[{"data":1,"prerenderedAt":82},["Reactive",2],{"blog-inspiration-software-for-consultancy-firms":3},{"id":4,"status":5,"approved":6,"type":7,"publication_date":8,"feature_image":9,"show_circle_in_top_image":6,"tags":10,"top_background_color":11,"top_text_color":12,"logo":10,"use_case_categories":10,"translations":13,"author":68,"blog_id":16,"language_code":44,"title":45,"slug":46,"summary":20,"excerpt":47,"content":48,"extra_info":81,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":49,"meta_description":50,"faqs":51,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},830,"published",true,"inspiration","2026-08-19T12:00:00","/images/cms/c7af3239-6d5c-4984-91ae-55eec19db2f3.png",null,"#090049","#FFFFFF",[14,43],{"id":15,"blog_id":16,"language_code":17,"title":18,"slug":19,"summary":20,"excerpt":21,"content":22,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":23,"meta_description":24,"faqs":25,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},826,538,"nl","Welke software is geschikt voor consultancybedrijven?","software-voor-consultancybedrijven","\u003Cp>-\u003C/p>","\u003Cp>\u003Cstrong>Welke software past bij een consultancybedrijf? \u003C/strong>Zodra consultants aan meerdere klantprojecten tegelijk werken, wil je niet alleen projecten plannen, maar ook grip houden op capaciteit, beschikbaarheid en werkbelasting. Ontdek hoe je projecten en mensen slim samen plant en wanneer Excel niet meer voldoende is.\u003C/p>","\u003Cp>Consultants plannen klinkt overzichtelijk, totdat iedereen tegelijkertijd aan verschillende klantprojecten werkt. Een deadline verschuift, een klant vraagt om extra werk of een consultant blijkt de komende weken toch minder ruimte te hebben. Voor je het weet klopt ieder project afzonderlijk, maar loopt de totale planning vast. \u003C/p>\n\u003Cp>Daar zit precies de uitdaging van consultancyplanning. Je plant niet alleen projecten, maar verdeelt \u003Cstrong>tijd, expertise en beschikbare capaciteit over verschillende klanten.\u003C/strong> Voor kleine adviesbureaus kan een agenda of Excel-bestand daarvoor nog prima werken. Naarmate het aantal consultants, projecten en wijzigingen groeit, wordt het steeds belangrijker om projectplanning, capaciteit en resources bij elkaar te brengen. \u003C/p>\n\u003Cp>In dit artikel lees je hoe je consultants slim over meerdere projecten plant, werkbelasting inzichtelijk houdt en bepaalt welke planning software past bij jouw consultancy- of adviesbureau.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waarom wordt planning bij consultancybedrijven zo snel complex?\u003C/h2>\n\u003Cp>Op papier lijkt het plannen van consultants misschien niet zo ingewikkeld. Je hebt een aantal projecten, een team met consultants en een planning waarin je bepaalt wie wanneer aan welk project werkt. \u003C/p>\n\u003Cp>In de praktijk blijft die planning alleen zelden lang hetzelfde.\u003C/p>\n\u003Cp>Een klant vraagt om extra werkzaamheden, een deadline schuift naar voren, een consultant heeft onverwacht minder tijd of een project blijkt meer uren nodig te hebben dan vooraf gedacht. En terwijl dat gebeurt, lopen de andere klantprojecten natuurlijk gewoon door.\u003C/p>\n\u003Cp>Stel je de volgende situatie eens voor:\u003C/p>\n\u003Cp>Een adviesbureau heeft 25 consultants die tegelijkertijd aan verschillende klantprojecten werken. Lisa werkt maandag en dinsdag voor klant A, woensdag voor klant B, donderdag deels aan interne werkzaamheden en vrijdag voor klant C. Bekijk je ieder project afzonderlijk, dan lijkt er weinig aan de hand. Alle werkzaamheden hebben een plek gekregen en iedere klant heeft zijn eigen planning. \u003C/p>\n\u003Cp>Tot klant A belt met de vraag of Lisa de komende weken extra werkzaamheden kan oppakken. Dan wil je ineens veel meer weten dan wat er binnen project A gebeurt: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Hoeveel capaciteit heeft Lisa de komende drie weken nog?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke andere klantprojecten staan al in haar planning?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke deadlines komen onder druk te staan als je werkzaamheden verschuift?\u003C/li>\n\u003Cli>Is er een andere consultant met de juiste expertise en voldoende ruimte?\u003C/li>\n\u003Cli>Past het extra werk binnen de totale capaciteit van het team?\u003C/li>\n\u003Cli>En kun je deze extra opdracht dus eigenlijk wel aannemen?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Dat is waarom consultancyplanning al snel meer wordt dan taken op een kalender zetten. \u003Cstrong>Projectplanning, beschikbaarheid, capaciteit, werkbelasting en voortgang beïnvloeden elkaar voortdurend. \u003C/strong>Hoe meer projecten en consultants erbij komen, hoe belangrijker het wordt om die informatie in samenhang te bekijken. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe plan je consultants over meerdere projecten?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een veelvoorkomende valkuil is dat projecten afzonderlijk uitstekend worden gepland, terwijl het totaalplaatje niet klopt. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat drie projectmanagers allemaal met Lisa werken. De eerste plant haar acht uur in voor klant A. De tweede heeft haar dezelfde week nodig voor klant B. En projectmanager drie ziet in zijn eigen planning nog een vrij blok en reserveert dat voor klant C. \u003C/p>\n\u003Cp>Iedere afzonderlijke projectplanning kan er prima uitzien. Lisa's werkweek misschien iets minder. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarom wil je bij het plannen van consultants eigenlijk altijd vanuit twee perspectieven kunnen kijken. \u003C/p>\n\u003Cp>Vanuit het project wil je weten welke werkzaamheden moeten gebeuren, wanneer ze af moeten zijn en welke mensen je daarvoor nodig hebt. Vanuit de consultant wil je juist zien waar iemand al aan werkt, hoeveel capaciteit er nog beschikbaar is en welke andere werkzaamheden in dezelfde periode gepland staan. \u003C/p>\n\u003Cp>Pas wanneer je die twee perspectieven met elkaar verbindt, ontstaat een realistische planning. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Wat is resourceplanning voor consultancy? \u003C/h2>\n\u003Cp>Resourceplanning draait om het slim verdelen van beschikbare mensen over projecten en werkzaamheden. Bij een consultancybedrijf betekent dit dat je niet alleen kijkt of iemand theoretisch beschikbaar is, maar ook of die consultant bij het project past en welke andere verplichtingen al in de planning staan. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat Lisa geen ruimte meer heeft voor het extra werk van klant A. Dan wil je kunnen onderzoeken of een collega het kan overnemen. Misschien heeft Thomas donderdag en vrijdag nog ruimte, maar past zijn expertise niet bij deze opdracht. Een andere consultant heeft wel de juiste kennis, maar zit de komende twee weken volledig op een ander project. \u003C/p>\n\u003Cp>Bij het verdelen van consultants kijk je daarom naar: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>beschikbare uren;\u003C/li>\n\u003Cli>lopende klantprojecten;\u003C/li>\n\u003Cli>rol binnen een project;\u003C/li>\n\u003Cli>relevante expertise;\u003C/li>\n\u003Cli>interne werkzaamheden;\u003C/li>\n\u003Cli>verlof of andere afwezigheid;\u003C/li>\n\u003Cli>toekomstige werkbelasting. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Een goede resourceplanning maakt die afweging inzichtelijker. Je verdeelt medewerkers dan niet simpelweg op basis van een leeg blok in de agenda, maar kijkt naar de bredere combinatie van beschikbaarheid, capaciteit, expertise en bestaande projectverplichtingen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe voorkom je dat consultants dubbel worden ingepland?\u003C/h2>\n\u003Cp>Dubbele planning ontstaat vaak niet doordat één project verkeerd is gepland. Het probleem ontstaat juist over verschillende projecten heen. \u003C/p>\n\u003Cp>Project A en project B kunnen afzonderlijk allebei een logische planning hebben, terwijl dezelfde consultant op hetzelfde moment in beide planningen voorkomt. \u003C/p>\n\u003Cp>Een centrale, projectoverstijgende planning helpt om dat eerder te signaleren. Je ziet dan niet alleen dat Lisa zestien uur voor klant A is ingepland, maar ook welke werkzaamheden voor klant B en C al in haar planning staan. Voeg je vervolgens extra werk toe, dan wordt duidelijk wat dat doet met haar totale inzet. \u003C/p>\n\u003Cp>Voor consultancybedrijven waarin meerdere projectmanagers gebruikmaken van dezelfde groep consultants is dat projectoverstijgende inzicht daarom minstens zo belangrijk als de planning binnen één afzonderlijk project. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe krijg je inzicht in de beschikbare capaciteit van consultants?\u003C/h2>\n\u003Cp>Beschikbaarheid en capaciteit worden nog weleens door elkaar gehaald. Toch zijn het niet helemaal dezelfde dingen. \u003C/p>\n\u003Cp>Een consultant kan volgens de agenda beschikbaar lijken, terwijl een deel van de werkweek al nodig is voor interne werkzaamheden. En iemand met een contract van 40 uur heeft natuurlijk niet automatisch 40 uur beschikbaar voor declarabel klantwerk. \u003C/p>\n\u003Cp>Een realistische capaciteitsplanning kijkt daarom verder dan contracturen alleen. Naast klantprojecten gebruiken ook deze werkzaamheden capaciteit: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>interne overleggen en teamsmeetings;\u003C/li>\n\u003Cli>administratie;\u003C/li>\n\u003Cli>acquisitie en commerciële werkzaamheden;\u003C/li>\n\u003Cli>opleidingen en kennisdeling; \u003C/li>\n\u003Cli>interne projecten; \u003C/li>\n\u003Cli>verlof en andere afwezigheid. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Laat je die uren buiten beschouwing, dan lijkt er structureel meer capaciteit beschikbaar dan er werkelijk is. \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Capaciteitsplanning voor consultancy betekent dat je de beschikbare tijd van consultants afzet tegen het werk dat al gepland staat. \u003C/strong>Daarmee zie je niet alleen hoeveel ruimte iemand vandaag heeft, maar vooral hoeveel capaciteit er de komende weken en maanden beschikbaar blijft. \u003C/p>\n\u003Cp>Neem Lisa weer als voorbeeld. Ze werkt 40 uur per week en staat voor 28 uur op klantprojecten. Op het eerste gezicht lijkt er nog twaalf uur beschikbaar. maar als er daarnaast vier uur intern overleg, vier uur opleiding en twee uur administratie gepland staan, blijft er in werkelijkheid nog maar twee uur over. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat verschil wil je weten voordat een nieuw project wordt aangenomen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Goede capaciteitsplanning kijkt ook vooruit\u003C/h2>\n\u003Cp>Het meest waardevolle inzicht is bovendien niet hoeveel ruimte iemand vandaag heeft, maar hoe de capaciteit zich de komende weken of maanden ontwikkelt. \u003C/p>\n\u003Cp>Lisa kan deze week bijvoorbeeld nog een halve dag beschikbaar zijn, terwijl ze daarna drie weken volledig volgepland staat. Een collega zit deze week juist behoorlijk vol, maar kan vanaf volgende maandag een nieuw project oppakken. Wanneer je alleen naar de huidige week kijkt, zou je dus zomaar de verkeerde conclusie kunnen trekken. \u003C/p>\n\u003Cp>Door verder vooruit te plannen, kun je eerder antwoord geven op vragen als:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Waar ontstaat de komende weken een capaciteitsprobleem?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke consultants krijgen juist ruimte?\u003C/li>\n\u003Cli>Kunnen we een nieuw project op de gewenste datum starten?\u003C/li>\n\u003Cli>Moeten we werkzaamheden anders verdelen?\u003C/li>\n\u003Cli>Is extra capaciteit nodig?\u003C/li>\n\u003Cli>Welke deadlines komen onder druk te staan als een project uitloopt?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Dat maakt capaciteitsplanning niet alleen handig voor degene die de planning beheert. Ook projectmanagers en commerciële teams kunnen betere beslissingen nemen wanneer duidelijk is hoeveel ruimte daadwerkelijk beschikbaar is. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe voorkom je overbelasting van consultants?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een volle planning is niet automatisch een goede planning. \u003C/p>\n\u003Cp>Sterker nog: wanneer iedere beschikbare minuut al weken van tevoren is gevuld, hoeft er maar iets kleins te veranderen om de rest van de planning mee te trekken. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat Lisa 20 uur voor klant A en 16 uur voor klant B staat ingepland. Op het eerste gezicht past dat binnen een werkweek van 40 uur. Maar tel daar een intern overleg, administratie en een training bij op en haar geplande werkbelasting komt al snel boven haar beschikbare capaciteit uit. \u003C/p>\n\u003Cp>Als dat eenmalig gebeurt, is er misschien weinig aan de hand. Gebeurt het structureel, dan ontstaat er een ander verhaal. Deadlines komen onder druk te staan, werkzaamheden moeten steeds op het laatste moment worden verschoven en medewerkers krijgen weinig ruimte om onverwachte zaken op te vangen. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarom is inzicht in werkbelasting zo belangrijk. \u003C/p>\n\u003Cp>Het doel is niet om iedere consultant precies tot 100% vol te plannen. Je wilt juist bewust kunnen zien: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>wie nog voldoende ruimte heeft;\u003C/li>\n\u003Cli>wie richting de maximale capaciteit gaat; \u003C/li>\n\u003Cli>waar de planning de beschikbare uren overschrijdt;\u003C/li>\n\u003Cli>in welke periode een knelpunt ontstaat;\u003C/li>\n\u003Cli>en waar werkzaamheden eventueel anders verdeeld kunnen worden. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Zo kun je bijsturen voordat een capaciteitsprobleem veranderd in een deadlineprobleem. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe plan je declarabele en interne werkzaamheden?\u003C/h2>\n\u003Cp>Bij consultancy gaat veel aandacht naar declarabele uren. Logisch, want klantwerk vormt een belangrijk deel van de bedrijfsvoering. Toch krijg je geen betrouwbare capaciteitsplanning wanneer je alleen declarabele werkzaamheden meeneemt. \u003C/p>\n\u003Cp>Consultants hebben immers ook interne verantwoordelijkheden. Denk aan teamoverleggen, acquisitie, administratie, opleidingen, begeleiding van collega's of werkzaamheden aan interne projecten. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat een consultant voor 32 uur aan klantprojecten wordt toegewezen. Op papier lijkt er in een werkweek van 40 uur nog acht uur ruimte. Maar wanneer diezelfde consultant vier uur aan interne meetings besteedt, twee uur administratie heeft en ook nog een interne training volgt, is die vrije capaciteit vrijwel verdwenen. \u003C/p>\n\u003Cp>Door declarabel en niet-declarabel werk in dezelfde planning mee te nemen, ontstaat een veel realistischer beeld van de inzetbaarheid van medewerkers. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat betekent overigens niet dat je iedere minuut van de werkdag moet vastleggen. Het doel is juist om voldoende inzicht te krijgen om realistisch te kunnen plannen, zonder van de agenda een digitale variant van Tetris te maken.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Kunnen we dit nieuwe klantproject eigenlijk aannemen?\u003C/h2>\n\u003Cp>Capaciteitsplanning is niet alleen interessant voor planners en projectmanagers. Het heeft ook direct invloed op sales. \u003C/p>\n\u003Cp>Een consultancybedrijf verkoopt voor een groot deel de tijd en expertise van medewerkers. Wanneer het commerciële team een nieuw project verkoopt, moet die opdracht uiteindelijk ergens in de planning passen. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat een potentiële klant een traject wil starten waarvoor de komende zes weken twee consultants nodig zijn. Commercieel gezien kan dat een interessante opdracht zijn. Maar voordat je een startdatum toezegt, wil je weten of die capaciteit daadwerkelijk beschikbaar is. \u003C/p>\n\u003Cp>Zonder centraal overzicht begint dan vaak de bekende rondvraag. Wie heeft er volgende maand ruimte? Kan iemand iets verschuiven? Welke projecten lopen tegen die tijd af? En hoe vol zit team B eigenlijk?\u003C/p>\n\u003Cp>Met vooruitkijkende capaciteitsplanning kun je die vragen concreter beantwoorden. Je ziet welke capaciteit in de gewenste periode beschikbaar is en kunt vervolgens bekijken welke consultants qua expertise en bestaande planning bij de opdracht passen. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat kan verschillende uitkomsten opleveren. Misschien kan het project direct starten. Misschien blijkt twee weken later realistischer. Of misschien past het werk alleen wanneer bestaande werkzaamheden anders worden verdeeld. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarmee wordt planning ook waardevol voordat een project überhaupt is begonnen. Je verbindt de commerciële belofte aan de capaciteit die nodig is om die belofte waar te maken. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Hoe houd je grip op deadlines en voortgang?\u003C/h2>\n\u003Cp>Zelfs de beste planning verandert. Een klant levert informatie later aan, een analyse duurt langer dan verwacht, iemand valt tijdelijk uit of de scope van een opdracht wordt tussentijds uitgebreid. Dat hoort bij projectmatig werken.\u003C/p>\n\u003Cp>Het probleem is dus niet dat een planning verandert. De belangrijkste vraag is hoe snel je kunt zien \u003Cstrong>wat die verandering elders veroorzaakt. \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat het project van klant B twee dagen uitloopt en Lisa daardoor langer nodig is. Dan raakt dat mogelijk haar werkzaamheden voor klant C. Misschien kan een onderdeel worden doorgeschoven, misschien moet iemand anders bijspringen of misschien moet een deadline opnieuw worden besproken. \u003C/p>\n\u003Cp>Wanneer planning en voortgang los van elkaar staan, ontdek je zulke gevolgen vaak pas laat. Door uitvoering en planning met elkaar te verbinden, kun je eerder zien: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>welke werkzaamheden zijn afgerond;\u003C/li>\n\u003Cli>wat nog openstaat;\u003C/li>\n\u003Cli>welke deadlines dichterbij komen;\u003C/li>\n\u003Cli>waar vertraging ontstaat;\u003C/li>\n\u003Cli>welke consultant voor het resterende werk nodig is;\u003C/li>\n\u003Cli>en welke andere projecten geraakt worden wanneer je capaciteit verschuift. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Voor consultancybedrijven is vooral dat laatste belangrijk. Een wijziging binnen één klantproject kan namelijk doorwerken in meerdere andere projecten. \u003C/p>\n\u003Ch3>Geplande tijd versus daadwerkelijk bestede tijd\u003C/h3>\n\u003Cp>Ook het verschil tussen geplande en daadwerkelijk bestede tijd levert waardevolle informatie op. \u003C/p>\n\u003Cp>Misschien blijkt bijvoorbeeld dat een bepaald type adviestraject structureel meer tijd kost dan vooraf wordt ingepland. Wanneer een opdracht telkens op 24 uur wordt gepland terwijl consultants in de praktijk dichter bij 32 uur uitkomen, is dat relevante informatie voor toekomstige projecten. \u003C/p>\n\u003Cp>Je kunt nieuwe projecten vervolgens realistischer plannen en krijgt een beter beeld van de capaciteit die werkelijk nodig is. \u003C/p>\n\u003Cp>Zo wordt planning geen statisch schema dat alleen vertelt wat je ooit van plan was. Het wordt informatie waarmee je toekomstige beslissingen steeds beter kunt onderbouwen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Excel, projectmanagementsoftware of capaciteitsplanning?\u003C/h2>\n\u003Cp>Niet ieder adviesbureau hoeft meteen over te stappen op uitgebreide planning software. Welke oplossing past, hangt vooral af van de complexiteit van je organisatie en planning. \u003C/p>\n\u003Cp>Voor een bureau met vijf consultants, een beperkt aantal klanten en weinig wijzigingen kan Excel bijvoorbeeld nog uitstekend functioneren. Naarmate medewerkers vaker over verschillende projecten worden verdeeld, meerdere mensen de planning beheren en veranderingen elkaar sneller opvolgen, worden de beperkingen van handmatig plannen zichtbaarder. \u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer is Excel voldoende? \u003C/h3>\n\u003Cp>Excel is flexibel, vertrouwd en snel ingericht. Voor eenvoudige en redelijke stabiele planningen is daar weinig mis mee. \u003C/p>\n\u003Cp>De grenzen worden vooral zichtbaar wanneer informatie continu verandert of op verschillende plekken wordt bijgehouden. Als projectmanager A een wijziging doorvoert, projectmanager B met een andere versie werkt en de daadwerkelijke beschikbaarheid daarnaast nog uit agenda's moet worden gehaald, kost het steeds meer tijd om één betrouwbaar overzicht te creëren. \u003C/p>\n\u003Cp>De relevante vraag is dus niet of Excel goed of slecht is. De betere vraag is: \u003Cstrong>hoeveel handmatig werk is nodig om je planning actueel en betrouwbaar te houden? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer past projectmanagementsoftware? \u003C/h3>\n\u003Cp>Projectmanagementsoftware is vooral gericht op het organiseren van werkzaamheden binnen projecten. Je legt vast welke taken uitgevoerd moeten worden, wie verantwoordelijk is, welke deadlines gelden en wat de voortgang is. \u003C/p>\n\u003Cp>Voor consultancybedrijven kan dat veel structuur geven. Maar zodra consultants tegelijkertijd aan verschillende projecten werken, ontstaat daarnaast een capaciteitsvraag. \u003C/p>\n\u003Cp>Een project kan namelijk perfect georganiseerd zijn terwijl de consultant die het werk moet uitvoeren al volledig staat ingepland op andere opdrachten. \u003C/p>\n\u003Ch3>Wanneer wordt capaciteits- en resourceplanning relevant? \u003C/h3>\n\u003Cp>Capaciteits- en resourceplanning wordt vooral belangrijk wanneer mensen de gedeelde en beperkte factor binnen verschillende projecten zijn.\u003C/p>\n\u003Cp>Je wilt dan niet alleen weten wat Lisa voor klant A moet doen, maar ook hoeveel tijd ze volgende maand beschikbaar heeft, waar ze nog meer staat ingepland en wie werkzaamheden eventueel kan overnemen.\u003C/p>\n\u003Cp>Voor consultancybedrijven met veel gelijktijdige klantprojecten ligt een combinatie van \u003Cstrong>projectplanning, capaciteitsplanning en resourceplanning\u003C/strong> daarom voor de hand.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waar moet software voor consultancybedrijven aan voldoen?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een lange lijst functies zegt op zichzelf niet zoveel. Belangrijker is of de software antwoord geeft op de vragen die in de dagelijkse planning steeds terugkomen. \u003C/p>\n\u003Cp>Kun je bijvoorbeeld snel zien wie volgende week beschikbaar is? Wordt duidelijk wanneer dezelfde consultant vanuit verschillende projecten wordt ingepland? Kun je interne werkzaamheden meenemen in de beschikbare capaciteit? En zie je wat er met andere projecten gebeurt wanneer een opdracht uitloopt? \u003C/p>\n\u003Cp>Bij het vergelijken van software voor een consultancybedrijf zou ik daarom in ieder geval letten op: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Projectoverstijgende planning. \u003C/strong>Je wilt naast afzonderlijke klantprojecten ook kunnen zien hoe alle projecten samenkomen in de planning. \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Capaciteit en beschikbaarheid.\u003C/strong> Hoeveel ruimte hebben consultants en teams nu en in toekomstige periodes? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Resourceplanning. \u003C/strong>Kun je medewerkers verdelen over projecten en daarbij rekening houden met hun beschikbaarheid, rol en expertise? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Werkbelasting. \u003C/strong>Wordt zichtbaar wanneer iemand nog ruimt heeft of juist over de beschikbare capaciteit heen gaat? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Declarabel en intern werk. \u003C/strong>Kun je beide meenemen om een realistisch beeld van de capaciteit te krijgen? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Deadlines en voortgang. \u003C/strong>Kun je geplande werkzaamheden verbinden met wat er daadwerkelijk gebeurt? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Flexibel herplannen.\u003C/strong> Kun je wijzigingen eenvoudig verwerken en zien welke andere projecten of medewerkers daardoor geraakt worden? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Geplande tijd en rapportage. \u003C/strong>Kun je de geplande inzet volgen en informatie gebruiken om toekomstige projecten realistischer te plannen? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Integraties. \u003C/strong>Sluit de planning aan op systemen en processen die je organisatie al gebruikt? \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Deze onderdelen sluiten ook aan op de briefing, waarin projectplanning, capaciteit, werkbelasting, rollen, deadlines, voortgang, herplannen en rapportage expliciet als relevante selectiecriteria worden genoemd. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Wanneer past vPlan bij een consultancybedrijf? \u003C/h2>\n\u003Cp>Als consultants structureel over verschillende klantprojecten worden verdeeld, wordt het steeds belangrijker om niet alleen afzonderlijke projecten te bekijken. Je wilt begrijpen hoe alle werkzaamheden samenkomen in de planning van je medewerkers en teams. \u003C/p>\n\u003Cp>vPlan wordt daarmee vooral interessant wanneer je een aantal van deze situaties herkent: \u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>consultants werken structureel voor meerdere klanten;\u003C/li>\n\u003Cli>verschillende projectmanagers maken gebruik van dezelfde medewerkers; \u003C/li>\n\u003Cli>beschikbaarheid wordt nu uit verschillende agenda's, spreadsheets of systemen gehaald; \u003C/li>\n\u003Cli>je wilt vooraf zien waar capaciteitsproblemen ontstaan;\u003C/li>\n\u003Cli>wijzigingen in één project hebben gevolgen voor andere projecten; \u003C/li>\n\u003Cli>intern en declarabel werk moeten samenkomen in de planning; \u003C/li>\n\u003Cli>je wilt beter kunnen inschatten of er ruimte is voor nieuw klantwerk. \u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Neem nog één keer Lisa als voorbeeld. \u003C/p>\n\u003Cp>Klant A vraagt extra werkzaamheden. In plaats van alleen naar project A te kijken, wil je eerst haar totale planning zien. Blijkt Lisa geen ruimte te hebben, dan wil je onderzoeken welke collega wel beschikbaar is. Wordt het werk toegevoegd, dan wil je zien wat dat betekent voor de werkbelasting en andere geplande werkzaamheden. En loopt het project vervolgens uit, dan moet de planning eenvoudig aangepast kunnen worden. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarmee gaat goede consultancyplanning uiteindelijk niet alleen over \u003Cstrong>wie doet wat wanneer? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>De interessantere vraag is: \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Hebben we voldoende capaciteit om onze projecten goed uit te voeren en ruimte om nieuw werk aan te nemen?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Voor een klein adviesbureau met een paar overzichtelijke projecten kan Excel daar nog steeds voldoende antwoord op geven. Maar groeit het aantal consultants, klantprojecten en onderlinge afhankelijkheden, dan wordt één centrale planning steeds waardevoller. \u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Wil je zien hoe je projecten, consultants en capaciteit in één planning samenbrengt? \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/probeer-gratis\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ontdek hoe vPlan werkt en bekijk hoe je meer overzicht creëert in de planning van jouw consultancybedrijf\u003C/a>. \u003C/strong>\u003C/p>","Software voor consultancybedrijven: planning & capaciteit | vPlan","Welke software past bij een consultancybedrijf? Ontdek hoe je projecten, consultants en capaciteit slim samen plant.",[26,28,31,34,37,40],{"question":18,"answer":27},"\u003Cp>Voor consultancybedrijven waarin medewerkers tegelijkertijd aan meerdere klantprojecten werken, is vooral software relevant die projectplanning combineert met capaciteits- en resourceplanning. Daarmee zie je welke werkzaamheden gepland staan, welke consultants beschikbaar zijn en waar mogelijke knelpunten in capaciteit of werkbelasting ontstaan.\u003C/p>",{"question":29,"answer":30},"Welke software is geschikt voor adviesbureaus?","\u003Cp>Dat hangt vooral af van de complexiteit van de planning. Voor kleine adviesbureaus met weinig medewerkers en projecten kan Excel of agenda voldoende zijn. Naarmate consultants over meer projecten worden verdeeld en wijzigingen vaker voorkomen, wordt centrale planning software interessanter. \u003C/p>",{"question":32,"answer":33},"Hoe plan je consultants over meerdere projecten?","\u003Cp>Bekijk niet alleen de planning van ieder afzonderlijk project, maar ook de totale inzet van iedere consultant. Neem klantprojecten, interne werkzaamheden, verlof en andere bezetting mee. Zo wordt zichtbaar wanneer verschillende projecten tegelijkertijd dezelfde capaciteit nodig hebben. \u003C/p>",{"question":35,"answer":36},"Hoe voorkom je overbelasting van consultants?","\u003Cp>Breng de geplande werkzaamheden en beschikbare capaciteit bij elkaar en neem ook interne werkzaamheden mee. Door vooruit te kijken naar toekomstige werkbelasting zie je eerder wanneer iemand richting zijn of haar maximale capaciteit gaat en kun je werkzaamheden tijdig anders verdelen.\u003C/p>",{"question":38,"answer":39},"Wat is een goed alternatief voor Excel voor een consultancybureau?","\u003Cp>Wanneer een Excel-planning veel handmatig onderhoud vraagt, meerdere versies naast elkaar ontstaan of projectoverstijgend inzicht ontbreekt, kan centrale planning software een logische volgende stap zijn. Welke oplossing past, hangt ervan af of je alleen projecten wilt organiseren of ook capaciteit en medewerkers over meerdere projecten wilt plannen. \u003C/p>",{"question":41,"answer":42},"Wat is het verschil tussen projectmanagement en capaciteitsplanning?","\u003Cp>Projectmanagement richt zicht vooral op het organiseren en uitvoeren van projecten: werkzaamheden, verantwoordelijkheden, deadlines en voortgang. Capaciteitsplanning kijkt naar de beschikbare inzet van mensen tegenover het geplande werk. Bij consultancy komen die twee sterk samen, omdat dezelfde consultants vaak over meerdere klantprojecten worden verdeeld. \u003C/p>",{"id":4,"blog_id":16,"language_code":44,"title":45,"slug":46,"summary":20,"excerpt":47,"content":48,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":49,"meta_description":50,"faqs":51,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},"en","Which software is suitable for consultancy firms?","software-for-consultancy-firms","\u003Cp>\u003Cstrong>Which software suits a consultancy firm? \u003C/strong>As soon as consultants work on several client projects at the same time, you need to not only plan projects, but also maintain control over capacity, availability and workload. Discover how to plan projects and people efficiently together and when Excel is no longer sufficient.\u003C/p>","\u003Cp>Planning consultants sounds straightforward, until everyone is working on different client projects at the same time. A deadline shifts, a client requests additional work or a consultant turns out to have less capacity over the coming weeks. Before you know it, each individual project is on track, but the overall planning has become unworkable.\u003C/p>\n\u003Cp>That is precisely the challenge of consultancy planning. You are not just planning projects, but allocating \u003Cstrong>time, expertise and available capacity across different clients.\u003C/strong> For small consultancy firms, a calendar or Excel spreadsheet may still work perfectly well. As the number of consultants, projects and changes grows, it becomes increasingly important to bring project planning, capacity and resources together.\u003C/p>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>In this article, you’ll learn how to plan consultants efficiently across multiple projects, keep workloads visible and determine which planning software is right for your consultancy firm.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Why does planning at consultancy firms become complex so quickly?\u003C/h2>\n\u003Cp>On paper, planning consultants may not seem particularly complicated. You have a number of projects, a team of consultants and a plan that determines who works on which project and when.\u003C/p>\n\u003Cp>In practice, however, that plan rarely stays the same for long.\u003C/p>\n\u003Cp>A client requests additional work, a deadline is brought forward, a consultant unexpectedly has less time available or a project turns out to require more hours than initially anticipated. And while all this is happening, the other client projects continue as usual.\u003C/p>\n\u003Cp>Imagine the following situation:\u003C/p>\n\u003Cp>A consultancy firm has 25 consultants working on different client projects at the same time. Lisa works for client A on Monday and Tuesday, for client B on Wednesday, spends part of Thursday on internal work and works for client C on Friday. If you look at each project individually, there seems to be little cause for concern. All the work has been allocated and each client has their own plan.\u003C/p>\n\u003Cp>Until client A calls to ask whether Lisa can take on additional work over the coming weeks. Suddenly, you need to know much more than what is happening within project A:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>How much capacity does Lisa still have over the next three weeks?\u003C/li>\n\u003Cli>Which other client projects are already in her plan?\u003C/li>\n\u003Cli>Which deadlines will come under pressure if you move work around?\u003C/li>\n\u003Cli>Is there another consultant with the right expertise and enough availability?\u003C/li>\n\u003Cli>Does the additional work fit within the team’s total capacity?\u003C/li>\n\u003Cli>And can you actually take on this extra assignment?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>That is why consultancy planning quickly becomes about more than simply putting tasks on a calendar. \u003Cstrong>Project planning, availability, capacity, workload and progress constantly affect one another. \u003C/strong>The more projects and consultants you have, the more important it becomes to view this information as a whole.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you plan consultants across multiple projects?\u003C/h2>\n\u003Cp>A common pitfall is that individual projects are planned perfectly well, while the overall picture does not add up.\u003C/p>\n\u003Cp>Suppose three project managers all work with Lisa. The first plans her for eight hours for client A. The second needs her for client B that same week. And project manager three sees a free slot in their own plan and reserves it for client C.\u003C/p>\n\u003Cp>Each individual project plan may look perfectly fine. Lisa's working week, perhaps less so.\u003C/p>\n\u003Cp>That is why, when planning consultants, you should always be able to view the plan from two perspectives.\u003C/p>\n\u003Cp>From the project perspective, you want to know what work needs to be done, when it needs to be completed and which people you need. From the consultant’s perspective, you want to see what someone is already working on, how much capacity they still have available and what other work is planned for the same period.\u003C/p>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Only when you connect these two perspectives do you get a realistic plan.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What is resource planning for consultancy?\u003C/h2>\n\u003Cp>Resource planning is about intelligently allocating available people across projects and work. At a consultancy firm, this means looking not only at whether someone is theoretically available, but also at whether that consultant is a good fit for the project and what other commitments are already in the plan.\u003C/p>\n\u003Cp>Suppose Lisa has no capacity left for the additional work for client A. You then want to explore whether a colleague can take it on. Perhaps Thomas still has capacity on Thursday and Friday, but his expertise is not suited to this assignment. Another consultant may have the right expertise, but is fully committed to another project for the next two weeks.\u003C/p>\n\u003Cp>When allocating consultants, you therefore consider:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>available hours;\u003C/li>\n\u003Cli>ongoing client projects;\u003C/li>\n\u003Cli>role within a project;\u003C/li>\n\u003Cli>relevant expertise;\u003C/li>\n\u003Cli>internal work;\u003C/li>\n\u003Cli>leave or other absences;\u003C/li>\n\u003Cli>future workload.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Good resource planning makes these considerations clearer. Rather than simply allocating employees based on an empty slot in the calendar, you look at the broader combination of availability, capacity, expertise and existing project commitments.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you prevent consultants from being double-booked?\u003C/h2>\n\u003Cp>Double-booking often does not occur because one project has been planned incorrectly. The problem arises across different projects.\u003C/p>\n\u003Cp>Project A and project B can each have a perfectly logical plan on their own, while the same consultant appears in both plans at the same time.\u003C/p>\n\u003Cp>A central, cross-project plan helps identify this sooner. You can then see not only that Lisa is planned for sixteen hours for client A, but also which work for clients B and C is already in her plan. If you then add extra work, it becomes clear how this affects her overall workload.\u003C/p>\n\u003Cp>For consultancy firms where several project managers use the same pool of consultants, this cross-project visibility is therefore at least as important as the planning within an individual project.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you gain insight into consultants’ available capacity?\u003C/h2>\n\u003Cp>Availability and capacity are sometimes used interchangeably. However, they are not quite the same thing.\u003C/p>\n\u003Cp>A consultant may appear to be available according to the calendar, while part of their working week is already needed for internal work. And someone with a 40-hour contract does not automatically have 40 hours available for billable client work.\u003C/p>\n\u003Cp>Realistic capacity planning therefore looks beyond contracted hours alone. In addition to client projects, the following activities also use capacity:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>internal discussions and team meetings;\u003C/li>\n\u003Cli>administration;\u003C/li>\n\u003Cli>business development and commercial activities;\u003C/li>\n\u003Cli>training and knowledge sharing;\u003C/li>\n\u003Cli>internal projects;\u003C/li>\n\u003Cli>leave and other absences.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>If you leave these hours out of the equation, it will consistently appear as though more capacity is available than there actually is.\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Capacity planning for consultancy means comparing consultants’ available time with the work that is already planned. \u003C/strong>This allows you to see not only how much capacity someone has today, but more importantly how much capacity will remain available over the coming weeks and months.\u003C/p>\n\u003Cp>Take Lisa as an example again. She works 40 hours a week and is planned for 28 hours on client projects. At first glance, it looks as though she still has twelve hours available. But if four hours of internal meetings, four hours of training and two hours of administration are also planned, only two hours actually remain.\u003C/p>\n\u003Cp>You want to know that difference before taking on a new project.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Good capacity planning also looks ahead\u003C/h2>\n\u003Cp>The most valuable insight is not how much capacity someone has today, but how their capacity will develop over the coming weeks or months.\u003C/p>\n\u003Cp>Lisa may still have half a day available this week, for example, while being fully booked for the following three weeks. A colleague, on the other hand, may be quite busy this week but able to take on a new project from next Monday. If you only look at the current week, you could easily draw the wrong conclusion.\u003C/p>\n\u003Cp>By planning further ahead, you can answer questions such as:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>Where will capacity issues arise over the coming weeks?\u003C/li>\n\u003Cli>Which consultants will have more capacity available?\u003C/li>\n\u003Cli>Can we start a new project on the desired date?\u003C/li>\n\u003Cli>Do we need to allocate work differently?\u003C/li>\n\u003Cli>Is additional capacity needed?\u003C/li>\n\u003Cli>Which deadlines will come under pressure if a project overruns?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>This makes capacity planning useful not only for the person managing the plan. Project managers and commercial teams can also make better decisions when it is clear how much capacity is actually available.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you prevent consultants from becoming overloaded?\u003C/h2>\n\u003Cp>A full plan is not automatically a good plan.\u003C/p>\n\u003Cp>In fact, when every available minute has already been allocated weeks in advance, even a small change can have a knock-on effect on the rest of the plan.\u003C/p>\n\u003Cp>Suppose Lisa is planned for 20 hours for client A and 16 hours for client B. At first glance, that fits within a 40-hour working week. But add an internal meeting, administration and a training session, and her planned workload quickly exceeds her available capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>If this happens once, it may not be a major issue. If it happens consistently, however, it becomes a different story. Deadlines come under pressure, work has to be moved around at the last minute and employees have little room to deal with unexpected issues.\u003C/p>\n\u003Cp>That is why visibility into workload is so important.\u003C/p>\n\u003Cp>The aim is not to plan every consultant to exactly 100% capacity. Instead, you want to be able to see clearly:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>who still has sufficient capacity;\u003C/li>\n\u003Cli>who is approaching maximum capacity;\u003C/li>\n\u003Cli>where the plan exceeds the available hours;\u003C/li>\n\u003Cli>when a bottleneck is likely to arise;\u003C/li>\n\u003Cli>and where work could potentially be allocated differently.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>This allows you to make adjustments before a capacity issue turns into a deadline problem.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you plan billable and internal work?\u003C/h2>\n\u003Cp>In consultancy, a great deal of attention is paid to billable hours. Understandably so, as client work is an important part of business operations. However, you will not get reliable capacity planning if you only include billable work.\u003C/p>\n\u003Cp>After all, consultants also have internal responsibilities. These include team meetings, business development, administration, training, mentoring colleagues or working on internal projects. \u003C/p>\n\u003Cp>Suppose a consultant is allocated 32 hours of client work. On paper, that appears to leave eight hours of capacity in a 40-hour working week. But when that same consultant spends four hours in internal meetings, has two hours of administration and also attends an internal training session, that spare capacity has almost disappeared.\u003C/p>\n\u003Cp>By including billable and non-billable work in the same plan, you get a much more realistic picture of employees’ availability.\u003C/p>\n\u003Cp>That does not mean, however, that you need to account for every minute of the working day. The aim is to gain enough insight to plan realistically, without turning the calendar into a digital version of Tetris.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Can we actually take on this new client project?\u003C/h2>\n\u003Cp>Capacity planning is not only relevant to planners and project managers. It also has a direct impact on sales.\u003C/p>\n\u003Cp>A consultancy firm largely sells the time and expertise of its employees. When the sales team sells a new project, that assignment ultimately needs to fit somewhere in the plan.\u003C/p>\n\u003Cp>Suppose a prospective client wants to start a project that requires two consultants for the next six weeks. From a commercial perspective, it could be an attractive assignment. But before committing to a start date, you want to know whether that capacity is actually available.\u003C/p>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Without a central overview, this often leads to the familiar round of questions. Who has capacity next month? Can anyone move something around? Which projects will have finished by then? And how busy is team B actually?\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cp>With forward-looking capacity planning, you can answer those questions more concretely. You can see which capacity is available during the required period and then determine which consultants are a good fit for the assignment based on their expertise and existing plan.\u003C/p>\n\u003Cp>This can lead to different outcomes. Perhaps the project can start immediately. Perhaps two weeks later is more realistic. Or perhaps the work only fits if existing work is allocated differently.\u003C/p>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>This makes planning valuable even before a project has begun. You connect the commercial promise with the capacity needed to deliver on that promise.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How do you stay on top of deadlines and progress?\u003C/h2>\n\u003Cp>Even the best plan changes. A client provides information later than expected, an analysis takes longer than anticipated, someone is temporarily unavailable or the scope of an assignment is expanded partway through. That is part of project-based work.\u003C/p>\n\u003Cp>The problem, therefore, is not that a plan changes. The key question is how quickly you can see \u003Cstrong>what impact that change has elsewhere. \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>Suppose client B’s project overruns by two days and Lisa is therefore needed for longer. This may affect her work for client C. Perhaps part of the work can be postponed, perhaps someone else needs to step in or perhaps a deadline needs to be renegotiated.\u003C/p>\n\u003Cp>When planning and progress are managed separately, you often only discover these consequences at a late stage. By connecting execution and planning, you can see sooner:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>which work has been completed;\u003C/li>\n\u003Cli>what is still outstanding;\u003C/li>\n\u003Cli>which deadlines are approaching;\u003C/li>\n\u003Cli>where delays are occurring;\u003C/li>\n\u003Cli>which consultant is needed for the remaining work;\u003C/li>\n\u003Cli>and which other projects will be affected when you shift capacity.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>For consultancy firms, that last point is particularly important. A change within one client project can have a knock-on effect on several other projects.\u003C/p>\n\u003Ch3>Planned time versus actual time spent\u003C/h3>\n\u003Cp>The difference between planned and actual time spent also provides valuable information.\u003C/p>\n\u003Cp>For example, you may find that a particular type of consultancy project consistently takes more time than originally planned. If an assignment is repeatedly planned for 24 hours while consultants actually spend closer to 32 hours on it, that is relevant information for future projects.\u003C/p>\n\u003Cp>You can then plan new projects more realistically and gain a better understanding of the capacity actually required.\u003C/p>\n\u003Cp>This means planning is no longer a static schedule that only tells you what you once intended to do. It becomes information that helps you make increasingly well-informed decisions about future projects.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Excel, project management software or capacity planning?\u003C/h2>\n\u003Cp>Not every consultancy firm needs to switch to comprehensive planning software straight away. The right solution depends mainly on the complexity of your organisation and planning.\u003C/p>\n\u003Cp>For a firm with five consultants, a limited number of clients and few changes, Excel may still work perfectly well. As employees are increasingly allocated across different projects, more people manage the plan and changes occur more frequently, the limitations of manual planning become more apparent.\u003C/p>\n\u003Ch3>When is Excel sufficient?\u003C/h3>\n\u003Cp>Excel is flexible, familiar and quick to set up. There is little wrong with it for simple and reasonably stable plans.\u003C/p>\n\u003Cp>The limitations become particularly apparent when information changes continuously or is maintained in different places. If project manager A makes a change, project manager B works with a different version and actual availability also has to be gathered from calendars, it takes increasingly more time to create a single reliable overview.\u003C/p>\n\u003Cp>The relevant question, therefore, is not whether Excel is good or bad. A better question is: \u003Cstrong>how much manual work is required to keep your plan up to date and reliable? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Ch3>When is project management software suitable? \u003C/h3>\n\u003Cp>Project management software is primarily designed to organise work within projects. You record which tasks need to be completed, who is responsible, what the deadlines are and what the progress is.\u003C/p>\n\u003Cp>For consultancy firms, this can provide a great deal of structure. But as soon as consultants work on several projects at the same time, capacity also becomes an important consideration.\u003C/p>\n\u003Cp>A project can be perfectly organised while the consultant who needs to carry out the work is already fully allocated to other assignments. \u003C/p>\n\u003Ch3>When do capacity and resource planning become relevant?\u003C/h3>\n\u003Cp>Capacity and resource planning become particularly important when people are the shared and limited resource across different projects.\u003C/p>\n\u003Cp>You then want to know not only what Lisa needs to do for client A, but also how much time she has available next month, what else she is planned to work on and who could potentially take over some of the work.\u003C/p>\n\u003Cp>For consultancy firms with many simultaneous client projects, a combination of \u003Cstrong>project planning, capacity planning and resource planning\u003C/strong> is therefore a natural choice.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What requirements should software for consultancy firms meet?\u003C/h2>\n\u003Cp>A long list of features does not say much in itself. What matters more is whether the software answers the questions that keep coming up in day-to-day planning.\u003C/p>\n\u003Cp>For example, can you quickly see who is available next week? Is it clear when the same consultant is planned across different projects? Can you include internal work when calculating available capacity? And can you see what happens to other projects when an assignment overruns? \u003C/p>\n\u003Cp>When comparing software for a consultancy firm, I would therefore look at the following as a minimum:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Cross-project planning. \u003C/strong>You want to be able to see not only individual client projects, but also how all projects come together in the overall plan.\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Capacity and availability.\u003C/strong> How much capacity do consultants and teams have now and in future periods?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Resource planning. \u003C/strong>Can you allocate employees across projects while taking their availability, role and expertise into account?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Workload. \u003C/strong>Is it clear when someone still has plenty of capacity or is exceeding their available capacity?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Billable and internal work. \u003C/strong>Can you include both to get a realistic picture of capacity? \u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Deadlines and progress. \u003C/strong>Can you connect planned work with what is actually happening?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Flexible replanning.\u003C/strong> Can you easily process changes and see which other projects or employees are affected as a result?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Planned time and reporting. \u003C/strong>Can you track planned utilisation and use that information to plan future projects more realistically?\u003C/li>\n\u003Cli>\u003Cstrong>Integrations. \u003C/strong>Does the plan integrate with systems and processes your organisation already uses?\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>These elements also align with the briefing, which explicitly identifies project planning, capacity, workload, roles, deadlines, progress, replanning and reporting as relevant selection criteria.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>When is vPlan suitable for a consultancy firm?\u003C/h2>\n\u003Cp>When consultants are regularly allocated across different client projects, it becomes increasingly important to look beyond individual projects. You want to understand how all the work comes together in the plan for your employees and teams.\u003C/p>\n\u003Cp>vPlan therefore becomes particularly useful if you recognise some of these situations:\u003C/p>\n\u003Cul>\n\u003Cli>consultants regularly work for multiple clients;\u003C/li>\n\u003Cli>different project managers use the same employees;\u003C/li>\n\u003Cli>availability is currently gathered from different calendars, spreadsheets or systems;\u003C/li>\n\u003Cli>you want to identify capacity issues in advance;\u003C/li>\n\u003Cli>changes to one project affect other projects;\u003C/li>\n\u003Cli>internal and billable work need to come together in the plan;\u003C/li>\n\u003Cli>you want to assess more accurately whether there is capacity for new client work.\u003C/li>\n\u003C/ul>\n\u003Cp>Take Lisa as an example one more time.\u003C/p>\n\u003Cp>Client A requests additional work. Instead of looking only at project A, you first want to see her overall plan. If Lisa has no capacity, you want to find out which colleague is available. If the work is added, you want to see what that means for the workload and other planned work. And if the project subsequently overruns, the plan needs to be easy to adjust.\u003C/p>\n\u003Cp>Ultimately, good consultancy planning is therefore not just about \u003Cstrong>who does what and when? \u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>The more interesting question is:\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Do we have sufficient capacity to deliver our projects effectively while still having room to take on new work?\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003Cp>For a small consultancy firm with a few straightforward projects, Excel may still be sufficient to answer that question. But as the number of consultants, client projects and interdependencies grows, having one central plan becomes increasingly valuable. \u003C/p>\n\u003Cp>Want to see how to bring projects, consultants and capacity together in one plan? \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/probeer-gratis\">Discover how vPlan works and see how you can create greater visibility in your consultancy firm’s planning\u003C/a>. \u003C/p>","Software for consultancy firms: planning & capacity | vPlan","Which software suits a consultancy firm? Discover how to plan projects, consultants and capacity efficiently.",[52,54,56,59,62,65],{"question":45,"answer":53},"\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>For consultancy firms where employees work on multiple client projects at the same time, software that combines project planning with capacity and resource planning is particularly relevant. This allows you to see what work is planned, which consultants are available and where potential capacity or workload bottlenecks may arise.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":45,"answer":55},"\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>This mainly depends on the complexity of the planning. For small consultancy firms with few employees and projects, Excel or a calendar may be sufficient. As consultants are allocated across more projects and changes become more frequent, central planning software becomes more useful.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":57,"answer":58},"How do you plan consultants across multiple projects?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Look not only at the plan for each individual project, but also at each consultant’s overall workload. Include client projects, internal work, leave and other commitments. This makes it clear when different projects require the same capacity at the same time.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":60,"answer":61},"How do you prevent consultants from becoming overloaded?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Bring planned work and available capacity together, including internal work. By looking ahead at future workloads, you can identify sooner when someone is approaching their maximum capacity and reallocate work in good time.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":63,"answer":64},"What is a good alternative to Excel for a consultancy firm?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>When an Excel plan requires a lot of manual maintenance, multiple versions exist alongside each other or cross-project visibility is lacking, central planning software can be a logical next step. The right solution depends on whether you only want to organise projects or also plan capacity and employees across multiple projects.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"question":66,"answer":67},"What is the difference between project management and capacity planning?","\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cdiv>\n\u003Cp>Project management focuses primarily on organising and delivering projects: work, responsibilities, deadlines and progress. Capacity planning looks at people’s available capacity in relation to the planned work. In consultancy, the two are closely linked because the same consultants are often allocated across multiple client projects.\u003C/p>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003Cdiv> \u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>\n\u003C/div>",{"id":69,"status":5,"photo":70,"first_name":71,"last_name":72,"role":73,"employed":6,"translations":74,"biography":80},4,"/images/cms/173be0b6-774f-48db-89ed-aa516c0d67c2.jpeg","Carmen ","Kelder",16,[75,78],{"id":76,"team_id":69,"language_code":17,"biography":77},1,"\u003Cp class=\"MsoNormal\">Carmen Kelder is marketeer bij vPlan en verdiept zich graag in productiviteit en slimme manieren van plannen. Als marketeer weet zij als geen ander hoe planning en praktijk samenkomen. Wat ze leert, past ze toe in de praktijk en deelt ze in heldere content die teams ondersteunt om efficiënter te werken.\u003C/p>",{"id":79,"team_id":69,"language_code":44,"biography":80},2,"\u003Cp>Carmen Kelder is a marketer at vPlan and enjoys exploring productivity and smarter ways of planning. As a marketer, she understands better than anyone how planning and practice come together. What she learns, she applies in real-world situations and shares through clear, practical content that helps teams work more efficiently.\u003C/p>","",1791513766410]