlijst vertelt je wat er moet gebeuren. Maar niet of je designer volgende week nog ruimte heeft. Of development tegelijk beschikbaar is. En al helemaal niet wat die spoedklus van klant A doet met de deadline van klant B. \u003C/p>\n\u003Cp>Juist daar wordt plannen binnen een marketing- of creatief bureau ingewikkeld. Je wilt niet alleen weten \u003Cstrong>wat \u003C/strong>er moet gebeuren, maar ook \u003Cstrong>wie \u003C/strong>het kan uitvoeren, \u003Cstrong>wanneer \u003C/strong>daar ruimte voor is en \u003Cstrong>wat er gebeurt als de planning verandert.\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Welke software helpt daarbij? Waar moet goede software voor marketingbureaus aan voldoen? Wanneer heb je genoeg aan projectmanagementsoftware en wanneer wordt capaciteitsplanning belangrijk? We zetten het voor je op een rij.\u003C/p>","\u003Ch2>Welke software heeft een marketingbureau nodig?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een marketingbureau gebruikt meestal verschillende soorten software. Denk aan een CRM voor sales, software voor urenregistratie, communicatiesoftware en natuurlijk tools om projecten en werkzaamheden te organiseren.\u003C/p>\n\u003Cp>Voor het plannen van de dagelijkse werkzaamheden komt het vooral neer op één vraag:\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Wil je vooral taken beheren of wil je ook grip krijgen op de capaciteit achter die taken?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Voor een klein team met een beperkt aantal projecten kan eenvoudig taakbeheer genoeg zijn. Maar zodra je meerdere klantprojecten tegelijkertijd uitvoert en medewerkers over die projecten verdeelt, wordt het een ander verhaal. \u003C/p>\n\u003Cp>Dan wil je bijvoorbeeld weten: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Wie volgende week nog ruimte heeft\u003C/li>\n\u003Cli>Hoeveel capaciteit het designteam volgende maand heeft\u003C/li>\n\u003Cli>Welke projecten tegelijkertijd om dezelfde developer vragen\u003C/li>\n\u003Cli>Waar overbelasting ontstaat\u003C/li>\n\u003Cli>Kunnen we dat nieuwe klantproject daadwerkelijk aannemen?\u003C/li>\n\u003Cli>Wat gebeurt er met andere deadlines als een project twee weken uitloopt?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Daarom is voor groeiende marketing- en creatieve bureaus software interessant die projectplanning, resourceplanning en capaciteitsplanning bij elkaar brengt. \u003C/p>\n\u003Cp>Want genoeg uren beschikbaar hebben, betekent niet automatisch dat je ook de juiste uren beschikbaar hebt.\u003C/p>\n\u003Ch3>Beschikbare capaciteit is niet altijd de juiste capaciteit\u003C/h3>\n\u003Cp>Stel dat je bureau volgende maand nog 160 uur beschikbaar heeft. Een nieuw websiteproject kost naar verwachting 100 uur.  Moet passen toch?\u003C/p>\n\u003Cp>Totdat je beter kijkt. Van die 100 uur heb je bijvoorbeeld 40 uur design en 35 uur development nodig. Het bureau heeft in totaal voldoende capaciteit, maar de developers zitten vrijwel vol. Er zijn nog maar 16 developmenturen beschikbaar. \u003C/p>\n\u003Cp>Je probleem is dus niet de totale capaciteit. Je mist capaciteit binnen een specifiek specialisme. Dat komt bij marketing- en creatieve bureaus vaak voor. Een designer kun je niet zomaar vervangen door een SEA-specialist. En je developer wordt waarschijnlijk ook niet heel enthousiast als je vraagt of die vanmiddag even drie socialvideo's kan monteren. \u003C/p>\n\u003Cp>Goede planningsoftware moet daarom niet alleen beschikbare uren laten zien, maar je helpen om \u003Cstrong>mensen, specialismen, projecten en capaciteit\u003C/strong> met elkaar te verbinden.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waarom is gewone projectmanagementsoftware niet altijd voldoende?\u003C/h2>\n\u003Cp>Projectmanagementsoftware helpt je om werk te organiseren. Je maakt projecten en taken aan, koppelt verantwoordelijkheden, stelt deadlines in en houdt de voortgang bij. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat is belangrijk. Maar voor veel agencies ontbreekt daarmee nog één cruciaal onderdeel: \u003Cstrong>kan onze planning dit werk eigenlijk aan?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Een taak kan keurig aan Lisa gekoppeld zijn en vrijdag als deadline hebben. Maar als Lisa die week al voor 40 uur staat ingepland, heb je vooral heel netjes vastgelegd waar het probleem zit.\u003C/p>\n\u003Ch3>Projectmanagement draait vooral om wat er moet gebeuren\u003C/h3>\n\u003Cp>Met projectmanagementsoftware beantwoord je meestal vragen als: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Welke taken staan nog open?\u003C/li>\n\u003Cli>Wie is verantwoordelijk?\u003C/li>\n\u003Cli>Wat is de deadline?\u003C/li>\n\u003Cli>Wat is de status?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke taken horen bij welk project?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke werkzaamheden zijn afhankelijk van elkaar? \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Daarmee krijg je grip op de uitvoering van een project. \u003C/p>\n\u003Ch3>Capaciteitsplanning draait om haalbaarheid\u003C/h3>\n\u003Cp>Met capaciteitsplanning kijk je daarnaast naar de mensen en beschikbare tijd achter het werk. Je wilt bijvoorbeeld weten: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Hoeveel uur is iemand beschikbaar?\u003C/li>\n\u003Cli>Hoeveel werk staat al ingepland?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke specialist heb je nodig?\u003C/li>\n\u003Cli>Wanneer ontstaat er ruimte?\u003C/li>\n\u003Cli>Wie dreigt overbelast te raken?\u003C/li>\n\u003Cli>Waar zit nog vrije capaciteit?\u003C/li>\n\u003Cli>Wat gebeurt er als werkzaamheden verschuiven?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Dat geeft grip op de haalbaarheid van je planning. Voor een bureau met vijf medewerkers en een handvol projecten is dat verschil misschien nog klein. Bij twintig, dertig of vijftig medewerkers die aan tientallen klantprojecten werken, wordt het ineens een stuk belangrijker. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waar moet software voor een marketingbureau aan voldoen?\u003C/h2>\n\u003Cp>Niet iedere agency werkt hetzelfde. Toch zijn er een aantal functies die bij het kiezen van software voor marketingbureaus extra belangrijk zijn. \u003C/p>\n\u003Ch3>Meerdere klantprojecten tegelijk plannen\u003C/h3>\n\u003Cp>Bureaus werken bijna nooit aan één project tegelijk. De ene designer werkt maandag aan een nieuwe huisstijl, dinsdag aan een campagne en woensdag aan een website. Ondertussen lopen er nog feedbackrondes voor drie andere klanten. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarom heb je een totaaloverzicht nodig. Je wilt niet alleen zien wat er binnen één klantproject gebeurt, maar ook hoe alle projecten samen beslag leggen op je team. Zo voorkom je dat drie projectmanagers onafhankelijk van elkaar dezelfde designer voor donderdagmiddag claimen.\u003C/p>\n\u003Ch3>Capaciteit per medewerker of team bekijken\u003C/h3>\n\u003Cp>Een belangrijke functie van planningsoftware voor agencies is inzicht in beschikbare capaciteit. Je wilt snel antwoord krijgen op vragen als: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Wie heeft volgende week nog ruimte?\u003C/li>\n\u003Cli>Hoeveel uur is development in oktober beschikbaar?\u003C/li>\n\u003Cli>Wanneer hebben design en development tegelijkertijd capaciteit?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke collega's staan structureel te vol gepland?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Zonder dat inzicht wordt capaciteit al snel bepaald door rondvragen, losse spreadsheets en een flinke dosis geheugenwerk. Met capaciteitsplanning wordt beschikbaarheid concreet en kun je verder vooruitkijken.\u003C/p>\n\u003Ch3>Verschillende specialismen plannen\u003C/h3>\n\u003Cp>Niet iedere beschikbare medewerker is geschikt voor iedere klus. Een marketing- of creatief bureau werkt bijvoorbeeld met: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>projectmanagers;\u003C/li>\n\u003Cli>designers;\u003C/li>\n\u003Cli>copywriters;\u003C/li>\n\u003Cli>strategen;\u003C/li>\n\u003Cli>developers;\u003C/li>\n\u003Cli>SEO-specialisten;\u003C/li>\n\u003Cli>SEA-specialisten;\u003C/li>\n\u003Cli>socialmediamarketeers;\u003C/li>\n\u003Cli>videomakers.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Daarom moet je niet alleen zien hoeveel capaciteit beschikbaar is, maar vooral welke capaciteit. Dat maakt resourceplanning belangrijk. Je verdeelt niet zomaar uren over mensen, maar koppelt het juiste werk aan de juiste specialist. \u003C/p>\n\u003Ch3>Deadlines en voortgang bewaken\u003C/h3>\n\u003Cp>Capaciteit is slechts één kant van het verhaal. Je wilt natuurlijk ook weten hoe projecten ervoor staan. Welke werkzaamheden lopen volgens planning? Welke taken zijn vertraagd? Welke deadline komt dichterbij? En welk project heeft extra aandacht nodig?\u003C/p>\n\u003Cp>Door planning en voortgang te combineren, zie je niet alleen wat je vooraf bedacht had, maar ook wat er daadwerkelijk gebeurt. \u003C/p>\n\u003Ch3>Snel kunnen herplannen\u003C/h3>\n\u003Cp>Een planning binnen een agency is zelden lang hetzelfde. Een klant levert input te laat aan. Feedback duurt drie dagen langer. Een campagne moet ineens eerder live. Een collega valt uit. Of een \"kleine aanpassing\" blijkt toch een complete nieuwe landingspagina te zijn. \u003C/p>\n\u003Cp>Herkenbaar?\u003C/p>\n\u003Cp>Daarom moet goede planning software voor marketingbureaus flexibel zijn. Als werkzaamheden verschuiven, wil je eenvoudig kunnen herplannen en direct zien wat dat betekent voor andere werkzaamheden, medewerkers en deadlines. \u003C/p>\n\u003Ch3>Verschillende planningsweergaven gebruiken\u003C/h3>\n\u003Cp>Een projectmanager kijkt anders naar de planning dan een teamlead of medewerker. De één wil een \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/functionaliteiten/kanban\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Kanban-bord\u003C/a> met de status van werkzaamheden. De ander wil een \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/functionaliteiten/tijdlijn\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">tijdlijn\u003C/a> bekijken. Een planner wil juist weten hoe het team de komende weken bezet is. Meerdere planningsweergaven helpen iedereen om vanuit zijn eigen rol naar hetzelfde werk te kijken. \u003C/p>\n\u003Ch3>Geplande tijd vergelijken met bestede uren\u003C/h3>\n\u003Cp>Hoe goed je ook plant, een inschatting blijft een inschatting. Daarom is het waardevol om geplande tijd te vergelijken met de tijd die uiteindelijk aan werkzaamheden is besteed.\u003C/p>\n\u003Cp>Blijkt een bepaald type campagne structureel meer designuren te kosten? Of schat je development bij websiteprojecten steeds te krap in? Dan kun je toekomstige projecten realistischer plannen. En daar wordt niet alleen je planning beter van, ook offertes en marges profiteren ervan. \u003C/p>\n\u003Ch3>Terugkerende werkzaamheden plannen\u003C/h3>\n\u003Cp>Niet ieder klantproject heeft een duidelijke start- en einddatum. Veel marketingbureaus werken met retainers of terugkerende werkzaamheden zoals: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>maandelijkse SEO-werkzaamheden;\u003C/li>\n\u003Cli>socialcontent;\u003C/li>\n\u003Cli>advertentie-optimalisaties;\u003C/li>\n\u003Cli>rapportages;\u003C/li>\n\u003Cli>nieuwsbrieven;\u003C/li>\n\u003Cli>websiteonderhoud. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Die werkzaamheden wil je niet iedere maand opnieuw handmatig inplannen. Met terugkerende activiteiten bespaar je tijd en voorkom je dat vast klantwerk tussen alle projecten door uit beeld raakt.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe ziet capaciteitsplanning binnen een creatief bureau er in de praktijk uit?\u003C/h2>\n\u003Cp>Stel, je werkt bij een creatief digital agency met 30 medewerkers en 40 lopende klantprojecten. Binnen het team werken designers, developers, marketeers, copywriters en projectmanagers. Op maandag komt een aanvraag binnen voor een nieuwe website. Een mooie opdracht, sales wil natuurlijk graag weten wanneer het bureau kan starten. \u003C/p>\n\u003Cp>Je kijkt naar de totale planning en ziet dat er over zes weken voldoende uren beschikbaar zijn. Probleem opgelost? Niet helemaal. \u003C/p>\n\u003Cp>De echte vraag is namelijk niet: \u003Cstrong>\"Hebben we over zes weken 200 uur vrij?\"\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Maar: \u003Cstrong>\"Hebben de juiste designers en developers in dezelfde periode voldoende ruimte?\"\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Misschien heeft design ruimte in week één en twee, terwijl development pas vanaf week vier beschikbaar is. Ondertussen verschuift een bestaand websiteproject twee weken omdat een andere klant zijn content te laat aanlevert. Daardoor verandert ook de beschikbare capaciteit voor het nieuwe project. \u003C/p>\n\u003Cp>En daar gaat je planning. \u003C/p>\n\u003Cp>Met goede resource- en capaciteitsplanning zie je dit soort knelpunten eerder. Je kunt werkzaamheden verschuiven, capaciteit anders verdelen of een realistische startdatum afspreken voordat de klant iets is beloofd. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Welke soorten software zijn er voor marketing- en creatieve bureaus? \u003C/h2>\n\u003Cp>Wie zoekt naar software voor een marketingbureau komt al snel tientallen tools tegen. Van simpele takenlijsten tot complete agency management platforms. \u003C/p>\n\u003Cp>Grofweg kun je vier soorten software onderscheiden: \u003C/p>\n\u003Col>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Projectmanagementsoftware\u003C/strong> \u003Cbr>Vooral geschikt voor: teams die projecten en taken willen organiseren.\u003Cbr>Sterk in: taken, deadlines, workflows en samenwerking.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Resource- en capaciteitsplanning \u003C/strong>\u003Cbr>Vooral geschikt voor: bureaus met veel gedeelde specialisten. \u003Cbr>Sterk in: beschikbaarheid, bezetting en werkbelasting. \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>PSA- of agency management software\u003C/strong>\u003Cbr>Vooral geschikt voor: bureaus die veel bedrijfsprocessen willen combineren.\u003Cbr>Sterk in: projecten, uren, budgetten en bedrijfsvoering.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Planningsoftware \u003Cbr>\u003C/strong>Vooral geschikt voor: bureaus die werk, mensen en capaciteit samen willen plannen. \u003Cbr>Sterk in: visuele planning, resources, capaciteit en voortgang. \u003C/li>\n\u003C/ol>\n\u003Cp>Welke categorie het beste past, hangt af van het probleem dat je probeert op te lossen. \u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer kies je projectmanagementsoftware?\u003C/h3>\n\u003Cp>Projectmanagementsoftware past goed als je belangrijkste uitdaging is: \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Wie doet wat en wanneer moet het af zijn? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Je gebruikt de software om projecten op te delen in taken, verantwoordelijkheden toe te wijzen, workflows in te richten en deadlines te bewaken. Voor kleinere teams of bureaus waar medewerkers grotendeels aan vaste projecten werken, kan dat voldoende zijn.\u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer kies je resource- en capaciteitsplanning?\u003C/h3>\n\u003Cp>Resourceplanning wordt belangrijk zodra meerdere projecten om dezelfde medewerkers of specialismen concurreren. Je vraag verandert dan van: \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cem>\"Welke taken moeten we uitvoeren?\"\u003C/em>\u003C/p>\n\u003Cp>naar:\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cem>\"Wie heeft wanneer ruimte om ze uit te voeren?\" \u003C/em>\u003C/p>\n\u003Cp>Voor agencies met veel parallelle klantprojecten is dat een belangrijk verschil.\u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer kies je PSA- of agency management software?\u003C/h3>\n\u003Cp>PSA staat voor Professional Services Automation. Dit soort software probeert verschillende processen binnen zakelijke dienstverleners samen te brengen. \u003C/p>\n\u003Cp>Afhankelijk van het pakket gaat het bijvoorbeeld om projecten, resources, uren, budgetten, rapportages en facturatie. Dat kan interessant zijn wanneer je veel bedrijfsprocessen binnen één systeem wilt organiseren. Zoek je vooral een toegankelijke oplossing voor de operationele planning, dan kan zo'n uitgebreid pakket juist meer zijn dan je nodig hebt. \u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer kies je planningsoftware? \u003C/h3>\n\u003Cp>Planningsoftware is interessant wanneer je \u003Cstrong>werk en capaciteit visueel bij elkaar wilt brengen. \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Je ziet dan niet alleen welke projecten en activiteiten er zijn, maar ook wanneer werkzaamheden gepland staan, bij wie ze liggen en hoeveel capaciteit beschikbaar is. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarmee ontstaat één overzicht waarin planning, resources en uitvoering samenkomen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Wanneer is Excel niet meer geschikt voor de planning van een marketingbureau?\u003C/h2>\n\u003Cp>Excel kan verrassend lang werken. Zeker bij een klein team is een spreadsheet snel gemaakt, flexibel en bij iedereen bekend. Het probleem ontstaat meestal niet doordat Excel ineens \"verkeerd\" is. Het ontstaat wanneer de organisatie sneller verandert dan de spreadsheet kan bijhouden. \u003C/p>\n\u003Cp>Herken je meerdere van deze situaties?\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>De planner is de enige die precies begrijpt hoe het bestand werkt.\u003C/li>\n\u003Cli>Er bestaan meerdere versies van dezelfde planning. \u003C/li>\n\u003Cli>Capaciteit wordt handmatig berekend. \u003C/li>\n\u003Cli>Wijzigingen zorgen voor veel schuifwerk. \u003C/li>\n\u003Cli>Medewerkers kunnen lastig zelf de actuele planning bekijken. \u003C/li>\n\u003Cli>Taken staan in een projectmanagementtool, terwijl capaciteit in Excel staat. \u003C/li>\n\u003Cli>Uren worden weer ergens anders geregistreerd. \u003C/li>\n\u003Cli>Capaciteitsproblemen worden pas zichtbaar als deadlines al in gevaar komen.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Dan is het waarschijnlijk tijd om naar een Excel-alternatief voor je marketingbureau te kijken. Niet omdat spreadsheets slecht zijn, maar omdat planning inmiddels een gedeeld proces is geworden.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe voorkom je overbelasting van medewerkers binnen een agency?\u003C/h2>\n\u003Cp>Overbelasting voorkom je door beschikbare capaciteit te vergelijken met het werk dat al staat ingepland. Dat klinkt simpel. In de praktijk wordt het lastiger wanneer één medewerker tegelijkertijd voor vijf klanten werkt. \u003C/p>\n\u003Cp>Een goede aanpak bestaat uit een paar stappen:\u003C/p>\n\u003Col>\n\u003Cli>Leg de beschikbare capaciteit per medewerker vast. \u003C/li>\n\u003Cli>Maak realistische inschattingen van werkzaamheden.\u003C/li>\n\u003Cli>Plan werk over alle klantprojecten heen.\u003C/li>\n\u003Cli>Bekijk de werkbelasting per medewerker en team. \u003C/li>\n\u003Cli>Kijk ook een paar weken of maanden vooruit.\u003C/li>\n\u003Cli>Herverdeel werk voordat iemand structureel boven de beschikbare capaciteit komt. \u003C/li>\n\u003Cli>Controleer bij wijzigingen wat het effect is op andere projecten. \u003C/li>\n\u003C/ol>\n\u003Cp>Zo gebruik je capaciteitsplanning om problemen voor te zijn.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe plan je meerdere klantprojecten tegelijk?\u003C/h2>\n\u003Cp>Meerdere klantprojecten plannen begint met één totaaloverzicht. Als ieder project volledig los van de rest wordt gepland, zie je niet dat dezelfde mensen op verschillende plekken nodig zijn. Plan werkzaamheden daarom niet alleen binnen projecten, maar bekijk ze ook over projecten heen. \u003C/p>\n\u003Cp>Koppel activiteiten aan medewerkers of teams, voeg een realistische tijdsinschatting toe en vergelijk die geplande belasting met de beschikbare capaciteit. \u003C/p>\n\u003Cp>Zo zie je sneller: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>welke projecten tegelijkertijd dezelfde resources vragen;\u003C/li>\n\u003Cli>waar ruimte beschikbaar is;\u003C/li>\n\u003Cli>waar deadlines met elkaar botsen;\u003C/li>\n\u003Cli>welke medewerker te vol raakt;\u003C/li>\n\u003Cli>wanneer een nieuw project realistischer kan starten. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Dat maakt je planning niet alleen overzichtelijker, maar ook betrouwbaarder richting klanten. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Welke software combineert projectplanning en capaciteitsplanning?\u003C/h2>\n\u003Cp>Software die projectplanning en capaciteitsplanning combineert, brengt het geplande werk en de beschikbare mensen in dezelfde omgeving samen. Je kunt dan bijvoorbeeld zien: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>welke projecten lopen;\u003C/li>\n\u003Cli>welke werkzaamheden gepland zijn;\u003C/li>\n\u003Cli>wie eraan werkt;\u003C/li>\n\u003Cli>hoeveel capaciteit beschikbaar is; \u003C/li>\n\u003Cli>hoe zwaar medewerkers belast zijn; \u003C/li>\n\u003Cli>hoe het werk ervoor staat; \u003C/li>\n\u003Cli>waar vertraging ontstaat; \u003C/li>\n\u003Cli>wat er moet verschuiven als prioriteiten veranderen. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Voor marketing- en creatieve bureaus met veel parallel werk is die combinatie vaak waardevoller dan losse systemen voor taken en capaciteit. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Wanneer past vPlan bij een marketing- of creatief bureau?\u003C/h2>\n\u003Cp>vPlan past vooral bij bureaus waarbij projectplanning, capaciteit, resources en voortgang nauw met elkaar samenhangen. Bijvoorbeeld wanneer je: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>meerdere klantprojecten tegelijkertijd uitvoert;\u003C/li>\n\u003Cli>medewerkers over verschillende projecten verdeelt;\u003C/li>\n\u003Cli>vooraf wilt weten hoeveel capaciteit beschikbaar is;\u003C/li>\n\u003Cli>met verschillende disciplines en specialismen werkt;\u003C/li>\n\u003Cli>werkbelasting inzichtelijk wilt maken; \u003C/li>\n\u003Cli>regelmatig werkzaamheden moet herplannen; \u003C/li>\n\u003Cli>planning en uitvoering vanuit één omgeving wilt organiseren. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Met vPlan plan je werk visueel en bekijk je de planning vanuit verschillende weergaven. Zo krijg je niet alleen overzicht van wat er moet gebeuren, maar ook wanneer het gepland staat en wie ermee aan de slag gaat. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarmee kun je capaciteit en werkzaamheden beter op elkaar afstemmen en sneller reageren wanneer de planning verandert. Is vPlan daarmee automatisch de beste software voor ieder marketingbureau? Nee. \u003C/p>\n\u003Cp>Als je alleen een eenvoudige takenlijst zoekt, kan een simpele projectmanagementtool prima voldoen. En wil je één groot systeem voor vrijwel je volledige bedrijfsvoering, inclusief uitgebreide financiële processen, dan kan gespecialiseerde PSA-software beter aansluiten. \u003C/p>\n\u003Cp>Maar klinkt jullie grootste planningsprobleem ongeveer als: \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cem>\"We hebben genoeg mensen, projecten en tools, maar we missen overzicht over wie wanneer ruimte heeft.\" \u003C/em>\u003C/p>\n\u003Cp>Dan is het slim om software te bekijken waarin planning en capaciteit samenkomen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Krijg grip op projecten en capaciteit\u003C/h2>\n\u003Cp>Een groeiend marketingbureau heeft meestal geen gebrek aan takenlijstjes. De echte uitdaging begint wanneer meerdere klanten, projecten, deadlines en specialisten om dezelfde capaciteit concurreren. \u003C/p>\n\u003Cp>Welke designer heeft volgende week ruimte? Wanneer kan development starten? Kun je die nieuwe campagne er nog bij plannen? Waar ontstaat volgende maand een knelpunt? En wat gebeurt er met de rest als één project twee weken verschuift?\u003C/p>\n\u003Cp>Goede software voor marketingbureaus helpt je daarom niet alleen om te bepalen wat er moet gebeuren. Je krijgt ook inzicht in wie het werk kan uitvoeren, hoeveel ruimte er beschikbaar is en wat veranderingen betekenen voor de rest van de planning. \u003C/p>\n\u003Cp>Met vPlan breng je planning, capaciteit, resources en voortgang bij elkaar. Zo maak je van \u003Cem>\"volgens mij moet het passen\" \u003C/em>een planning waar je daadwerkelijk op kunt sturen.\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Benieuwd hoe dat er voor jouw bureau uitziet? \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/contact\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ontdek vPlan of plan een demo en ervaar hoe je projecten en capaciteit samen plant.\u003C/a>\u003C/strong>\u003C/p>","Software voor marketingbureaus: planning & capaciteit | vPlan","Welke software past bij een marketing- of creatief bureau? Vergelijk projectplanning en capaciteitsplanning en voorkom overbelasting en gemiste deadlines.",[26,29,32,35,38,41,44,47],{"question":27,"answer":28},"Welke software is geschikt voor marketingbureaus?","\u003Cp>Voor marketingbureaus met meerdere klantprojecten is software die projectplanning, capaciteit, resources en voortgang combineert vaak geschikt. Bij kleinere teams kan taakgerichte projectmanagementsoftware voldoende zijn. Naarmate meer projecten dezelfde specialisten nodig hebben, wordt capaciteitsplanning belangrijker. \u003C/p>",{"question":30,"answer":31},"Welke software is geschikt voor creatieve bureaus?","\u003Cp>Creatieve bureaus hebben vooral baat bij software waarmee designers, copywriters, strategen, developers en andere specialisten over meerdere projecten kunnen worden gepland. Let bij de keuze op functies voor visuele planning, capaciteit, werkbelasting, deadlines en flexibel herplannen. \u003C/p>",{"question":33,"answer":34},"Welke software helpt marketingbureaus met capaciteitsplanning?","\u003Cp>Capaciteitsplanning software laat zien hoeveel beschikbare tijd medewerkers of teams hebben en hoeveel werk al is ingepland. Daarmee zie je vooraf waar ruimte of overbelasting ontstaat. Voor agencies is vooral belangrijk dat capaciteit over meerdere klantprojecten heen zichtbaar is.\u003C/p>",{"question":36,"answer":37},"Wat is goede projectplanning software voor marketingbureaus?","\u003Cp>Goede projectplanning software geeft overzicht over meerdere projecten, deadlines, medewerkers en voortgang. Is capaciteit regelmatig een knelpunt? Kies dan software die naast projectplanning ook resource- en capaciteitsplanning ondersteunt. \u003C/p>",{"question":39,"answer":40},"Wat is een goed alternatief voor Excel voor een marketingbureau?","\u003Cp>Een goed Excel-alternatief biedt een gedeelde en actuele planning waarin wijzigingen direct zichtbaar zijn. Voor groeiende marketingbureaus zijn functies voor capaciteit, werkbelasting, verschillende planningsweergaven en projectvoortgang extra belangrijk.\u003C/p>",{"question":42,"answer":43},"Heb je als marketingbureau projectmanagementsoftware of capaciteitsplanning nodig?","\u003Cp>Heb je vooral moeite om taken, deadlines en verantwoordelijkheden te organiseren? Dan kan projectmanagementsoftware voldoende zijn. Wil je vooral weten wie wanneer beschikbaar is en hoeveel werk je team aankan, dan heb je capaciteits- of resourceplanning nodig. Veel groeiende bureaus hebben uiteindelijk behoefte aan beide.\u003C/p>",{"question":45,"answer":46},"Welke software laat zien welke medewerker nog beschikbaar is?","\u003Cp>Software met resource- of capaciteitsplanning geeft inzicht in de beschikbare capaciteit per medewerker of team. Je vergelijkt de beschikbare tijd met het werk dat al staat ingepland. Zo zie je wie ruimte heeft en waar juist overbelasting dreigt.\u003C/p>",{"question":48,"answer":49},"Welke software is geschikt als de planning vaak verandert?","\u003Cp>Kies software waarmee je werkzaamheden makkelijk kunt herplannen en waarbij je direct ziet wat wijzigingen betekenen voor medewerkers, capaciteit en andere projecten. Dat is vooral belangrijk voor agencies waar feedback, spoedklussen en veranderende klantdeadlines onderdeel zijn van de dagelijkse praktijk.\u003C/p>",{"id":4,"blog_id":16,"language_code":51,"title":52,"slug":53,"summary":20,"excerpt":54,"content":55,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":56,"meta_description":57,"faqs":58,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},"en","The best software for planning and capacity within marketing and creative agencies","software-for-marketing-agencies","\u003Cp>Which software is suitable for a marketing agency? For agencies planning multiple clients, projects and specialists at the same time, software that combines project planning with capacity and resource planning is often the best choice.\u003C/p>\n\u003Cp>Why? A task list tells you what needs to be done. But not whether your designer still has capacity next week. Or whether development is available at the same time. And certainly not what that urgent job for client A does to the deadline for client B.\u003C/p>\n\u003Cp>This is precisely where planning within a marketing or creative agency becomes complicated. You not only want to know \u003Cstrong>what \u003C/strong>needs to be done, but also \u003Cstrong>who \u003C/strong>can do it, \u003Cstrong>when \u003C/strong>there is capacity for it and \u003Cstrong>what happens when the planning changes.\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Which software can help with this? What should good software for marketing agencies offer? When is project management software enough, and when does capacity planning become important? We’ve laid it all out for you.\u003C/p>","\u003Ch2>What software does a marketing agency need?\u003C/h2>\n\u003Cp>A marketing agency usually uses several types of software. Think of a CRM for sales, time-tracking software, communication software and, of course, tools for organising projects and work.\u003C/p>\n\u003Cp>When it comes to planning day-to-day work, it mainly comes down to one question:\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Do you primarily want to manage tasks, or do you also want to get a handle on the capacity behind those tasks?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>For a small team with a limited number of projects, simple task management may be enough. But as soon as you are running multiple client projects at the same time and allocating employees across those projects, it becomes a different story.\u003C/p>\n\u003Cp>Then you want to know, for example:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Who still has capacity next week\u003C/li>\n\u003Cli>How much capacity the design team has next month\u003C/li>\n\u003Cli>Which projects need the same developer at the same time\u003C/li>\n\u003Cli>Where people are becoming overloaded\u003C/li>\n\u003Cli>Can we actually take on that new client project?\u003C/li>\n\u003Cli>What happens to other deadlines if a project runs two weeks late?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>That is why, for growing marketing and creative agencies, software that brings together project planning, resource planning and capacity planning is particularly useful.\u003C/p>\n\u003Cp>Because having enough hours available does not automatically mean you have the right hours available.\u003C/p>\n\u003Ch3>Available capacity is not always the right capacity\u003C/h3>\n\u003Cp>Suppose your agency still has 160 hours available next month. A new website project is expected to take 100 hours. That should fit, right?\u003C/p>\n\u003Cp>Until you take a closer look. Of those 100 hours, you might need 40 hours of design and 35 hours of development. The agency has enough capacity overall, but the developers are almost fully booked. There are only 16 development hours available.\u003C/p>\n\u003Cp>So your problem is not the total capacity. You lack capacity within a specific specialism. This is common at marketing and creative agencies. You cannot simply replace a designer with a SEA specialist. And your developer probably will not be too thrilled if you ask them to spend the afternoon editing three social media videos. \u003C/p>\n\u003Cp>Good planning software should therefore not only show available hours, but help you connect \u003Cstrong>people, specialisms, projects and capacity\u003C/strong>.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Why isn’t standard project management software always enough?\u003C/h2>\n\u003Cp>Project management software helps you organise work. You create projects and tasks, assign responsibilities, set deadlines and track progress.\u003C/p>\n\u003Cp>That is important. But for many agencies, one crucial element is still missing: \u003Cstrong>does our planning actually have the capacity to handle this work?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>A task can be neatly assigned to Lisa with Friday set as the deadline. But if Lisa is already planned for 40 hours that week, all you have really done is document exactly where the problem lies.\u003C/p>\n\u003Ch3>Project management is mainly about what needs to be done\u003C/h3>\n\u003Cp>With project management software, you usually answer questions such as:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Which tasks are still outstanding?\u003C/li>\n\u003Cli>Who is responsible?\u003C/li>\n\u003Cli>What is the deadline?\u003C/li>\n\u003Cli>What is the status?\u003C/li>\n\u003Cli>Which tasks belong to which project?\u003C/li>\n\u003Cli>Which activities depend on each other?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>This gives you control over the execution of a project.\u003C/p>\n\u003Ch3>Capacity planning is about feasibility\u003C/h3>\n\u003Cp>With capacity planning, you also look at the people and available time behind the work. For example, you want to know:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>How many hours is someone available?\u003C/li>\n\u003Cli>How much work is already planned?\u003C/li>\n\u003Cli>Which specialist do you need?\u003C/li>\n\u003Cli>When does capacity become available?\u003C/li>\n\u003Cli>Who is at risk of becoming overloaded?\u003C/li>\n\u003Cli>Where is there still spare capacity?\u003C/li>\n\u003Cli>What happens when work is moved?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>This gives you control over the feasibility of your planning. For an agency with five employees and a handful of projects, that difference may still be relatively small. With twenty, thirty or fifty employees working on dozens of client projects, it suddenly becomes much more important.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What should software for a marketing agency offer?\u003C/h2>\n\u003Cp>Not every agency works in the same way. Even so, there are a number of features that are particularly important when choosing software for marketing agencies. \u003C/p>\n\u003Ch3>Planning multiple client projects at the same time\u003C/h3>\n\u003Cp>Agencies almost never work on just one project at a time. One designer might work on a new visual identity on Monday, a campaign on Tuesday and a website on Wednesday. Meanwhile, feedback rounds are still ongoing for three other clients.\u003C/p>\n\u003Cp>That is why you need an overall view. You want to see not only what is happening within a single client project, but also how all projects together are using your team’s capacity. This prevents three project managers from independently planning the same designer for Thursday afternoon.\u003C/p>\n\u003Ch3>View capacity by employee or team\u003C/h3>\n\u003Cp>An important feature of planning software for agencies is insight into available capacity. You want to be able to quickly answer questions such as:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Who still has capacity next week?\u003C/li>\n\u003Cli>How many development hours are available in October?\u003C/li>\n\u003Cli>When do design and development have capacity at the same time?\u003C/li>\n\u003Cli>Which colleagues are consistently planned beyond their capacity?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Without this insight, capacity is soon determined by asking around, using separate spreadsheets and relying heavily on memory. With capacity planning, availability becomes concrete and you can plan further ahead.\u003C/p>\n\u003Ch3>Planning different specialisms\u003C/h3>\n\u003Cp>Not every available employee is suitable for every job. A marketing or creative agency might work with:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>project managers;\u003C/li>\n\u003Cli>designers;\u003C/li>\n\u003Cli>copywriters;\u003C/li>\n\u003Cli>strategists;\u003C/li>\n\u003Cli>developers;\u003C/li>\n\u003Cli>SEO specialists;\u003C/li>\n\u003Cli>SEA specialists;\u003C/li>\n\u003Cli>social media marketers;\u003C/li>\n\u003Cli>video producers.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>That is why you need to see not only how much capacity is available, but more importantly what type of capacity is available. This makes resource planning important. Rather than simply allocating hours to people, you match the right work with the right specialist.\u003C/p>\n\u003Ch3>Monitoring deadlines and progress\u003C/h3>\n\u003Cp>Capacity is only one side of the story. Of course, you also want to know how projects are progressing. Which activities are going according to plan? Which tasks are delayed? Which deadline is approaching? And which project needs extra attention?\u003C/p>\n\u003Cp>By combining planning and progress, you can see not only what you planned in advance, but also what is actually happening.\u003C/p>\n\u003Ch3>Being able to replan quickly\u003C/h3>\n\u003Cp>Planning within an agency rarely stays the same for long. A client provides input too late. Feedback takes three days longer. A campaign suddenly needs to go live earlier. A colleague is unavailable. Or a ‘small adjustment’ turns out to be a completely new landing page. \u003C/p>\n\u003Cp>Sound familiar?\u003C/p>\n\u003Cp>That is why good planning software for marketing agencies needs to be flexible. When work shifts, you want to be able to replan easily and immediately see what that means for other work, employees and deadlines.\u003C/p>\n\u003Ch3>Using different planning views\u003C/h3>\n\u003Cp>A project manager looks at the planning differently from a team leader or employee. One person wants a \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/functionaliteiten/kanban\">Kanban board\u003C/a> showing the status of work. Another wants to view a \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/functionaliteiten/tijdlijn\">timeline\u003C/a>. A planner, on the other hand, wants to know how busy the team will be over the coming weeks. Multiple planning views help everyone look at the same work from the perspective of their own role. \u003C/p>\n\u003Ch3>Comparing planned time with hours spent\u003C/h3>\n\u003Cp>No matter how well you plan, an estimate remains an estimate. That is why it is valuable to compare planned time with the time ultimately spent on the work.\u003C/p>\n\u003Cp>Does a certain type of campaign consistently require more design hours? Or do you repeatedly underestimate development time for website projects? If so, you can plan future projects more realistically. This not only improves your planning, but also benefits your quotes and margins.\u003C/p>\n\u003Ch3>Planning recurring work\u003C/h3>\n\u003Cp>Not every client project has a clear start and end date. Many marketing agencies work with retainers or recurring work such as:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>monthly SEO work;\u003C/li>\n\u003Cli>social media content;\u003C/li>\n\u003Cli>advertising optimisations;\u003C/li>\n\u003Cli>reports;\u003C/li>\n\u003Cli>newsletters;\u003C/li>\n\u003Cli>website maintenance.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>You do not want to manually plan this work again every month. Recurring activities save time and prevent regular client work from getting lost amongst all the other projects.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What does capacity planning look like in practice within a creative agency?\u003C/h2>\n\u003Cp>Suppose you work at a creative digital agency with 30 employees and 40 active client projects. The team includes designers, developers, marketers, copywriters and project managers. On Monday, a request comes in for a new website. It is a great project, and sales naturally wants to know when the agency can start.\u003C/p>\n\u003Cp>You look at the overall planning and see that there are enough hours available in six weeks’ time. Problem solved? Not quite. \u003C/p>\n\u003Cp>The real question is not: \u003Cstrong>\"Do we have 200 hours available in six weeks?\"\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>But: \u003Cstrong>\"Do the right designers and developers have enough capacity during the same period?\"\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Perhaps design has capacity in weeks one and two, while development is not available until week four. Meanwhile, an existing website project is delayed by two weeks because another client provides their content late. This also changes the available capacity for the new project.\u003C/p>\n\u003Cp>And there goes your planning. \u003C/p>\n\u003Cp>With good resource and capacity planning, you can spot these kinds of bottlenecks earlier. You can move work, allocate capacity differently or agree on a realistic start date before anything is promised to the client.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What types of software are available for marketing and creative agencies? \u003C/h2>\n\u003Cp>When searching for software for a marketing agency, you will quickly come across dozens of tools. From simple task lists to complete agency management platforms. \u003C/p>\n\u003Cp>Broadly speaking, there are four types of software:\u003C/p>\n\u003Col>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Project management software\u003C/strong>\u003Cbr>Best suited to: teams that want to organise projects and tasks.\u003Cbr>Strong in: tasks, deadlines, workflows and collaboration.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Resource and capacity planning\u003C/strong> \u003Cbr>Best suited to: agencies with many shared specialists.\u003Cbr>Strong in: availability, utilisation and workload.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>PSA or agency management software\u003C/strong>\u003Cbr>Best suited to: agencies that want to combine many business processes.\u003Cbr>Strong in: projects, hours, budgets and business operations.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Planning software \u003Cbr>\u003C/strong>Best suited to: agencies that want to plan work, people and capacity together.\u003Cbr>Strong in: visual planning, resources, capacity and progress. \u003C/li>\n\u003C/ol>\n\u003Cp>Which category is the best fit depends on the problem you are trying to solve. \u003C/p>\n\u003Ch3>When should you choose project management software?\u003C/h3>\n\u003Cp>Project management software is a good fit if your main challenge is:\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Who does what and when does it need to be finished? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>You use the software to divide projects into tasks, assign responsibilities, set up workflows and monitor deadlines. For smaller teams or agencies where employees largely work on fixed projects, this may be sufficient.\u003C/p>\n\u003Ch3>When should you choose resource and capacity planning?\u003C/h3>\n\u003Cp>Resource planning becomes important as soon as multiple projects compete for the same employees or specialisms. Your question then changes from:\u003C/p>\n\u003Cp>\"Which tasks do we need to complete?\"\u003C/p>\n\u003Cp>to:\u003C/p>\n\u003Cp>\"Who has capacity to complete them, and when?\" \u003C/p>\n\u003Cp>For agencies with many client projects running in parallel, that is an important distinction.\u003C/p>\n\u003Ch3>When should you choose PSA or agency management software?\u003C/h3>\n\u003Cp>PSA stands for Professional Services Automation. This type of software aims to bring together various processes within professional services businesses.\u003C/p>\n\u003Cp>Depending on the software, this may include projects, resources, hours, budgets, reporting and invoicing. This can be useful if you want to organise many business processes within a single system. If you are primarily looking for an accessible solution for operational planning, such a comprehensive package may offer more than you need.\u003C/p>\n\u003Ch3>When should you choose planning software?\u003C/h3>\n\u003Cp>Planning software is useful when you want to \u003Cstrong>bring work and capacity together visually. \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>You can then see not only which projects and activities there are, but also when work is planned, who is responsible for it and how much capacity is available. \u003C/p>\n\u003Cp>This gives you a single overview that brings together planning, resources and execution.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>When is Excel no longer suitable for planning at a marketing agency?\u003C/h2>\n\u003Cp>Excel can work surprisingly well for quite a long time. Particularly with a small team, a spreadsheet is quick to create, flexible and familiar to everyone. The problem usually does not arise because Excel suddenly becomes \"wrong\". It arises when the organisation changes faster than the spreadsheet can keep up. \u003C/p>\n\u003Cp>Do you recognise several of these situations?\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>The planner is the only person who fully understands how the file works.\u003C/li>\n\u003Cli>There are multiple versions of the same planning.\u003C/li>\n\u003Cli>Capacity is calculated manually.\u003C/li>\n\u003Cli>Changes require a lot of rearranging.\u003C/li>\n\u003Cli>Employees find it difficult to view the latest planning themselves.\u003C/li>\n\u003Cli>Tasks are kept in a project management tool, while capacity is managed in Excel.\u003C/li>\n\u003Cli>Hours are recorded somewhere else again.\u003C/li>\n\u003Cli>Capacity problems only become visible when deadlines are already at risk.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Then it is probably time to look at an Excel alternative for your marketing agency. Not because spreadsheets are bad, but because planning has now become a shared process.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you prevent employees from becoming overloaded within an agency?\u003C/h2>\n\u003Cp>You can prevent employees from becoming overloaded by comparing available capacity with the work that is already planned. That sounds simple. In practice, it becomes more difficult when one employee is working for five clients at the same time.\u003C/p>\n\u003Cp>A good approach consists of a few steps:\u003C/p>\n\u003Col>\n\u003Cli>Record the available capacity for each employee. \u003C/li>\n\u003Cli>Make realistic estimates for work.\u003C/li>\n\u003Cli>Plan work across all client projects.\u003C/li>\n\u003Cli>Review the workload for each employee and team.\u003C/li>\n\u003Cli>Look a few weeks or months ahead as well.\u003C/li>\n\u003Cli>Reallocate work before someone consistently exceeds their available capacity.\u003C/li>\n\u003Cli>When changes occur, check the impact on other projects.\u003C/li>\n\u003C/ol>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>This is how you use capacity planning to stay ahead of problems.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you plan multiple client projects at the same time?\u003C/h2>\n\u003Cp>Planning multiple client projects starts with one overall view. If each project is planned entirely separately from the rest, you will not see that the same people are needed in different places. Therefore, do not plan work only within individual projects, but also view it across all projects.\u003C/p>\n\u003Cp>Assign activities to employees or teams, add a realistic time estimate and compare that planned workload with the available capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>This allows you to see more quickly:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>which projects require the same resources at the same time;\u003C/li>\n\u003Cli>where capacity is available;\u003C/li>\n\u003Cli>where deadlines clash;\u003C/li>\n\u003Cli>which employee is becoming overloaded;\u003C/li>\n\u003Cli>when a new project can realistically start.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>This not only makes your planning clearer, but also more reliable for your clients.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Which software combines project planning and capacity planning?\u003C/h2>\n\u003Cp>Software that combines project planning and capacity planning brings planned work and available people together in the same environment. For example, you can see:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>which projects are in progress;\u003C/li>\n\u003Cli>which activities are planned;\u003C/li>\n\u003Cli>who is working on them;\u003C/li>\n\u003Cli>how much capacity is available;\u003C/li>\n\u003Cli>how heavy employees’ workloads are;\u003C/li>\n\u003Cli>how the work is progressing;\u003C/li>\n\u003Cli>where delays are occurring;\u003C/li>\n\u003Cli>what needs to move when priorities change.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>For marketing and creative agencies with lots of work running in parallel, this combination is often more valuable than separate systems for tasks and capacity. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>When is vPlan a good fit for a marketing or creative agency?\u003C/h2>\n\u003Cp>vPlan is particularly well suited to agencies where project planning, capacity, resources and progress are closely interconnected. For example, when you:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>run multiple client projects at the same time;\u003C/li>\n\u003Cli>allocate employees across different projects;\u003C/li>\n\u003Cli>want to know in advance how much capacity is available;\u003C/li>\n\u003Cli>work with different disciplines and specialisms;\u003C/li>\n\u003Cli>want to gain insight into workloads;\u003C/li>\n\u003Cli>regularly need to replan work;\u003C/li>\n\u003Cli>want to organise planning and execution from a single environment.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>With vPlan, you plan work visually and view the planning in different ways. This gives you an overview not only of what needs to be done, but also when it is planned and who will be working on it.\u003C/p>\n\u003Cp>This allows you to better align capacity and work and respond more quickly when the planning changes. Does that automatically make vPlan the best software for every marketing agency? No.\u003C/p>\n\u003Cp>If you are only looking for a simple task list, a straightforward project management tool may be perfectly adequate. And if you want one comprehensive system for virtually all your business operations, including extensive financial processes, specialised PSA software may be a better fit.\u003C/p>\n\u003Cp>But if your biggest planning challenge sounds something like: \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cem>\"We have enough people, projects and tools, but we lack an overview of who has capacity and when.\" \u003C/em>\u003C/p>\n\u003Cp>Then it makes sense to look at software that brings planning and capacity together.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Get a grip on projects and capacity\u003C/h2>\n\u003Cp>A growing marketing agency usually has no shortage of task lists. The real challenge begins when multiple clients, projects, deadlines and specialists are competing for the same capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>Which designer has capacity next week? When can development start? Can you fit that new campaign into the planning? Where will a bottleneck arise next month? And what happens to everything else if one project is delayed by two weeks?\u003C/p>\n\u003Cp>Good software for marketing agencies therefore helps you not only determine what needs to be done. It also gives you insight into who can do the work, how much capacity is available and what changes mean for the rest of the planning.\u003C/p>\n\u003Cp>With vPlan, you bring planning, capacity, resources and progress together. This turns \u003Cem>\"I think it should fit\" \u003C/em>into planning you can actually manage.\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Curious to see what that looks like for your agency? \u003C/strong>\u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/contact\">\u003Cstrong>Discover vPlan or plan a demo and experience how you can plan projects and capacity together.\u003C/strong>\u003C/a>\u003C/p>","Software for marketing agencies: planning & capacity | vPlan","Which software suits a marketing or creative agency? Compare project planning and capacity planning and avoid overloading your team and missed deadlines.",[59,62,65,68,71,74,77,80],{"question":60,"answer":61},"Which software is suitable for marketing agencies?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>For marketing agencies with multiple client projects, software that combines project planning, capacity, resources and progress is often suitable. For smaller teams, task-focused project management software may be sufficient. As more projects require the same specialists, capacity planning becomes more important.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":63,"answer":64},"Which software is suitable for creative agencies?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Creative agencies particularly benefit from software that allows designers, copywriters, strategists, developers and other specialists to be planned across multiple projects. When choosing software, look for features for visual planning, capacity, workload, deadlines and flexible replanning.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":66,"answer":67},"Which software helps marketing agencies with capacity planning?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Capacity planning software shows how much time employees or teams have available and how much work is already planned. This allows you to see in advance where spare capacity or overloading may occur. For agencies, it is particularly important to have visibility of capacity across multiple client projects.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":69,"answer":70},"What is good project planning software for marketing agencies?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Good project planning software provides an overview of multiple projects, deadlines, employees and progress. Is capacity regularly a bottleneck? Then choose software that supports resource and capacity planning as well as project planning.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":72,"answer":73},"What is a good alternative to Excel for a marketing agency?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>A good Excel alternative provides shared, up-to-date planning where changes are immediately visible. For growing marketing agencies, features for capacity, workload, different planning views and project progress are particularly important.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":75,"answer":76},"Does a marketing agency need project management software or capacity planning?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>If your main challenge is organising tasks, deadlines and responsibilities, project management software may be sufficient. If you mainly want to know who is available and when, and how much work your team can handle, you need capacity or resource planning. Many growing agencies ultimately need both.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":78,"answer":79},"Which software shows which employee is still available?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Software with resource or capacity planning provides insight into the available capacity of each employee or team. You compare the available time with the work that is already planned. This allows you to see who has capacity and where there is a risk of overloading.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":81,"answer":82},"Which software is suitable if the planning changes frequently?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Choose software that allows you to replan work easily and immediately see what changes mean for employees, capacity and other projects. This is particularly important for agencies where feedback, urgent jobs and changing client deadlines are part of day-to-day work.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"id":84,"status":5,"photo":85,"first_name":86,"last_name":87,"role":88,"employed":6,"translations":89,"biography":95},4,"/images/cms/173be0b6-774f-48db-89ed-aa516c0d67c2.jpeg","Carmen ","Kelder",16,[90,93],{"id":91,"team_id":84,"language_code":17,"biography":92},1,"\u003Cp class=\"MsoNormal\">Carmen Kelder is marketeer bij vPlan en verdiept zich graag in productiviteit en slimme manieren van plannen. Als marketeer weet zij als geen ander hoe planning en praktijk samenkomen. Wat ze leert, past ze toe in de praktijk en deelt ze in heldere content die teams ondersteunt om efficiënter te werken.\u003C/p>",{"id":94,"team_id":84,"language_code":51,"biography":95},2,"\u003Cp>Carmen Kelder is a marketer at vPlan and enjoys exploring productivity and smarter ways of planning. As a marketer, she understands better than anyone how planning and practice come together. What she learns, she applies in real-world situations and shares through clear, practical content that helps teams work more efficiently.\u003C/p>","",1790822456097]