[{"data":1,"prerenderedAt":97},["Reactive",2],{"blog-inspiration-capacity-forecasting-how-to-predict-future-capacity-and-workload":3},{"id":4,"status":5,"approved":6,"type":7,"publication_date":8,"feature_image":9,"show_circle_in_top_image":6,"tags":10,"top_background_color":11,"top_text_color":12,"logo":10,"use_case_categories":10,"translations":13,"author":83,"blog_id":16,"language_code":51,"title":52,"slug":53,"summary":20,"excerpt":54,"content":55,"extra_info":96,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":56,"meta_description":57,"faqs":58,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},835,"published",true,"inspiration","2026-10-13T12:00:00","/images/cms/c9ddde47-1c20-4700-84a3-b9ba44db4496.jpg",null,"#090049","#FFFFFF",[14,50],{"id":15,"blog_id":16,"language_code":17,"title":18,"slug":19,"summary":20,"excerpt":21,"content":22,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":23,"meta_description":24,"faqs":25,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},834,542,"nl","Capaciteitsforecast: zo voorspel je toekomstige capaciteit en werkdruk","capaciteitsforecast-zo-voorspel-je-toekomstige-capaciteit-en-werkdruk","\u003Cp>-\u003C/p>","\u003Cp>Deze week loopt het werk lekker door. Iedereen weet wat er moet gebeuren en er is zelfs nog ruimte voor een extra opdracht. Volgende maand kan dat zomaar anders zijn. Er starten twee projecten, een collega gaat op vakantie en er staan nog een paar offertes open.\u003C/p>\n\u003Cp>Met een capaciteitsforecast kijk je alvast naar die komende drukte. Zo kun je eerder bepalen of je een nieuwe opdracht kunt aannemen of dat je eerst iets moet aanpassen.\u003C/p>","\u003Ch2>Wat is een capaciteitsforecast?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een capaciteitsforecast is een inschatting van hoeveel werk er in een toekomstige periode aankomt en hoeveel tijd mensen of machines daarvoor beschikbaar hebben. Door die met elkaar te vergelijken, zie je vooraf waar je tijd tekort komt of ruimte overhoudt. Zo kun je eerder werk verschuiven, extra hulp regelen of een andere startdatum afspreken. \u003C/p>\n\u003Cp>In deze blog kom je ook de termen 'capaciteitsprognose' en 'capacity forecasting' tegen. Hiermee bedoelen we hetzelfde: vooruitkijken om te bepalen of je het verwachte werk aankunt.\u003C/p>\n\u003Cp>Je begint met de beschikbare tijd, het werk dat vaststaat en het werk dat er waarschijnlijk bij komt. Daarmee kun je inschatten waar & wanneer het druk wordt. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Waarom is het handig om capaciteit te voorspellen?\u003C/h2>\n\u003Cp>Een planning laat zien wat al is ingepland. Er kan nog werk bijkomen, zoals een nieuwe opdracht of extra uren voor een lopend project. \u003C/p>\n\u003Cp>Stel dat je volgende maand een grote installatieopdracht verwacht. Je hebt daarvoor drie monteurs nodig, terwijl twee ervaren collega's in die periode vakantie hebben. Door nu vooruit te kijken, kun je alvast extra hulp zoeken of met de klant een andere startdatum bespreken. Wacht je tot de opdracht definitief binnen is, dan zijn die mogelijkheden misschien al een stuk kleiner. \u003C/p>\n\u003Cp>Zo zie je eerder of je afspraken kunt nakomen en wanneer er ruimte is voor extra werk. \u003C/p>\n\u003Cp>Een opdracht kan wegvallen of groter worden. Werk de forecast daarom regelmatig bij, zodat je beslissingen neemt op basis van de meest actuele informatie. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Capaciteitsforecast en capaciteitsplanning: wat is het verschil? \u003C/h2>\n\u003Cp>Met een capaciteitsforecast schat je in of je straks genoeg mensen, machines en tijd hebt voor het verwachte werk. Met capaciteitsplanning bepaal je hoe je die mensen, machines en tijd inzet. \u003C/p>\n\u003Ctable style=\"width: 100%; height: 336px;\">\n\u003Cthead>\n\u003Ctr style=\"height: 24px;\">\n\u003Cth style=\"width: 45.1116%; height: 24px;\">Capaciteitsforecast\u003C/th>\n\u003Cth style=\"width: 45.9345%; height: 24px;\">Capaciteitsplanning\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr style=\"height: 72px;\">\n\u003Ctd style=\"width: 45.1116%; height: 72px;\">Je schat hoeveel werk eraan komt.\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.9345%; height: 72px;\">Je verdeelt werk over mensen of machines.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr style=\"height: 72px;\">\n\u003Ctd style=\"width: 45.1116%; height: 72px;\">Je kijkt hoeveel tijd straks beschikbaar is.\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.9345%; height: 72px;\">Je bepaalt wie wat doet en wanneer.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr style=\"height: 96px;\">\n\u003Ctd style=\"width: 45.1116%; height: 96px;\">Je neemt ook opdrachten mee die nog niet zeker zijn.\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.9345%; height: 96px;\">Je legt werkzaamheden en inzet vast in de planning.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr style=\"height: 72px;\">\n\u003Ctd style=\"width: 45.1116%; height: 72px;\">Je ziet waar mogelijk een tekort ontstaat.\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.9345%; height: 72px;\">Je past de verdeling van het werk daarop aan.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>Een voorbeeld: je forecast laat zien dat de monteurs over vier weken tijd tekortkomen. Vervolgens pas je de capaciteitsplanning aan door een onderhoudsafspraak te verplaatsen of een extra monteur in te zetten. \u003C/p>\n\u003Cp>De twee vullen elkaar dus aan. Meer over de basis lees je in onze blog over \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/hoe-maak-je-een-capaciteitsplanning\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">capaciteitsplanning.\u003C/a> \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Welke informatie heb je nodig?\u003C/h2>\n\u003Cp>Veel benodigde informatie staat al in je planning, roosters of overzicht van opdrachten. \u003C/p>\n\u003Ctable style=\"width: 100.137%;\">\n\u003Cthead>\n\u003Ctr>\n\u003Cth style=\"width: 23.0137%;\">Informatie\u003C/th>\n\u003Cth style=\"width: 76.9863%;\">Wat bedoelen we daarmee?\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Werktijden\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Hoeveel uur medewerkers volgens hun rooster werken, of hoeveel uur machines kunnen draaien.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Tijd die wegvalt\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Vakantie, feestdagen, onderhoud en andere momenten waarop mensen of machines niet beschikbaar zijn.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Overige werkzaamheden\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Tijd voor overleg, administratie of ander werk dat ook moet gebeuren.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Werk dat al vaststaat\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Lopende projecten, bevestigde orders en gemaakte afspraken.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Werk dat je nog verwacht\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Openstaande offertes, mogelijke nieuwe opdrachten en terugkerend werk.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 23.0137%;\">Ervaring met eerder werk\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 76.9863%;\">Hoeveel tijd vergelijkbare opdrachten in de praktijk hebben gekost.\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>Controleer ook wie het werk kan uitvoeren. Sommige opdrachten vragen om een specifieke bevoegdheid of machine. \u003C/p>\n\u003Cp>Vergelijk steeds dezelfde periode: zet beschikbare uren in november naast het werk voor november. Verdeel langere projecten over de maanden waarin het werk plaatsvindt. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Bruto en netto capaciteit: hoeveel tijd is echt beschikbaar? \u003C/h2>\n\u003Cp>Bij capaciteit kom je vaak de woorden bruto en netto tegen. Bruto is de tijd waarmee je begint. Netto is wat overblijft voor de opdrachten. \u003C/p>\n\u003Ch3>Bruto capaciteit\u003C/h3>\n\u003Cp>Is het totale aantal uren volgens de roosters. Heb je tien medewerkers die ieder 40 uur per week werken? Dan is de bruto capaciteit 400 uur per week. \u003C/p>\n\u003Cp>Maar die 400 uur kun je meestal niet volledig gebruiken voor opdrachten. Er gaat tijd naar overleg en administratie. Ook kan iemand vakantie hebben of valt er een feestdag in die week.\u003C/p>\n\u003Ch3>Netto capaciteit\u003C/h3>\n\u003Cp>Is het aantal uren dat na die aftrek beschikbaar blijft voor de opdrachten. Gaat er van de 400 uur in totaal 55 uur naar afwezigheid en andere werkzaamheden? Dan houd je 345 uur over. \u003C/p>\n\u003Cblockquote>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Netto capaciteit = bruto capaciteit - tijd die niet beschikbaar is voor opdrachten\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/blockquote>\n\u003Cp>Voor machines werkt dit op een vergelijkbare manier. Een machine kan volgens het rooster bijvoorbeeld 40 uur draaien. Staat er vier uur onderhoud gepland, dan blijven er 36 uren over. Houd ook rekening met de tijd die nodig is om de machine klaar te maken voor een volgende order.\u003C/p>\n\u003Cp>Tel dezelfde tijd niet dubbel. Heb je intern overleg al van de beschikbare uren afgetrokken? Neem het dan niet opnieuw mee als werk dat nog in die uren moet passen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Een capaciteitsforecast maken in zes stappen\u003C/h2>\n\u003Ch3>1. Kies hoe ver je vooruit wilt kijken\u003C/h3>\n\u003Cp>Kies een bruikbare periode, bijvoorbeeld de komende zes weken of drie maanden. Begin met één team of afdeling waar het regelmatig druk wordt. Je kunt het overzicht later uitbreiden. \u003C/p>\n\u003Ch3>2. Bereken hoeveel tijd beschikbaar is\u003C/h3>\n\u003Cp>Pak de roosters erbij en tel de uren op. Trek daar verlof, feestdagen en andere tijd vanaf die je niet voor de opdrachten kunt gebruiken. Zo krijg je de netto capaciteit uit het vorige voorbeeld. \u003C/p>\n\u003Cp>Werk je met machines? Kijk dan naar de beschikbare draaiuren en gepland onderhoud. Voor een serviceteam kan het verstandig zijn om ook ruimte vrij te houden voor storingen. Gebruik eerdere weken om in te schatten hoeveel tijd daarvoor nodig is.\u003C/p>\n\u003Ch3>3. Tel het werk op dat al vaststaat\u003C/h3>\n\u003Cp>Bekijk hoeveel uur je nodig hebt voor de bevestigde opdrachten, lopende projecten en geplande afspraken. Gebruik bij een lopend project de uren die nog nodig zijn om het af te maken. \u003C/p>\n\u003Cp>Verdeel die uren over de juiste weken of maanden. Een project dat in totaal 200 uur kost, hoeft niet in één week klaar te zijn. De verdeling bepaalt wanneer het druk wordt. \u003C/p>\n\u003Ch3>4. Neem mogelijke nieuwe opdrachten mee\u003C/h3>\n\u003Cp>Kijk vervolgens naar het werk dat er waarschijnlijk nog bij komt. Denk aan offertes waarvoor je op een akkoord wacht. Houd dat apart van de opdrachten die al vaststaan. \u003C/p>\n\u003Cp>Je kunt inschatten hoe groot de kans is dat een opdracht doorgaat. Een mogelijke opdracht van 160 uur met een geschatte kans van 50% telt dan voor 80 uur mee in je berekening. Dit heet het 'wegen' van verwacht werk. \u003C/p>\n\u003Cp>Die 80 uur is een hulpmiddel voor je inschatting. Gaat de opdracht door, dan heb je de volledige 160 uur nodig. Kijk daarom ook of die volledige opdracht zou passen. Zodra de klant akkoord geeft, neem je de opdracht alleen nog mee als bevestigd werk. \u003C/p>\n\u003Ch3>5. Vergelijk de beschikbare tijd met het verwachte werk\u003C/h3>\n\u003Cp>Tel het bevestigde werk en je inschatting van nieuw werk bij elkaar op. Vergelijk dat met de beschikbare uren. \u003C/p>\n\u003Cblockquote>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Uren over of tekort = beschikbare uren - verwachte uren werk\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/blockquote>\n\u003Cp>Kom je boven nul uit, dan houd je volgens je berekening tijd over. Kom je onder nul uit, dan verwacht je een tekort. Bekijk ook wat er gebeurt als meer opdrachten doorgaan dan verwacht. Zo voorkom je dat je alleen uitgaat van één mogelijke uitkomst. \u003C/p>\n\u003Ch3>6. Bepaal wat je gaat aanpassen\u003C/h3>\n\u003Cp>Bekijk of een opdracht later kan starten, een ander team kan helpen of je werk kunt uitbesteden. Kies samen een oplossing en pas de planning aan. Werk ook de forecast bij zodra een opdracht verandert of iemand uitvalt. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Rekenvoorbeeld: een team komt 25 uur te kort\u003C/h2>\n\u003Cp>Stel dat tien medewerkers ieder 40 uur per week werken. Samen hebben ze 400 uur beschikbaar. Door verlof, een feestdag en interne werkzaamheden zijn 55 uur niet beschikbaar voor opdrachten. Er blijven 345 uur over. \u003C/p>\n\u003Cp>Het werk dat al vaststaat vraagt om 280 uur. Daarnaast verwacht je nieuwe opdrachten. Na rekening te houden met de kans dat ze doorgaan, neem je hiervoor 90 uur mee. Samen is dat 370 uur werk. \u003C/p>\n\u003Ctable>\n\u003Cthead>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>Onderdeel\u003C/th>\n\u003Cth>Aantal uren\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003C/thead>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Totale uren volgens de roosters: bruto capaciteit\u003C/td>\n\u003Ctd>400\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Tijd voor afwezigheid en overige werkzaamheden\u003C/td>\n\u003Ctd>−55\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Beschikbare uren voor opdrachten: netto capaciteit\u003C/td>\n\u003Ctd>\u003Cstrong>345\u003C/strong>\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Werk dat al vaststaat\u003C/td>\n\u003Ctd>280\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Inschatting van extra werk\u003C/td>\n\u003Ctd>90\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Totaal verwacht werk\u003C/td>\n\u003Ctd>\u003Cstrong>370\u003C/strong>\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>Verschil: 345 − 370\u003C/td>\n\u003Ctd>\u003Cstrong>−25\u003C/strong>\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>Volgens deze berekening kom je 25 uur tekort. Controleer welk werk de piek veroorzaakt. Misschien kun je een opdracht verplaatsen of een collega laten helpen. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Twee voorbeelden voor projectmanagement en productie\u003C/h2>\n\u003Ch3>Een projectteam: weinig ruimte voor extra werk\u003C/h3>\n\u003Cp>Een projectteam heeft volgende maand 520 uur beschikbaar voor opdrachten. De projecten die al vaststaan vragen 430 uur. Er blijft dus 90 uur over. \u003C/p>\n\u003Cp>Daarnaast staat er een offerte open voor een opdracht van 160 uur. De kans dat deze doorgaat, wordt op 50% geschat. In de forecast tel je daarom 80 uur mee. Het verwachte werk komt uit op 510 uur: er blijft slechts 10 uur ruimte over. \u003C/p>\n\u003Cp>Gaat de opdracht volledig door, dan is er 590 uur nodig en kom je 70 uur tekort. De projectmanager kan nu al met de klant over de startdatum praten of bekijken of extra hulp beschikbaar is. Voor een servicebedrijf geldt hetzelfde principe, met daarnaast ruimte voor onverwachte storingen of spoedklussen. \u003C/p>\n\u003Ch3>Een productiebedrijf: één machine zit vol\u003C/h3>\n\u003Cp>Een productiebedrijf heeft volgende week genoeg medewerkers beschikbaar. Toch kunnen niet alle verwachte orders op tijd klaar zijn. Verschillende orders moeten namelijk op dezelfde machine worden uitgevoerd. \u003C/p>\n\u003Cp>De machine is 36 uur beschikbaar, terwijl de orders samen 44 uur vragen. Het tekort zit dus bij de machine. Meer personeelsuren veranderen daar helemaal niets aan. \u003C/p>\n\u003Cp>De planner kan een order eerder laten starten, een andere geschikte machine inzetten of werk uitbesteden. De forecast geeft tijd om dat te regelen. Hoe je de uitvoering vervolgens organiseert, lees je in onze blog \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/hoe-maak-je-een-goede-productieplanning\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">een goede productieplanning maken\u003C/a>. \u003C/p>\n\u003Ch3>Kijk ook per team, medewerker of machine\u003C/h3>\n\u003Cp>Een totaaloverzicht is handig, maar kan verbergen waar het echt druk wordt. Een bureau kan nog volop uren beschikbaar hebben bij de designers, terwijl de developers al volledig bezet zijn. Die vrije uren zijn niet zomaar uitwisselbaar. \u003C/p>\n\u003Cp>Controleer vooral de beschikbaarheid van mensen en machines die vaak vol zitten. Daar ontstaat meestal als eerste een probleem. Meer over het verdelen van werk over mensen en middelen lees je in \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/capaciteitsplanning-vs-resourceplanning\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">onze blog over resourceplanning\u003C/a>. \u003C/p>\n\u003Ch3>Hoe ver moet je vooruit kijken? \u003C/h3>\n\u003Cp>Kijk ver genoeg vooruit om nog iets aan een tekort te kunnen doen. Heb je enkele maanden nodig om een nieuwe medewerker te vinden? Dan helpt het om ook een paar maanden vooruit te kijken. Kun je werk makkelijk verplaatsen en snel extra hulp regelen, dan zijn de komende weken misschien belangrijker. \u003C/p>\n\u003Cp>Een praktische aanpak is om de komende weken per week te bekijken. Voor de maanden daarna kun je een grover overzicht maken. Daarin hoeft nog niet iedere opdracht tot op het uur vast te staan.\u003C/p>\n\u003Cp>Geef aan welke cijfers vaststaan en welke een schatting zijn. Zeker verder vooruit is dat onderscheid belangrijk. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Veelgemaakte fouten bij een capaciteitsforecast\u003C/h2>\n\u003Ch3>Iedere werkweek als volledig beschikbaar rekenen\u003C/h3>\n\u003Cp>Een medewerker met een contract van 40 uur kan meestal geen 40 uur aan klantopdrachten besteden. Neem verlof en andere werkzaamheden mee, zodat je jezelf niet rijk rekent. \u003C/p>\n\u003Ch3>Alle offertes als bevestigd werk meetellen\u003C/h3>\n\u003Cp>Sommige opdrachten gaan door, andere niet. Houd verwacht werk apart en bekijk ook wat er gebeurt als meerdere klanten tegelijk akkoord geven. \u003C/p>\n\u003Ch3>Alleen naar het totaal kijken\u003C/h3>\n\u003Cp>Vrije tijd in het ene team lost een tekort in het andere niet vanzelf op. Controleer of de juiste mensen of machines beschikbaar zijn. \u003C/p>\n\u003Ch3>Verouderde urenschattingen gebruiken\u003C/h3>\n\u003Cp>Blijkt een opdracht meer tijd te kosten? Verwerk dat in je overzicht. Vergelijk achteraf ook de geschatte uren met de werkelijk bestede tijd. Daarmee kun je volgende opdrachten beter inschatten.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Een capaciteitsforecast maken in Excel of software\u003C/h2>\n\u003Cp>Voor één team met weinig wijzigingen kan Excel prima werken. Zet per week of maand de beschikbare uren naast het bevestigde en verwachte werk. Bereken wat er overblijft en schrijf erbij welke schattingen je hebt gebruikt. \u003C/p>\n\u003Cp>Het wordt lastiger wanneer meerdere teams aan verschillende projecten werken. Verlof verandert, opdrachten schuiven en medewerkers helpen ook op andere afdelingen. Je moet dan steeds controleren of andere gegevens nog kloppen. \u003C/p>\n\u003Cp>Planningssoftware helpt om beschikbaarheid en gepland werk samen te bekijken. Daardoor hoef je minder informatie op verschillende plekken bij te houden. Mogelijke nieuwe opdrachten en hun startdatum moet je zelf blijven inschatten. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Vooruitkijken met vPlan\u003C/h2>\n\u003Cp>In vPlan breng je het geplande werk en de beschikbare capaciteit samen. Je stelt roosters in voor medewerkers en machines en neemt afwezigheid mee. Zo kun je beoordelen hoeveel tijd er beschikbaar is voor het werk dat je plant. \u003C/p>\n\u003Cp>In de tijdlijn zie je hoe werkzaamheden over de komende periode zijn verdeeld. Met \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/functionaliteiten/werkbelasting\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">werkbelasting\u003C/a> vergelijk je gepland werk met beschikbare uren. Je kunt daarbij onder meer kijken per groep, medewerker of fase: een stap in je werkproces. Ook wanneer medewerkers op meerdere planborden werken, kun je hun capaciteit over die borden meenemen. \u003C/p>\n\u003Cp>Dat geeft je een basis voor je capaciteitsforecast. Mogelijke nieuwe opdrachten beoordeel je apart. Zodra een opdracht doorgaat, plan je het werk in en zie je wat dat betekent voor de beschikbare ruimte. \u003C/p>\n\u003Cp>Wil je hiermee aan de slag? \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/capaciteitsplanning-in-vplan-maken\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Lees dan hoe je stap voor stap een capaciteitsplanning in vPlan maakt.\u003C/a>\u003C/p>\n\u003Cp>Zie eerder wanneer het druk wordt. Met vPlan zet je beschikbare capaciteit naast gepland werk. Zo kun je op tijd werk verschuiven, extra hulp regelen of een passende startdatum. \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/capaciteitsplanning\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Ontdek capaciteitsplanning met vPlan\u003C/a>. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Zie wat jouw planning aankan met vPlan \u003C/h2>\n\u003Cp>Wil je eerder zien wanneer het druk wordt en hoeveel werk je nog kunt aannemen? Ontdek hoe je met vPlan beschikbare capaciteit en gepland werk samenbrengt in één overzicht. \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Vraag vandaag nog een gratis demo-omgeving aan\u003C/a> en ervaar zelf hoe je knelpunten eerder ziet en op tijd bijstuurt. \u003C/p>","Capaciteitsforecast maken? Uitleg & stappenplan | vPlan","Ontdek hoe je een capaciteitsforecast maakt. Voorspel toekomstige werkdruk en capaciteit met ons praktisch stappenplan, voorbeelden en handige tips.",[26,29,32,35,38,41,44,47],{"question":27,"answer":28},"Wat is een capaciteitsforecast?","\u003Cp>Een capaciteitsforecast is een inschatting van het werk dat eraan komt en de tijd die daarvoor beschikbaar is. Je vergelijkt die per week of maand. Zo zie je eerder of je voldoende mensen en machines hebt, waar een tekort kan ontstaan en wanneer er ruimte is voor extra opdrachten.\u003C/p>",{"question":30,"answer":31},"Wat is het verschil tussen capaciteitsforecast en capaciteitsplanning?","\u003Cp>Met een capaciteitsforecast schat je in of je het toekomstige werk aankunt. Met capaciteitsplanning verdeel je dat werk over mensen, machines en momenten. Laat de forecast een drukke periode zien, dan kun je de planning alvast aanpassen of extra hulp vragen. \u003C/p>",{"question":33,"answer":34},"Hoe bereken je een capaciteitsforecast?","\u003Cp>Tel de uren op die beschikbaar zijn voor opdrachten. Trek daarvoor eerst verlof en overige werkzaamheden van de roosteruren af. Vergelijk de overgebleven uren met het bevestigde en verwachte werk. De berekening is: beschikbare uren min verwachte uren werk. Een negatieve uitkomst betekent dat je volgens die inschatting tijd tekort komt. \u003C/p>",{"question":36,"answer":37},"Wat betekent bruto en netto capaciteit?","\u003Cp>Bruto capaciteit is het totale aantal uren volgens de roosters. Netto capaciteit is de tijd die overblijft voor opdrachten nadat je afwezigheid en andere werkzaamheden hebt afgetrokken. Heb je 400 roosteruren en vallen er 55 uur af? Dan is je netto capaciteit 345 uur. \u003C/p>",{"question":39,"answer":40},"Hoe voorspel je de capaciteit van je personeel?","\u003Cp>Bekijk hoeveel uur medewerkers werken en hoeveel tijd er wegvalt door verlof, feestdagen of andere werkzaamheden. Vergelijk de resterende uren met het werk dat je verwacht. Kijk ook naar de kennis en vaardigheden die nodig zijn. Niet iedere beschikbare medewerker kan iedere opdracht uitvoeren. \u003C/p>",{"question":42,"answer":43},"Hoe maak je een capaciteitsforecast voor productie?","\u003Cp>Schat hoeveel tijd de verwachte orders per machine of bewerking kosten. Vergelijk dat met de beschikbare uren in dezelfde periode. Houd rekening met onderhoud en de tijd die nodig is om machines voor een volgende order klaar te maken. Kijk vooral naar de machines waar het regelmatig vastloopt. \u003C/p>",{"question":45,"answer":46},"Hoe ver je kijk je vooruit en hoe vaak werk je de forecast bij?","\u003Cp>Kijk ver genoeg vooruit om nog werk te kunnen verplaatsen of extra hulp te regelen. Controleer het overzicht bijvoorbeeld wekelijks als er veel verandert. Werk het daarnaast bij na een grote nieuwe opdracht, uitval van een medewerker of een aangepaste planning. Bij stabieler werk kan een minder frequent ritme passen.\u003C/p>",{"question":48,"answer":49},"Heb je software nodig voor een capaciteitsforecast?","\u003Cp>Nee, voor een klein team kun je beginnen in Excel. Software wordt vooral handig wanneer meerdere teams en projecten samenkomen of er veel wijzigingen zijn. In beide gevallen heb je actuele gegevens en realistische ureninschattingen nodig om goed vooruit te kunnen kijken.\u003C/p>",{"id":4,"blog_id":16,"language_code":51,"title":52,"slug":53,"summary":20,"excerpt":54,"content":55,"extra_info":10,"result_highlights":10,"region":10,"industry":10,"company_type":10,"integrations":10,"key_features":10,"meta_title":56,"meta_description":57,"faqs":58,"partner_image":10,"partner_biography":10,"partner_author":10},"en","Capacity forecasting: how to predict future capacity and workload","capacity-forecasting-how-to-predict-future-capacity-and-workload","\u003Cp>Work is running smoothly this week. Everyone knows what needs to be done, and there's even room to take on an extra project. But next month could look very different. Two new projects are starting, a colleague is going on holiday, and several quotes are still awaiting approval. \u003C/p>\n\u003Cp>With a capacity forecast, you can anticipate these changes in workload. This helps you decide whether you have enough capacity to take on new work or need to make adjustments first.\u003C/p>","\u003Ch2>What is a capacity forecast? \u003C/h2>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">A capacity forecast is an estimate of how much work is expected over a future period and how much time people or machines have available to complete it. By comparing the two, you can identify potential capacity shortages or spare capacity in advance. This gives you time to reschedule work, arrange additional support or agree on a different start date.\u003C/p>\n\u003Cp>Throughout this blog, you'll also come across the terms 'capacity planning' and 'capacity forecasting'. These are closely related concepts, all focused on looking ahead to determine whether you have enough capacity to handle the expected workload.\u003C/p>\n\u003Cp>You start by looking at the time available, the work already scheduled and any additional work likely to come in. This helps you predict when and where your team might become overloaded.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Why is capacity forecasting useful? \u003C/h2>\n\u003Cp>A schedule shows the work that has already been planned. But additional work can still come in, such as a new project or extra hours needed for an ongoing job. \u003C/p>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Imagine you're expecting a large installation project next month. You'll need three engineers to complete the work, but two experienced colleagues are on holiday during that period. By looking ahead, you can start arranging additional support or discuss an alternative start date with the customer. If you wait until the project is confirmed, your options may be much more limited.\u003C/p>\n\u003Cp>This helps you assess whether you can meet your commitments and identify when there's room to take on additional work.\u003C/p>\n\u003Cp>Projects can be cancelled or grow in scope. That's why it's important to update your capacity forecast regularly, so you can make decisions based on the most up-to-date information.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Capacity forecasting vs capacity planning: what's the difference? \u003C/h2>\n\u003Cp>Capacity forecasting helps you predict whether you'll have enough people, machines and time to handle the expected workload. Capacity planning focuses on how you allocate those resources to get the work done.\u003C/p>\n\u003Ctable style=\"width: 100%;\">\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Cth style=\"width: 54.717%;\">\n\u003Cp>\u003Cstrong>Capacity forecasting\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003Cth style=\"width: 45.283%;\">\n\u003Cp>\u003Cstrong>Capacity planning\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 54.717%;\">\n\u003Cp>You estimate how much work is coming up.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.283%;\">\n\u003Cp>You allocate work to people or machines.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 54.717%;\">\n\u003Cp>You assess how much time will be available in the future.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.283%;\">\n\u003Cp>You decide who does what and when.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 54.717%;\">\n\u003Cp>You also consider potential projects that haven't been confirmed yet.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.283%;\">\n\u003Cp>You schedule tasks and allocate resources.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd style=\"width: 54.717%;\">\n\u003Cp>You identify potential capacity shortages.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd style=\"width: 45.283%;\">\n\u003Cp>You adjust how work is allocated accordingly.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>For example, your capacity forecast shows that your engineers will be short on time in four weeks. You can then adjust your capacity plan by rescheduling a maintenance appointment or bringing in an additional engineer. \u003C/p>\n\u003Cp>The two therefore go hand in hand. To learn more about the basics, read our blog on \u003Ca href=\"https://vplan.com/en/blog/inspiration/how-to-create-a-capacity-planning\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">capacity planning\u003C/a>. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>What information do you need? \u003C/h2>\n\u003Cp>Much of the information you need is available in your schedules, staff rotas or project overviews.\u003C/p>\n\u003Ctable>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>\n\u003Cp>Information\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003Cth>\n\u003Cp>What do we mean by this?\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Working hours\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>The number of hours employees are scheduled to work or machines are available to operate.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Unavailable time\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Holidays, public holidays, maintenance and other periods when people or machines are unavailable.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Other activities\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Time needed for meetings, administration and other essential tasks.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Confirmed work\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Ongoing projects, confirmed orders and scheduled appointments.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Expected work\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Outstanding quotes, potential new projects and recurring work.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Previous experience\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>How much time similar projects have taken to complete in practice.\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>Also check who is qualified to carry out the work. Some jobs require specific qualifications or equipment. \u003C/p>\n\u003Cp>Always compare figures for the same period. For example, compare the available hours in November with the workload expected that month. For longer projects, spread the required hours across the months in which the work will take place. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Gross and net capacity: how much time is actually available\u003C/h2>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">When looking at capacity, you'll often come across the terms gross and net capacity. Gross capacity is the total amount of time you start with, while net capacity is the time actually available to complete the work.\u003C/p>\n\u003Ch3 data-pm-slice=\"1 1 []\">Gross capacity\u003C/h3>\n\u003Cp>Gross capacity is the total number of working hours based on your team's schedules. For example, if you have ten employees who each work 40 hours a week, your gross capacity is 400 hours per week. \u003C/p>\n\u003Cp>However, you usually can't dedicate all 400 hours to projects. Some time is spent on meetings and administration. Employees may also be on holiday, or there might be a public holiday that week.\u003C/p>\n\u003Ch3>Net capacity\u003C/h3>\n\u003Cp>Net capacity is the number of hours remaining after accounting for absences and other activities. If 55 of those 400 hours are taken up by absences and other tasks, you're left with 345 hours available for project work. \u003C/p>\n\u003Cblockquote>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Net capacity = gross capacity - time unavailable for project work\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/blockquote>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">The same principle applies to machines. For example, a machine may be scheduled to operate for 40 hours a week. If four hours are reserved for maintenance, that leaves 36 hours available. Remember to account for the time needed to prepare the machine for the next order.\u003C/p>\n\u003Cp>Be careful not to count the same time twice. If you've already deducted time for internal meetings from your available capacity, don't include it again as work that needs to fit into those remaining hours.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>How to create a capacity forecast in six steps\u003C/h2>\n\u003Ch3>1. Decide how far ahead you want to look\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Choose a practical timeframe, such as the next six weeks or three months. Start with one team or department that regularly experiences a high workload. You can always expand your forecast later.\u003C/p>\n\u003Ch3 data-pm-slice=\"1 1 []\">2. Calculate how much time is available\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Review your team's schedules and add up the working hours. Deduct holidays, public holidays and any other time that can't be spent on projects. This gives you the net capacity we discussed earlier.\u003C/p>\n\u003Cp>If you work with machines, look at the available operating hours and scheduled maintenance. For a service team, it's also worth setting aside some capacity for unexpected breakdowns. Use data from previous weeks to estimate how much time you might need.\u003C/p>\n\u003Ch3>3. Calculate the workload that's already confirmed\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Work out how many hours are needed for confirmed orders, ongoing projects and scheduled appointments. For ongoing projects, focus on the hours still required to complete the work.\u003C/p>\n\u003Cp>Spread these hours across the relevant weeks or months. A project requiring 200 hours doesn't necessarily need to be completed in a single week. How you distribute those hours determines when your team will be busiest.\u003C/p>\n\u003Ch3>4. Include potential new projects\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Next, look at the work that's likely to come in. This could include outstanding quotes awaiting customer approval. Keep this separate from work that's already confirmed.\u003C/p>\n\u003Cp>You can estimate the likelihood of each project going ahead. For example, a potential project requiring 160 hours, with a 50% chance of being confirmed, would account for 80 hours in your forecast. This is known as \u003Cem>weighting your expected workload\u003C/em>.\u003C/p>\n\u003Cp>These 80 hours help you make a more realistic estimate. However, if the project goes ahead, you'll need the full 160 hours. That's why it's important to check whether you could accommodate the entire project. Once the customer confirms, move it into your confirmed workload to avoid counting it twice.\u003C/p>\n\u003Ch3>5. Compare available capacity with expected workload\u003C/h3>\n\u003Cp>Add together your confirmed workload and the estimated hours for potential new projects. Then compare the total with your available capacity.\u003C/p>\n\u003Cblockquote>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Capacity surplus or shortage = available hours - expected workload (hours)\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/blockquote>\n\u003Cp>If the result is positive, your calculations suggest you'll have spare capacity. If it's negative, you're likely to face a capacity shortage. It's also worth considering what happens if more projects are confirmed than expected. This helps you prepare for different scenarios rather than relying on a single forecast.\u003C/p>\n\u003Ch3>6. Decide what adjustments to make\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Consider whether a project could start later, another team could help or some work could be outsourced. Agree on the best solution together and adjust your schedule accordingly. Remember to update your capacity forecast whenever a project changes or a team member becomes unavailable.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2 data-pm-slice=\"1 1 []\">Example calculation: a team is 25 hours short of capacity\u003C/h2>\n\u003Cp>Imagine you have ten employees who each work 40 hours a week. Together, they have 400 working hours available. However, 55 hours are unavailable for project work due to annual leave, a public holiday and internal activities. This leaves 345 hours of net capacity. \u003C/p>\n\u003Cp>Confirmed work requires 280 hours. On top of that, you're expecting additional projects. After accounting for the likelihood of these projects going ahead, you include another 90 hours in your forecast. This brings the total expected workload to 370 hours. \u003C/p>\n\u003Ctable>\n\u003Ctbody>\n\u003Ctr>\n\u003Cth>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Item\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003Cth>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Number of hours\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/th>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Total scheduled hours: gross capacity\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>400\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Time for absences and other activities\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>-55\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Available hours for project work: net capacity\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>\u003Cstrong>345\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Confirmed workload\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>280\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Estimated additional workload\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>90\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Total expected workload\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>\u003Cstrong>370\u003C/strong>\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003Ctr>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>Difference: 345 − 370\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003Ctd>\n\u003Cp>-25\u003C/p>\n\u003C/td>\n\u003C/tr>\n\u003C/tbody>\n\u003C/table>\n\u003Cp>Based on this calculation, you're facing a capacity shortage of 25 hours. Check which projects are causing the peak in workload. You might be able to reschedule a project or arrange for a colleague to help out. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Two examples of capacity forecasting in project management and manufacturing\u003C/h2>\n\u003Ch3>A project team: limited capacity for additional work\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">A project team has 520 hours available for project work next month. Confirmed projects require 430 hours, leaving 90 hours of spare capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>There's also an outstanding quote for a project requiring 160 hours, with an estimated 50% chance of going ahead. You therefore include 80 hours in your forecast. This brings the total expected workload to 510 hours, leaving just 10 hours of spare capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>If the project is confirmed, the team will need 590 hours, resulting in a capacity shortage of 70 hours. The project manager can already start discussing an alternative start date with the customer or explore options for additional support. The same principle applies to service businesses, although they also need to allow for unexpected breakdowns and urgent jobs.\u003C/p>\n\u003Ch3>A manufacturing company: one machine is fully booked\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">A manufacturing company has enough employees available next week. However, it may still struggle to complete all expected orders on time. That's because several orders need to be processed on the same machine.\u003C/p>\n\u003Cp>The machine has 36 hours of available capacity, while the orders require a total of 44 hours. This means the capacity shortage lies with the machine. Adding more staff hours won't solve the problem.\u003C/p>\n\u003Cp>The planner could arrange for an order to start earlier, use another suitable machine or outsource some of the work. Capacity forecasting gives them time to make these arrangements. To learn more about organising production activities, read our blog on \u003Ca href=\"https://vplan.com/en/blog/inspiration/how-to-create-a-good-production-plan\">how to create an effective production schedule\u003C/a>.\u003C/p>\n\u003Ch3>Look at capacity by team, employee or machine\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">An overall capacity overview is useful, but it can hide where the real bottlenecks are. For example, an agency might have plenty of spare capacity among its designers, while its developers are already fully booked. Those available hours can't simply be transferred between teams.\u003C/p>\n\u003Cp>Pay particular attention to the availability of employees and machines that are frequently working at full capacity. These are often the first places where problems arise. To learn more about allocating work across people and resources, read \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/capaciteitsplanning-vs-resourceplanning\">our blog on capacity planning vs resource planning\u003C/a>.\u003C/p>\n\u003Ch3>How far should you forecast?\u003C/h3>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Look far enough ahead to give yourself time to address potential capacity shortages. If recruiting a new employee takes several months, it makes sense to forecast your capacity a few months in advance. If you can easily reschedule work or arrange additional support at short notice, the coming weeks may be more important.\u003C/p>\n\u003Cp>A practical approach is to review capacity week by week for the near future, then use a broader overview for the following months. At that stage, you don't need to schedule every project down to the exact hour.\u003C/p>\n\u003Cp>Make it clear which figures are confirmed and which are estimates. This distinction becomes particularly important when forecasting further into the future.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Common mistakes in capacity forecasting\u003C/h2>\n\u003Ch3>Assuming every working hour is available\u003C/h3>\n\u003Cp>An employee contracted to work 40 hours a week usually can't spend all 40 hours on customer projects. Account for annual leave and other activities to avoid overestimating your available capacity. \u003C/p>\n\u003Ch3>Treating all outstanding quotes as confirmed work\u003C/h3>\n\u003Cp>Some projects will go ahead, while others won't. Keep potential work separate from confirmed projects and consider what happens if several customers accept their quotes at the same time. \u003C/p>\n\u003Ch3>Only looking at total capacity\u003C/h3>\n\u003Cp>Spare capacity in one team doesn't automatically solve a shortage in another. Check whether the right people or machines are available to carry out the work. \u003C/p>\n\u003Ch3>Using outdated time estimates\u003C/h3>\n\u003Cp>If a project takes longer than expected, update your forecast accordingly. It's also worth comparing your estimated hours with the time actually spent on completed projects. This will help you make more accurate estimates for future work. \u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Creating a capacity forecast in Excel or planning software\u003C/h2>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">For a single team with relatively few changes, Excel can work perfectly well. Simply compare the available hours with confirmed and expected work for each week or month. Calculate the remaining capacity and make a note of the estimates you've used.\u003C/p>\n\u003Cp>Things become more complicated when multiple teams work on different projects. Annual leave changes, projects get rescheduled and employees may also support other departments. This means constantly checking whether all your information is still up to date.\u003C/p>\n\u003Cp>Planning software helps you see availability and scheduled work in one place, reducing the need to maintain information across multiple systems. However, you'll still need to estimate which potential projects are likely to go ahead and when they might start.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Plan ahead with vPlan\u003C/h2>\n\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">With vPlan, you can bring scheduled work and available capacity together in one place. Set up working schedules for employees and machines, and account for absences. This helps you assess how much time is available for the work you need to plan.\u003C/p>\n\u003Cp>The timeline view shows how work is distributed over the coming weeks and months. With \u003Ca href=\"https://vplan.com/en/features/workload\">workload management\u003C/a>, you can compare scheduled work with available hours. You can also view capacity by group, employee or phase (a specific stage in your workflow). If employees work across multiple planning boards, you can take their capacity across those boards into account too.\u003C/p>\n\u003Cp>This gives you a solid foundation for capacity forecasting. You can assess potential new projects separately. Once a project is confirmed, you can schedule the work and immediately see how it affects your available capacity.\u003C/p>\n\u003Cp>Ready to get started? \u003Ca href=\"https://vplan.com/nl/blog/inspiratie/capaciteitsplanning-in-vplan-maken\">Learn how to create a capacity plan in vPlan, step by step.\u003C/a>\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Cstrong>Spot capacity shortages before they become a problem.\u003C/strong> With vPlan, you can compare available capacity with scheduled work, giving you time to reschedule tasks, arrange additional support or agree on a suitable start date.\u003C/p>\n\u003Cp>\u003Ca href=\"https://vplan.com/en/capacity-planning\">Discover capacity planning with vPlan\u003C/a>.\u003C/p>\n\u003Chr>\n\u003Ch2>Discover what your team can handle with vPlan\u003C/h2>\n\u003Cp>Want to spot busy periods earlier and see how much additional work you can take on? Discover how vPlan brings available capacity and scheduled work together in one clear overview. \u003Ca href=\"https://vplan.com/en/demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Request your free demo environment today\u003C/a> and see for yourself how you can identify potential bottlenecks early and make adjustments in time.\u003C/p>","Capacity Forecasting: A step-by-step guide | vPlan","Learn how to create a capacity forecast, predict future workloads and avoid capacity shortages with our step-by-step guide, practical examples and tips.",[59,62,65,68,71,74,77,80],{"question":60,"answer":61},"What is a capacity forecast?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">A capacity forecast is an estimate of the work expected in the future and the time available to complete it. By comparing these figures on a weekly or monthly basis, you can identify whether you have enough people and machines available, where capacity shortages might occur and when there's room to take on additional work.\u003C/p>",{"question":63,"answer":64},"What is the difference between capacity forecasting and capacity planning?","\u003Cp>Capacity forecasting helps you predict whether you have enough capacity to handle future work. Capacity planning focuses on allocating that work across people, machines and available time slots. If your forecast shows a busy period ahead, you can adjust your schedule in advance or arrange additional support.\u003C/p>",{"question":66,"answer":67},"How do you calculate a capacity forecast?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Start by calculating the hours available for project work. Deduct annual leave and other activities from the total scheduled hours. Then compare the remaining capacity with your confirmed and expected workload. The calculation is simple: available hours minus expected workload (in hours). A negative result indicates a potential capacity shortage based on your forecast.\u003C/p>",{"question":69,"answer":70},"What is the difference between gross and net capacity?","\u003Cp>Gross capacity is the total number of scheduled working hours. Net capacity is the time remaining for project work after deducting absences and other activities. For example, if you have 400 scheduled hours and 55 hours unavailable, your net capacity is 345 hours.\u003C/p>",{"question":72,"answer":73},"How do you forecast workforce capacity?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Start by looking at your employees' working hours and account for time lost to annual leave, public holidays and other activities. Compare the remaining hours with your expected workload. It's also important to consider the skills and expertise required, as not every available employee will be qualified to carry out every task.\u003C/p>",{"question":75,"answer":76},"How do you create a capacity forecasting for manufacturing?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Estimate how much time your expected orders will require for each machine or production process. Compare this with the available hours over the same period. Account for scheduled maintenance and the time needed to prepare machines for the next order. Pay particular attention to machines that frequently become bottlenecks in your production process.\u003C/p>",{"question":78,"answer":79},"How far should you forecast capacity, and how often should you update it?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">Look far enough ahead to give yourself time to reschedule work or arrange additional support. If your workload changes frequently, review your forecast weekly. You should also update it whenever a major new project is confirmed, an employee becomes unavailable or your schedule changes. For more predictable workloads, less frequent updates may be sufficient.\u003C/p>",{"question":81,"answer":82},"Do you need software for capacity planning?","\u003Cp data-pm-slice=\"1 1 []\">No, for a small team, you can start with Excel. Planning software becomes particularly useful when you're managing multiple teams and projects or dealing with frequent changes. Either way, you'll need up-to-date information and realistic time estimates to create an accurate capacity forecast.\u003C/p>",{"id":84,"status":5,"photo":85,"first_name":86,"last_name":87,"role":88,"employed":6,"translations":89,"biography":95},22,"/images/cms/aa6afb08-1ea9-4cd4-86ab-66080a1dbb66.jpg","Thijs","Kappert",17,[90,93],{"id":91,"team_id":84,"language_code":17,"biography":92},7,"\u003Cp>Met een scherp oog voor taal en technologie schrijft Thijs over alles wat te maken heeft met software, automatiseringen en productiviteit. Hij ziet het als een kunst om complexe ontwikkelingen begrijpelijk te maken en lezers echt te raken. Dankzij zijn jarenlange ervaring in contentcreatie weet hij precies hoe hij de juiste snaar moet raken bij uiteenlopende doelgroepen.\u003C/p>",{"id":94,"team_id":84,"language_code":51,"biography":95},11,"\u003Cp>With a sharp eye for language and technology, Thijs writes about everything related to software, automation, and productivity. He sees it as an art to make complex developments understandable and to truly engage readers. Thanks to his many years of experience in content creation, he knows exactly how to strike the right chord with diverse audiences.\u003C/p>","",1792637058581]